Què és la documentació preventiva obligatòria
La Llei 31/1995 converteix la prevenció en una obligació de resultat verificable i, per a això, exigeix que les actuacions preventives quedin documentades. L’article 23 enumera els documents mínims i estableix tres deures associats: elaborar-los i conservar-los, posar-los a la disposició de l’autoritat laboral, i remetre’ls a l’autoritat laboral en cas de cessament d’activitat. La documentació és, en la pràctica, l’evidència que el sistema preventiu existeix i funciona; per això és el primer que examinen la Inspecció de Treball, els auditors i els serveis de prevenció.
El Reial decret 39/1997 concreta part d’aquest contingut: el pla de prevenció (article 2), l’avaluació de riscos i la seva revisió (articles 3 a 7), la planificació (articles 8 i 9), la memòria i la programació anual del servei de prevenció (article 15), la formació dels recursos preventius i l’informe d’auditoria (articles 30 i 31). A això s’afegeix la documentació específica exigida per reglaments sectorials o per agent de risc.
La documentació no és una fi: la llei adverteix que el pla de prevenció ha de ser un instrument real d’integració i no una mera formalitat. L’article 2.4 del Reial decret 39/1997 permet fins i tot que les empreses de fins a 50 treballadors que no desenvolupin activitats de l’annex I reflecteixin el pla, l’avaluació i la planificació en un únic document simplificat.
La disponibilitat i fiabilitat d’aquesta documentació depenen del control documental en SST: identificar versions, aprovar canvis, mantenir l’accés als documents vigents i conservar els registres que acrediten el realitzat.
Els registres obligatoris de SST al Perú tenen continguts i terminis de conservació diferenciats. La seva gestió ha d’assegurar disponibilitat, traçabilitat i protecció de la informació sanitària.
Documents exigits per l’article 23 de la Llei 31/1995
- Pla de prevenció de riscos laborals. Estructura organitzativa, responsabilitats, funcions, pràctiques, procediments, processos i recursos per a l’acció preventiva, aprovat per la direcció i conegut per la plantilla.
- Avaluació de riscos. Identificació del lloc, riscos existents i treballadors afectats, resultat de l’avaluació i mesures preventives procedents, amb referència a criteris i mètodes utilitzats; ha de revisar-se davant canvis, danys o quan ho estableixi la normativa.
- Planificació de l’activitat preventiva. Mesures de prevenció i protecció, terminis, responsables i recursos humans i materials, incloses mesures d’emergència i vigilància de la salut.
- Controls de l’estat de salut. Pràctica de la vigilància de la salut i conclusions en termes d’aptitud, amb les garanties de confidencialitat de l’article 22.
- Relació d’accidents i malalties professionals. Amb incapacitat superior a un dia de treball, notificats per escrit o per mitjans electrònics a l’autoritat laboral mitjançant els models de l’Ordre TAS/2926/2002 i el sistema Delt@.
Una altra documentació preventiva habitual
- Organització preventiva. Acta de designació de treballadors designats, concert amb el servei de prevenció aliè, memòria i programació anual, acta de constitució del comitè de seguretat i salut i de designació de delegats de prevenció.
- Informació, formació i consulta. Registres de la informació lliurada, de la formació rebuda per cada persona i de les consultes realitzades als representants.
- Coordinació d’activitats empresarials. Intercanvi d’informació, mitjans de coordinació i designació de recursos preventius.
- Equips, instal·lacions i agents. Registres de lliurament d’EPI, revisions d’equips de treball, mesuraments higiènics, fitxes de dades de seguretat i llistes de treballadors exposats a agents químics, cancerígens o biològics, amb terminis de conservació específics que poden aconseguir els quaranta anys.
- Emergències. Mesures d’emergència de l’article 20 i, quan escaigui, pla d’autoprotecció.
- Auditoria. Informe d’auditoria del sistema en les empreses obligades a ella.
Aplicació organitzativa: com gestionar-la
- Elaborar un inventari de la documentació exigida a l’empresa segons la seva activitat, grandària i agents de risc, amb responsable i periodicitat de revisió per a cada document.
- Vincular cada document al procés que el genera (avaluació, planificació, formació, vigilància de la salut, coordinació) perquè s’actualitzi quan el procés canvia.
- Definir els terminis de conservació aplicables, inclosos els de llarga durada dels registres d’exposició a agents perillosos.
- Garantir la confidencialitat de les dades de salut i limitar l’accés a les conclusions d’aptitud.
- Mantenir la documentació accessible per a l’autoritat laboral, els delegats de prevenció i els auditors, amb control de versions.
- Registrar el lliurament i la recepció d’informació i formació amb identificació de la persona, el contingut i la data.
- Preveure la remissió de la documentació a l’autoritat laboral en cas de cessament d’activitat.
Un programari de gestió preventiva permet generar la documentació des dels propis registres del sistema, controlar versions i terminis de conservació i oferir un audit trail que demostra quan es va elaborar, va revisar i va comunicar cada document.
Límits i errors freqüents
- Confondre tenir documents amb tenir un sistema preventiu: la documentació ha de reflectir actuacions reals i actualitzades.
- Mantenir avaluacions i planificacions sense data de revisió ni referència als canvis produïts.
- No documentar el lliurament d’informació i formació, la qual cosa dificulta acreditar el compliment dels articles 18 i 19 de la llei.
- Emmagatzemar dades de salut sense les garanties de confidencialitat exigides.
- Desconèixer els terminis de conservació prolongats de determinats registres d’exposició.
- Duplicar documents entre el servei de prevenció aliè i l’empresa sense definir quina és la versió vigent.
No registrar i arxivar les dades obtingudes en avaluacions, controls, reconeixements, recerques o informes és infracció greu conforme a l’article 12.4 de la Llei sobre Infraccions i Sancions en l’Ordre Social.
Exemple pràctic
Situació: una empresa d’arts gràfiques amb 65 treballadors rep un requeriment de la Inspecció de Treball per a aportar la seva documentació preventiva.
- Sol·licitud. Pla de prevenció, avaluació de riscos actualitzada, planificació, registres de formació i de lliurament d’EPI, concert amb el servei de prevenció aliè i relació d’accidents amb baixa dels últims anys.
- Situació trobada. L’avaluació no recollia una nova màquina de tall instal·lat l’any anterior i la formació de tres persones no estava registrada.
- Accions. Revisió de l’avaluació del lloc afectat, actualització de la planificació i regularització dels registres de formació amb les dates i continguts reals.
- Millora. Implantació d’un procediment de gestió del canvi i d’un repositori documental amb control de versions i responsables.
Marc normatiu a Espanya
- Llei 31/1995, article 23. Documentació que l’empresari ha d’elaborar i conservar a la disposició de l’autoritat laboral.
- Reial decret 39/1997, articles 2, 7, 9, 15 i 31. Contingut del pla de prevenció, de l’avaluació, de la planificació, de la memòria anual i de l’informe d’auditoria.
- Ordre TAS/2926/2002, de 19 de novembre. Models de notificació d’accidents de treball i transmissió electrònica a través del sistema Delt@.
- reial decret legislatiu 5/2000, Llei sobre Infraccions i Sancions en l’Ordre Social, article 12. Infraccions greus per incompliments documentals i de registre.
La Directiva 89/391/CEE, article 9, exigeix a l’empresari disposar d’una avaluació dels riscos i d’una llista i els comunicats d’accidents de treball. A Colòmbia el Decret 1072 de 2015 fixa en els seus articles 2.2.4.6.12 i 2.2.4.6.13 la documentació del SG-SST i els terminis de conservació.
