Quant costa un programari de PRL o SST: llicències, implantació i cost total
Per Pablo Rodríguez
Comparar el preu d’un programari de PRL o SST exigeix conèixer quin treball inclou cada oferta. Dues quotes semblants poden cobrir abastos diferents: usuaris, centres, mòduls, acompanyament o accés a l’històric. El pressupost útil és el que permet utilitzar la solució en l’operació prevista i mantenir-la durant el període de contractació.
La fitxa de programari de PRL/SST ajuda a delimitar quins processos vols digitalitzar. A partir d’aquí, convé separar el cost recurrent, l’esforç inicial i les partides que apareixen quan l’organització creix o canvia de proveïdor.
Comença per una unitat de comparació comuna
Abans de demanar preu, prepara una descripció breu: entitats jurídiques, centres, persones gestionades, usuaris que treballaran en el sistema, processos prioritaris i fonts de dades. Distingeix una persona l’expedient de la qual es gestiona d’un usuari amb accés. Comprova també si contractistes, comandaments o consultors externs requereixen modalitats diferents.
No pressupostis només el primer centre si la decisió busca un desplegament corporatiu. Sol·licita un escenari inicial i un altre d’ampliació, amb les mateixes hipòtesis per a tots els proveïdors. Indica moneda, impostos, durada contractual i data de validesa per a evitar comparacions que barregin condicions distintes.
Les partides que han d’aparèixer per separat
- Llicències o subscripció: mòduls, capacitat inclosa, perfils i regles d’ampliació o renovació.
- Implantació: anàlisi, configuració, proves, coordinació del projecte i acompanyament a l’arrencada.
- Dades: extracció, neteja, càrrega, documents adjunts i comprovació de l’històric migrat.
- Integracions: connexió amb altres sistemes, desenvolupament necessari, proves i manteniment posterior.
- Formació i suport: sessions, materials, idiomes, horaris, canals i serveis addicionals.
- Sortida: exportació de dades i documents, assistència i condicions de conservació o eliminació.
Demana que cada partida indiqui si és fixa, recurrent o variable, quin lliurable produeix i qui ho accepta. Una integració descrita com «inclosa» necessita aclarir sistemes, dades, freqüència i responsabilitat quan canviï una de les aplicacions. Pots ampliar aquests criteris en integració del programari SST amb ERP i RR. HH..
Calcula el cost total sense inventar estalvis
Una fórmula de treball és: cost inicial més quotes del període, serveis addicionals i dedicació interna, menys imports ja inclosos que s’hagin comptat dues vegades. No representa una tarifa del mercat: serveix per a construir un pressupost comparable amb els imports reals de les propostes.
Inclou el temps de l’equip per a validar estructures, depurar dades, provar processos i formar als responsables. L’empresa pot no rebre una factura per aquestes hores, però haurà de reservar capacitat. Separa aquest esforç extraordinari del treball preventiu que continuarà sent necessari després de l’arrencada.
L’horitzó ha de tenir sentit per a la compra. Si compares diversos anys, demana les condicions de revisió de preu i declara la hipòtesi utilitzada. Un escenari de creixement permet comprovar com afecten noves seus, mòduls o usuaris, sense presentar aquest creixement com a segur.
Un exemple per a llegir dos pressupostos
Imagina, com a exercici il·lustratiu, una empresa amb tres centres que vol començar per avaluacions i mesures preventives. Una proposta inclou la migració de l’històric estructurat; una altra només contempla importar un llistat bàsic. Comparar les seves quotes no mostra quant costarà arribar al mateix punt de partida.
La solució és afegir a la segona oferta el treball pendent, sol·licitar l’abast exacte a la primera i revisar quins documents queden consultables. L’anàlisi també pot revelar que part de l’arxiu ha de conservar-se fora del sistema. Aquesta decisió ha de quedar documentada abans de contractar, no descobrir-se durant la càrrega.
Què aclarir abans d’aprovar el pressupost
Compres necessita identificar exclusions i condicions; Prevenció, confirmar que els processos estan coberts; TI, revisar integració i seguretat; i la direcció, conèixer recursos i prioritats. Reuneix les respostes en un únic document amb supòsits datats. Les promeses d’estalvi només han de quantificar-se quan existeixi una línia de partida mesurable.
La fitxa de digitalització de la PRL explica el context del canvi. Per a convertir el pressupost en una decisió concreta, utilitza un plec de requisits i guió de demostració i comprova el pla d’implantació associat a l’oferta.
En valorar el programari PRL de Sabentis, planteja els teus processos i demana una proposta amb abast, serveis i criteris d’acceptació. Així podràs relacionar cada partida amb un resultat de treball comprovable.
Llista pràctica per a revisar la lletra econòmica de l’oferta
Abans d’aprovar el pressupost, prova situacions que solen quedar fora d’una comparació de quotes. Demana que les respostes indiquin import, suposat de càlcul i responsable contractual.
- Calcula l’efecte d’incorporar un centre a meitat del contracte i comprova si canvia la capacitat de tots els mòduls.
- Pregunta què ocorre amb els usuaris inactius i l’històric quan es redueix la plantilla o es tanca una seu.
- Simula una segona càrrega de dades causada per errors de l’arxiu inicial i aclareix qui assumeix el seu cost.
- Identifica si l’horari de suport contractat cobreix les hores de treball d’Espanya i Colòmbia quan totes dues operacions participen.
- Demana una estimació de sortida que inclogui documents, relacions entre registres i assistència, a més del fitxer principal de dades.
Preguntes freqüents sobre el preu del programari PRL/SST
Existeix un preu per treballador vàlid per a qualsevol empresa?
No hi ha una unitat comercial universal. Cada proposta pot utilitzar usuaris, persones gestionades, centres o mòduls, entre altres variables. El preu per treballador només permet comparar quan l’abast i el denominador coincideixen. Sol·licita el total de l’escenari contractat i les seves condicions d’ampliació.
Una oferta amb implantació gratuïta té menor cost total?
Pot tenir-ho, però cal comprovar què inclou realment. La configuració, neteja de dades i formació podrien quedar a càrrec de l’empresa o contractar-se apart. Valora el resultat necessari per a començar a operar i la dedicació interna, encara que no apareguin com a factura addicional.
Convé incloure estalvi de temps en el retorn d’inversió?
Sí, si existeix un mesurament previ i una hipòtesi verificable sobre quin treball canviarà. Separa hores alliberades d’estalvi econòmic efectiu: reduir temps administratiu no implica automàticament reduir despesa. Revisa el càlcul després de l’arrencada i identifica beneficis que encara no puguin quantificar-se.
Per què pressupostar la sortida abans de contractar?
Perquè recuperar informació utilitzable requereix acordar formats, adjunts, relacions i assistència. Una descàrrega bàsica pot no cobrir el trasllat previst. Si s’aplica el RGPD, el contracte d’encarregat també ha d’abordar el destí de les dades en finalitzar el servei, conforme al seu article 28.
Normativa i fonts consultades
- NIST SP 800-146: Síntesi i recomanacions sobre la computació al núvol: guia tècnica estatunidenca sobre serveis en el núvol, consideracions econòmiques i planificació de la sortida; no fixa tarifes de programari SST.
- Unió Europea: Reglament General de Protecció de Dades: article 28: condicions de l’encàrrec i destí de les dades personals en acabar el servei, quan resulti aplicable.
Fonts consultades el 6 d’octubre de 2026. Les llistes i exemples són propostes pràctiques d’aplicació.
