Què acredita un segell de temps
Un segell de temps electrònic vincula dades amb un instant i aporta evidència de la seva existència temporal. Un servei de confiança pot segellar una petjada del document, que després permet comprovar correspondència i integritat. És distint d’escriure una data dins de l’arxiu o confiar exclusivament en l’hora que mostra l’equip de qui el va crear.
Relació amb documents de SST
Pot formar part de l’evidència associada a una avaluació, una comunicació o un registre de formació. La seva utilitat ha d’analitzar-se juntament amb autoria, versió i procediment d’aprovació. La evidència digital en PRL no es redueix a un atribut tècnic: també necessita explicar quina actuació documenta i qui va intervenir.
Segell ordinari i qualificat
El marc europeu eIDAS distingeix els segells electrònics de temps i els qualificats. Aquests últims tenen els requisits i efectes específics previstos en els seus articles 41 i 42, inclosa una presumpció sobre data, hora i integritat. No ha d’atribuir-se aquesta condició a qualsevol marca temporal. Es verifica el servei concret i la seva situació en les llistes de confiança corresponents.
El que no demostra
Segellar un arxiu no confirma que el seu contingut sigui veritable, que el signant hagi observat els fets ni que el destinatari l’hagi rebut. Tampoc equival a acreditar aprenentatge o lliurament efectiu d’un equip. Cada finalitat pot necessitar altres evidències i controls. Una data fiable aplicada a un document incorrecte conserva evidència temporal del document incorrecte.
Exemple de traçabilitat documental
En un exemple hipotètic, es conserva una versió aprovada d’un procediment i el segell associat. En recuperar l’expedient, es comprova que l’arxiu correspon a aquesta evidència i es relaciona amb la seva aprovació. Si algú edita després el document, la nova versió ha de gestionar-se com a tal. Mantenir el mateix nom d’arxiu no preserva automàticament la seva identitat.
Conservació i validació
Convé conservar el document, el segell i els elements necessaris per a validar l’evidència durant el període previst. Els canvis tecnològics i el servei utilitzat poden exigir mesures de preservació addicionals. L’elecció es coordina amb gestió documental i assessorament competent. El segell aporta una peça de traçabilitat, sense substituir obligacions preventives ni garantir per si sol el resultat d’una controvèrsia.
