Evidència digital en PRL

Què és l’evidència digital en PRL

En prevenció de riscos laborals l’obligació no acaba amb fer les coses bé: cal poder demostrar-ho. L’article 23 de la Llei 31/1995 obliga l’empresari a elaborar i conservar a la disposició de l’autoritat laboral el pla de prevenció, l’avaluació de riscos, la planificació preventiva, les mesures de protecció adoptades, els controls de l’estat de salut i la relació d’accidents i malalties professionals. Al costat d’aquesta documentació bàsica, la pràctica preventiva genera múltiples registres: lliurament d’equips de protecció, informació i formació, permisos de treball, inspeccions, coordinació d’activitats, simulacres, manteniment d’equips o comunicacions de riscos.

La digitalització ha traslladat aquests registres del paper als sistemes de gestió: un formulari signat en una tauleta, una fotografia geolocalitzada d’una inspecció, un registre d’assistència a formació amb signatura electrònica, la traça de qui va modificar una avaluació i quan, o les dades d’un sensor de gasos. L’evidència digital és la forma en què aquests registres acrediten fets. Perquè serveixi com a prova i com a garantia de compliment ha de complir tres condicions: autenticitat (procedeix de qui diu procedir), integritat (no ha estat alterada des de la seva creació) i traçabilitat (se sap qui, quan i com la va generar i la va modificar).

La Llei 1/2000, d’Enjudiciament Civil, i la Llei 36/2011, reguladora de la jurisdicció social, admeten els mitjans de prova electrònics, i el Reglament (UE) 910/2014 (eIDAS) estableix els efectes jurídics de les signatures i els segells electrònics i dels serveis de confiança. La Inspecció de Treball admet la documentació en suport electrònic sempre que sigui accessible, llegible i verificable durant la visita.

La signatura electrònica en documentació preventiva ajuda a atribuir una actuació i comprovar la integritat del document. El seu valor depèn del tipus de signatura, del procediment i de conservar les evidències necessàries per a validar-la.

Tipus d’evidència i requisits

• Documents electrònics. Avaluacions, planificacions, procediments i informes amb control de versions, data d’aprovació i responsable, conservats en un repositori amb registre de canvis.
• Signatures electròniques. Acreditació de lliurament d’EPI, d’informació i formació, de permisos de treball o d’actes de reunió mitjançant signatura electrònica simple, avançada o qualificada segons el nivell de garantia necessari, conforme al Reglament eIDAS i a la Llei 6/2020.
• Registres d’activitat i traces d’auditoria. Logs del sistema que registren qui crea, consulta o modifica cada dada, amb marca de temps; són la base de la traçabilitat i no han de poder alterar-se pels usuaris.
• Fotografies i vídeos. Amb data, hora, autor i, si és el cas, geolocalització, vinculats al registre de la inspecció, l’incident o la mesura; la seva captació ha de respectar la intimitat i la normativa de protecció de dades.
• Dades de sensors i dispositius. Mesuraments d’exposició, detecció de gasos, localització de persones en zones de risc o alarmes d’equips, amb identificació del dispositiu, calibratge i conservació.
• Comunicacions. Correus, notificacions de plataforma i avisos que acrediten la informació a treballadors, contractistes o representants, amb justificant de recepció quan sigui rellevant.

