Consultor de SG-SST i programari: com repartir funcions, costos i responsabilitats

Per Pablo Rodríguez

Una empresa pot contractar un consultor de SG-SST i continuar depenent de correus per a saber què es va fer, què falta i on estan els suports. També pot disposar de programari i mancar de criteri tècnic per a avaluar riscos o prioritzar mesures. El resultat depèn de com es distribueix el treball entre les persones, l’organització i l’eina.

La decisió de compra hauria de partir del procés que es necessita sostenir durant tot l’any. La fitxa del sistema de gestió de SST ofereix el marc; aquí desenvolupem un repartiment operatiu que permeti exigir lliurables clars i conservar continuïtat.

Separar responsabilitat, assessorament i execució

El Decret 1072 de 2015 assigna obligacions a l’ocupador dins del SG-SST. Contractar suport extern no converteix al consultor ni al programari en substituts d’aquestes obligacions. L’organització necessita responsables interns capaços de decidir, aportar recursos i verificar l’execució.

Per a cada procés, distingeixi quatre papers: qui prepara tècnicament la proposta, qui l’aprova, qui executa l’activitat i qui verifica el resultat. Una mateixa persona pot assumir diversos quan correspongui, però els papers han de quedar explícits. Eviti assignar «tot SST» a un compte genèric del consultor.

La taula és un exemple organitzatiu, no una assignació normativa universal. Ha d’ajustar-se a la grandària, els riscos i les competències de cada empresa.

Comprovar el perfil professional per a l’encàrrec concret

Els requisits per a dissenyar i implementar el sistema varien segons els supòsits de la Resolució 0312 de 2019. Verifiqui formació, llicència, experiència i abast exigibles al treball contractat. Un certificat d’un curs no acredita per si sol qualsevol funció professional en SST.

En la selecció, demani mostres de lliurables anonimitzats i plantegi un cas de la seva activitat. Valori si el consultor explica quina informació necessita, com visita l’operació i com tractarà els canvis. Un calendari de lliuraments ajuda més que una promesa genèrica de «deixar tot al dia».

Pressupostar l’operació, no sols el document inicial

Separi diagnòstic i disseny, acompanyament periòdic, visites, formació, estudis especialitzats i preparació de revisions. Identifiqui quins serveis inclouen desplaçaments i quins requereixen un altre professional. Així podrà comparar ofertes sense confondre abastos distints.

En paral·lel, detall els costos del programari: configuració, usuaris, migració i suport segons la proposta rebuda. El cost total del programari PRL/SST ha de llegir-se juntament amb la dedicació interna. La captura de dades i la validació de decisions continuen necessitant temps de les àrees.

Un exemple de coordinació mensual

En una empresa fictícia de serveis tècnics, el consultor revisa les inspeccions i proposa mesures. El cap d’operacions assigna responsables i dates; els supervisors adjunten evidències; la persona responsable de SST verifica el resultat i presenta els bloquejos a direcció. La reunió mensual treballa sobre el mateix registre.

Si una mesura requereix comprar un equip, el consultor pot explicar el fonament preventiu, però Compres i direcció han de resoldre l’adquisició. El programari hauria de permetre comprovar qui té la següent acció i per què l’expedient continua obert. L’article sobre mesures vençudes desenvolupa aquest seguiment.

Conservar el coneixement quan canviï el consultor

La digitalització de la prevenció ha de reduir la dependència de carpetes personals. Acordi on queden els documents, qui administra accessos i com es lliura el treball en acabar el contracte. Utilitzi comptes individuals i revisi els permisos quan canviï l’equip.

Provi el lliurament del treball amb un exercici senzill: demani a una persona interna que localitzi l’última avaluació, identifiqui les mesures obertes i expliqui la pròxima revisió sense contactar al consultor. Qualsevol vincle absent indica un problema de documentació o responsabilitat que convé resoldre abans de generar dependència operativa.

En acabar l’encàrrec, prepari una acta de lliurament amb documents vigents, treballs pendents, responsables interns i dates de revisió. L’empresa ha de comprovar que pot obrir els arxius i recuperar les seves relacions abans de retirar l’accés del consultor.

En una demostració de Sabentis, provi el recorregut des d’una proposta tècnica fins a una mesura executada. Relacioni aquesta prova amb el pla anual de treball. L’objectiu és que l’empresa conservi un sistema comprensible, actualitzat i utilitzable entre una visita del consultor i la següent.

Llista de comprovació per a iniciar el treball amb un consultor

Una bona primera sessió deixa decisions i accessos preparats per a treballar entre visites. Utilitza aquesta llista per a identificar dependències del consultor respecte a l’empresa i evitar que les tasques es detinguin per falta d’interlocució.

• Triar un procés prioritari i assignar una persona interna capaç d’aprovar recursos i resoldre les propostes que rebrà.
• Revisar la competència i habilitació que corresponen al servei tècnic contractat, deixant clar quines activitats queden fora de l’encàrrec.
• Lliurar únicament les dades necessàries per al primer treball i acordar un canal d’intercanvi i revisió de versions.
• Comprovar que una persona interna pot recuperar els lliurables, inclosos annexos i decisions, sense utilitzar el compte del consultor.
• Fixar una revisió inicial d’avanç i un circuit per a assumptes urgents que no puguin esperar a la següent visita programada.

Preguntes freqüents

El consultor pot ser l’únic administrador de la plataforma?

És una dependència que convé evitar. L’empresa hauria de conservar un interlocutor amb capacitat per a gestionar la seva relació amb el proveïdor i recuperar la informació que li correspon. Defineix accessos individuals i un procediment de substitució perquè vacances, canvis d’equip o finalització del contracte no paralitzin el sistema.

Com comparo una tarifa mensual amb una oferta per lliurables?

Relaciona totes dues amb el mateix abast: processos, visites, anàlisis, actualitzacions i seguiment inclosos. Afegeix dedicació interna, llicències i treballs fora d’abast. Un preu inferior pot cobrir menys tasques; la comparació útil mostra quin resultat es rebrà, amb quina freqüència i què aportarà l’empresa.

Què faig quan l’empresa no lliura les dades que necessita el consultor?

Registra la informació pendent, el seu responsable intern i l’efecte sobre el treball. Acorda una decisió o una nova data amb qui pugui resoldre el bloqueig. No presentis un document incomplet com a resultat final ni atribueixis al programari la capacitat de substituir dades que ningú ha validat.

Comprar programari elimina la necessitat de coneixement tècnic en SST?

No. L’eina organitza registres i fluxos dins de l’abast disponible, mentre la valoració tècnica exigeix persones competents. Identifica quins coneixements conserva l’empresa, quins contracta i qui revisa les decisions. La continuïtat depèn d’aquest repartiment i de la documentació que permet entendre el treball realitzat.

Normativa i fonts consultades

• Decret 1072 de 2015. Colòmbia: responsabilitats de l’ocupador i organització del SG-SST, encara que existeixi suport extern.
• Resolució 0312 de 2019. Colòmbia: estàndards mínims i criteris de perfil per a les funcions que regula; comprovar la seva aplicació a la grandària i risc de l’empresa.

Fonts consultades el 6 d’octubre de 2026.