Integració del programari de SST amb ERP i RH

Per què integrar: fonament i beneficis

La Llei 31/1995 exigeix que la prevenció s’integri en el sistema general de gestió de l’empresa, en el conjunt de les seves activitats i en tots els nivells jeràrquics, i el Reial decret 39/1997 concreta que aquesta integració ha de projectar-se en els processos tècnics, en l’organització del treball i en les condicions en què es presti. Quan el sistema preventiu funciona amb dades aïllades dels sistemes corporatius, la integració és formal però no real: les persones que s’incorporen no apareixen en el sistema preventiu fins a setmanes després, els canvis de lloc no generen la revisió de la informació i la formació, els nous equips no s’avaluen i els indicadors d’absentisme i sinistralitat no es relacionen amb l’estructura de l’organització.

La integració amb recursos humans aporta el mestre de persones (identificació, centre, lloc, contracte, torn, dates d’alta i baixa, canvis), que és la base per a assignar riscos, generar necessitats de formació i informació, planificar reconeixements mèdics, controlar el lliurament d’equips de protecció i gestionar l’aptitud i les adaptacions. La integració amb el ERP aporta el mestre d’actius, instal·lacions, productes químics, proveïdors i contractistes, les ordres de treball i manteniment, les compres i els costos, la qual cosa permet vincular els equips amb les seves avaluacions i inspeccions, coordinar les contractistes, connectar els permisos de treball amb les ordres i valorar el cost de la sinistralitat i de les mesures.

Els beneficis habituals són l’eliminació de la doble introducció de dades i dels errors associats, la reducció dels temps administratius, la garantia que cap persona ni equip queda fora del sistema preventiu, la traçabilitat de cada dada des del seu origen, la disponibilitat d’indicadors integrats per a la direcció i la capacitat de demostrar el compliment davant auditories i inspeccions amb evidències coherents entre sistemes.

La interoperabilitat de sistemes de SST exigeix compartir significat, regles i responsabilitats a més de connexions tècniques. Identificadors, versions i controls de qualitat eviten errors entre aplicacions.

Fluxos de dades i arquitectura d’integració

• Persones i llocs. Sincronització d’altes, baixes, canvis de lloc, centre, torn i contracte des de recursos humans cap al sistema preventiu, amb generació automàtica de tasques (informació, formació, reconeixement, equips).
• Estructura organitzativa. Centres, departaments, línies i jerarquia de comandaments, base per a assignar responsabilitats preventives i consolidar indicadors.
• Actius i equips. Màquines, instal·lacions, vehicles i eines del ERP vinculats a avaluacions, inspeccions, manteniment i consignació.
• Productes químics. Catàleg de productes i fitxes de dades de seguretat connectats amb les compres i l’inventari.
• Contractistes i proveïdors. Dades d’empreses concurrents i del seu personal per a la coordinació d’activitats empresarials.
• Absentisme i incidències. Intercanvi de dades d’incapacitat temporal i absències (sense diagnòstics) per a l’anàlisi de l’absentisme i el retorn al treball.
• Formació. Sincronització amb la plataforma de formació o amb el mòdul de recursos humans per a registrar accions formatives i caducitats.
• Costos. Imputació dels costos de mesures, equips, formació i sinistralitat per a l’anàlisi econòmica de la prevenció.
• Arquitectura. Integració mitjançant interfícies de programació (API), fitxers programats, busos d’integració o connectors estàndard, amb regles de mestre de dades, freqüència de sincronització, gestió d’errors i registre d’auditoria.

Requisits de protecció de dades i seguretat

• Minimització. Intercanviar només les dades necessàries per a cada finalitat; les dades de salut (diagnòstics, resultats de reconeixements) no es transfereixen al ERP ni a recursos humans, que únicament reben l’aptitud i les limitacions necessàries.
• Base jurídica i finalitat. Tractament emparat en el compliment d’obligacions legals de prevenció, amb finalitats definides i registre d’activitats de tractament.
• Confidencialitat. Separació d’accessos: el personal sanitari accedeix a les dades de salut; recursos humans i comandaments, a la informació administrativa i d’aptitud.
• Seguretat. Xifratge en trànsit i en repòs, autenticació, control d’accessos per rol, registre d’auditoria i gestió d’incidents, alineats amb la ISO/IEC 27001 i amb l’Esquema Nacional de Seguretat quan escaigui.
• Avaluació d’impacte. Avaluació d’impacte en protecció de dades quan el tractament impliqui dades de salut a gran escala o perfilament.
• Encarregats del tractament. Contractes amb els proveïdors de programari i d’integració conforme al Reglament General de Protecció de Dades.
• Consulta i transparència. Informació a la plantilla i consulta a la representació dels treballadors sobre els sistemes i les seves finalitats.