Conservació i valor probatori

• Terminis. La documentació preventiva es conserva mentre estigui vigent i, en determinats riscos, durant terminis molt llargs: els historials d’exposició a agents cancerígens, biològics o radiacions ionitzants han de conservar-se durant desenes d’anys segons la seva normativa específica, la qual cosa exigeix formats i suports duradors.
• Integritat. Segellat de temps, funcions hash, control de versions i còpies de seguretat garanteixen que el registre no s’ha alterat; la signatura electrònica qualificada aporta la màxima presumpció legal.
• Disponibilitat. Accessibilitat immediata en inspeccions i auditories, amb possibilitat d’exportar i verificar; els formats han de mantenir-se llegibles al llarg del termini de conservació.
• Protecció de dades. Els registres que contenen dades personals, i especialment dades de salut, exigeixen base jurídica, minimització, control d’accessos i terminis de conservació conforme al Reglament General de Protecció de Dades i la Llei orgànica 3/2018.
• Valoració judicial. Els tribunals valoren la prova electrònica segons la fiabilitat del sistema; una traça d’auditoria coherent i un procediment documentat de generació i custòdia reforcen la seva credibilitat, mentre que els documents manipulables sense control perden valor.

Aplicació organitzativa: com gestionar l’evidència digital

1. Identificar quines obligacions preventives han d’acreditar-se i quin registre constitueix l’evidència de cadascuna (avaluació, planificació, formació, lliurament d’EPI, inspeccions, coordinació, vigilància de la salut).
2. Centralitzar els registres en un sistema de gestió preventiva amb control de versions, traces d’auditoria inalterables i accessos per rol.
3. Definir el nivell de signatura electrònica adequat per a cada registre segons la seva rellevància jurídica i utilitzar segellat de temps quan sigui necessari.
4. Establir el procediment de captació de fotografies i dades de sensors amb identificació d’autor, data, dispositiu i vinculació al registre corresponent.
5. Fixar els terminis de conservació per tipus de registre, inclosos els de llarga durada de la normativa específica, i garantir còpies de seguretat i llegibilitat futura.
6. Aplicar la normativa de protecció de dades: anàlisi de riscos, minimització, control d’accessos a dades de salut i drets de les persones.
7. Preparar l’exportació i verificació d’evidències per a inspeccions, auditories i procediments, i provar periòdicament el procés.

Un programari de gestió preventiva amb traces d’auditoria, signa electrònica i control de versions converteix cada actuació en evidència verificable, facilita la seva presentació davant tercers i redueix el risc de pèrdua o manipulació de la documentació.

Límits i errors freqüents

1. Conservar documents en formats editables sense control de versions ni traces, la qual cosa permet qüestionar la seva integritat.
2. Utilitzar signatures escanejades o caselles d’acceptació sense identificació fiable de la persona quan el registre té rellevància jurídica.
3. Captar fotografies o dades de persones sense base jurídica ni informació, vulnerant la protecció de dades i la intimitat.
4. No definir terminis de conservació ni assegurar la llegibilitat dels formats a llarg termini.
5. Dispersar l’evidència en correus, carpetes personals i aplicacions de missatgeria sense custòdia centralitzada.
6. Confondre disposar d’evidència amb complir: el registre acredita l’actuació, però no la substitueix.

El valor probatori concret de cada evidència el determinen els tribunals cas per cas; aquesta fitxa té caràcter divulgatiu.

Marc normatiu a Espanya, a la Unió Europea i referències comparades

• Llei 31/1995, article 23. Documentació que l’empresari ha d’elaborar i conservar a la disposició de l’autoritat laboral.
• Reglament (UE) 910/2014 (eIDAS). Identificació electrònica i serveis de confiança: efectes jurídics de les signatures, segells i segells de temps electrònics.
• Llei 6/2020, de 11 de novembre. Regulació de determinats aspectes dels serveis electrònics de confiança.
• Llei 36/2011, de 10 d’octubre, reguladora de la jurisdicció social. Mitjans de prova, inclosos els suports electrònics, en el procés laboral.
• Reglament (UE) 2016/679, Reglament General de Protecció de Dades. Tractament de dades personals en els registres preventius.

La norma ISO 45001 exigeix controlar la informació documentada del sistema de gestió (creació, actualització, accés, conservació i disposició); a Colòmbia, el Decret 1072 de 2015 fixa els documents i registres del SG-SST i els seus terminis de conservació, amb un període mínim de vint anys, comptats des del cessament de la relació laboral, per a determinats registres.