Què són les dades mestres i què els diferencia d’altres registres
Un lloc, una persona i una màquina conserven la seva identitat mentre acumulen activitat. Les seves dades mestres descriuen aquesta identitat: codi, denominació, ubicació, estat i relacions. Una inspecció de la màquina o l’assistència d’una persona a un curs són registres d’activitat associats.
La qualitat de dades valora si la informació serveix per a decidir. La gestió de mestres concreta qui defineix i manté les entitats compartides. No requereix necessàriament una aplicació específica: comença per acordar identificadors i responsabilitats que tots els sistemes respectin.
Quines entitats convé definir
El model ha de respondre al treball real, sense convertir cada dada en un catàleg independent. Com a punt de partida, convé distingir:
- Persones: identificador intern, vinculació organitzativa i dates d’activitat.
- Llocs i tasques: denominació comuna, activitats i relació amb riscos i necessitats preventives.
- Empreses i centres: estructura, ubicacions i responsables.
- Equips: identificació individual, tipus, emplaçament i estat.
Una persona pot treballar en diversos centres i exercir diferents tasques. Aquestes relacions necessiten dates; una única casella de «lloc actual» no reconstrueix per si sola una exposició passada.
Qui manté cada dada i com resoldre discrepàncies
Per a cada entitat es designa una font de referència i una persona o funció responsable. RR. HH. pot mantenir altes i baixes; prevenció valida la correspondència entre tasques i riscos; manteniment identifica els equips. És una decisió organitzativa, no una regla universal.
Abans d’integrar aplicacions, documenta quin sistema pot crear o modificar cada camp i què ocorre quan discrepen. No sincronitzis automàticament dos valors contradictoris. Registra la incidència, decideix quin és correcte i conserva l’origen i la data de la correcció. Una sincronització ràpida també pot distribuir un error ràpidament.
Com implantar un catàleg comú
- Inventaria les fonts actuals i els usos de cada dada.
- Defineix un codi estable, una denominació i els camps necessaris per a cada entitat.
- Detecta duplicats i construeix equivalències entre codis antics i nous.
- Valguda les relacions amb responsables que coneguin els centres.
- Prova altes, baixes, canvis de lloc i trasllats abans de la càrrega general.
- Controla errors d’integració i estableix qui els resol.
Mesurar duplicats, registres sense centre o canvis pendents resulta més útil que comptar camps emplenats sense saber per a què serveixen. Revisa especialment les excepcions: personal temporal, contractistes, equips compartits i persones amb diverses funcions.
Privacitat, historial i obligacions documentals
El RGPD exigeix, entre altres principis, exactitud, minimització, seguretat i conservació limitada de dades personals. Un catàleg comú no significa que totes les persones puguin accedir a tot. Defineix permisos segons funció i evita copiar diagnòstics al mestre general de treballadors.
A Espanya, els articles 16 i 23 de la LPRL relacionen avaluació, planificació i documentació preventiva; no imposen un producte concret de gestió de mestres. L’article 22 protegeix la informació mèdica personal. Conserva l’historial necessari per a reconstruir actuacions, aplicant els terminis i la base jurídica corresponents a cada registre.
Exemple hipotètic: un canvi de lloc de treball que no arriba a prevenció
Una empresa té «operari de magatzem», «mosso» i «auxiliar logístic» en diferents aplicacions. Una persona canvia a preparació de comandes, però el sistema preventiu manté la seva assignació anterior. El problema no es resol creant un altre nom: cal identificar la tasca real i la seva relació amb l’avaluació i la formació.
L’equip acorda un codi de lloc, conserva les equivalències i registra la data del canvi. Després comprova que l’assignació formativa i la informació de riscos es revisen correctament. Per a acceptar la integració, prova també una baixa, un trasllat i un treballador que combina tasques. El resultat es verifica sobre aquests casos, no sols perquè la importació acabi sense errors.