Aplicació organitzativa: com abordar la integració

1. Definir els objectius i els fluxos de dades prioritàries (persones i llocs, actius, contractistes, formació, absentisme, costos) i el sistema que actua com a mestre de cada dada.
2. Realitzar l’anàlisi de protecció de dades: finalitats, minimització, separació de les dades de salut, rols d’accés, contractes amb encarregats i, si escau, avaluació d’impacte; informar la plantilla i consultar a la representació dels treballadors.
3. Dissenyar l’arquitectura d’integració (API, fitxers, bus d’integració) amb freqüència de sincronització, regles de transformació, gestió d’errors i registre d’auditoria.
4. Depurar i homogeneïtzar les dades mestres (codis de centre, lloc, equip) abans de la integració per a evitar duplicitats i inconsistències.
5. Implantar per fases, començant pel mestre de persones i llocs, amb proves en entorn controlat, validació pels responsables de prevenció, recursos humans i sistemes i pla de contingència.
6. Automatitzar els processos derivats: generació de tasques d’informació, formació, equips i vigilància de la salut en les altes i canvis; vinculació d’equips amb avaluacions i inspeccions; coordinació de contractistes.
7. Establir indicadors de qualitat de la integració (errors, retards, registres orfes) i revisar-la periòdicament amb els canvis dels sistemes.

Un programari de gestió preventiva amb capacitat d’integració permet sincronitzar les dades mestres amb el ERP i amb recursos humans, generar automàticament les obligacions preventives associades a cada persona i equip, mantenir la traçabilitat de cada dada i oferir quadres de comandament integrats, amb separació de les dades de salut i registre d’auditoria.

Límits i errors freqüents

1. Integrar sense definir el sistema mestre de cada dada, la qual cosa genera conflictes i duplicitats.
2. Transferir dades de salut a recursos humans o al ERP, vulnerant la confidencialitat i la normativa de protecció de dades.
3. No depurar les dades mestres abans de la integració i traslladar els errors al sistema preventiu.
4. Integrar de manera manual amb exportacions periòdiques que s’abandonen o es desincronizan.
5. No preveure la gestió d’errors ni el registre d’auditoria, la qual cosa impedeix detectar registres perduts.
6. Abordar la integració sense la participació de prevenció, recursos humans, sistemes i protecció de dades, i sense informar la representació dels treballadors.

Les obligacions de protecció de dades i de seguretat de la informació depenen de cada tractament i han d’analitzar-se cas per cas; aquesta fitxa té caràcter divulgatiu.

Marc normatiu i de referència

• Llei 31/1995, de 8 de novembre. Llei de Prevenció de Riscos Laborals; integració de la prevenció en el sistema de gestió (article 16) i documentació (article 23).
• Reial decret 39/1997, de 17 de gener. Reglament dels Serveis de Prevenció; integració de la prevenció en els processos i en l’organització.
• Reglament (UE) 2016/679. Reglament General de Protecció de Dades; principis, dades de categories especials, encarregats del tractament i avaluació d’impacte.
• Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre. Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals.
• ISO 45001:2018. Sistemes de gestió de la seguretat i salut en el treball; informació documentada i control de la informació.
• ISO/IEC 27001:2022. Sistemes de gestió de la seguretat de la informació.
• Estratègia Espanyola de Seguretat i Salut en el Treball 2023-2027. Digitalització de la prevenció com a línia d’actuació.

L’Esquema Nacional de Seguretat s’aplica als sistemes del sector públic i als seus proveïdors, i l’Agència Espanyola de Protecció de Dades publica criteris sobre el tractament de dades de salut en l’àmbit laboral.