Auditoria interna del SG-SST: com gestionar el programa, les troballes i el seu tancament amb programari

Per Pablo Rodríguez

Una auditoria interna del SG-SST ofereix més valor quan permet seguir un procés complet: des del risc identificat fins a la comprovació del control. Revisar que existeix un document és una part del treball. Saber si descriu l’operació real i si les seves mesures funcionen exigeix contrastar registres, observar activitats i escoltar les persones.

El programari pot facilitar aquest recorregut si organitza el programa, les evidències i les troballes de manera coherent. Per a això, l’equip ha de definir primer els criteris d’auditoria i les responsabilitats. Una col·lecció de formularis completats no explica per si sola l’eficàcia del sistema.

Planificar l’auditoria i protegir la seva independència

El Decret 1072 de 2015, article 2.2.4.6.29, contempla una auditoria anual, planificada amb participació del COPASST o guaita. Si la realitza personal intern, ha de ser independent de l’activitat auditada. L’assignació digital de permisos i auditors ha de reflectir aquesta separació.

Defineix abast, criteris, processos, seus i període que s’examinarà. Registra també les competències necessàries, els recursos i les dates. La fitxa de auditoria de SST ofereix el marc conceptual; el programa ha de concretar com s’aplicarà a l’empresa i als seus riscos.

Seleccionar mostres que permetin seguir l’activitat

Una mostra útil inclou expedients acabats i oberts, centres amb operacions distintes i canvis recents. Convé explicar per què se seleccionen. Triar únicament els registres més ben preparats pot produir un informe ordenat i una visió molt incompleta del funcionament quotidià.

Per exemple, per a revisar la gestió de contractistes, segueix un servei des de la seva contractació fins a l’avaluació final. Contrasta el que es preveu amb les condicions reals, les comunicacions durant l’execució i el tractament d’incidències. Conserva referències estables a cada evidència, la seva data i la versió examinada, sense descarregar informació personal innecessària.

Redactar troballes que es puguin entendre i resoldre

Una troballa ha de permetre que una persona aliena a l’entrevista comprengui què es va comprovar. Separa el criteri, l’evidència observada i la conclusió. Frases com «millorar formació» resulten massa obertes per a assignar una resposta o verificar-la posteriorment.

Una redacció més útil seria: en la mostra examinada de canvis de lloc, faltava evidència de verificació de les competències previstes en el procediment intern. Identifica els registres concrets i l’abast de la mostra. La classificació de la troballa ha de seguir el criteri establert per a l’auditoria, no una gravetat assignada automàticament per una paraula clau.

• Referència del requisit o criteri auditat.
• Descripció objectiva de l’evidència i la seva ubicació.
• Procés, centre i persones responsables de respondre.
• Acció immediata necessària, quan escaigui.
• Data i mètode per a verificar la resposta.

Exemple: assistència registrada, competència pendent

Imaginem que una empresa acredita assistència a una sessió sobre equips de treball, però la mostra no conté la comprovació pràctica que el seu propi procediment exigeix. Pujar de nou nou el llistat d’assistents no resol la causa. L’anàlisi pot revelar que ningú tenia assignat registrar l’avaluació després del canvi de torn.

La resposta podria incloure revisar el repartiment de funcions, completar les verificacions pendents i comprovar una mostra posterior. Aquest exemple és il·lustratiu. La mesura adequada depèn de la troballa real i de la valoració tècnica; no tot problema formatiu es resol amb repetir un curs.

Verificar el tancament i observar la repetició

La persona responsable executa l’acció i aporta evidència. Qui verifica revisa la seva suficiència i comprova si aborda la causa identificada. Mantenir separats els estats «executada» i «verificada» ajuda a evitar tancaments administratius prematurs. Les mesures correctives necessiten aquesta connexió amb el problema que pretenen resoldre.

Si reapareix la mateixa troballa, recupera la resposta anterior i pregunta quin supòsit va fallar. També revisa les accions ajornades: una nova data ha d’acompanyar-se d’una explicació i del tractament del risc mentre arriba la solució. L’article sobre accions vençudes i tancament verificat desenvolupa aquest seguiment.

Provar el recorregut complet en una demostració

Abans de contractar, demana executar un exemple des de la planificació fins a l’informe i la verificació. Comprova si es conserva la versió revisada, com es gestiona un canvi d’auditor i quin accés roman en finalitzar. Relaciona els resultats amb la revisió per l’alta direcció, on es decidiran recursos i prioritats.

Explora Sabentis per a organitzar la gestió de SST a partir d’aquests requisits. La demostració ha de permetre avaluar la traçabilitat del procés i la claredat del treball diari, a més de la presentació visual de l’informe final.

Prova de qualitat de l’expedient d’auditoria

Abans de tancar l’informe, seleccioni una troballa i demani a una altra persona que reconstrueixi com es va obtenir. Aquest exercici permet detectar conclusions que semblen clares per a l’auditor, però deixen preguntes obertes a qui ha de resoldre-les.

• Verifiqui que cada evidència citada correspon a la versió i al període efectivament examinats durant l’auditoria.
• Comprovi si les troballes repetides conserven un enllaç al cas anterior i a la resposta que es va donar.
• Localitzi les mostres descartades i documenti per què no aportaven informació suficient per a la comprovació prevista.
• Distingeixi els desacords sobre fets dels desacords sobre interpretació i registri com es van resoldre abans de l’informe.
• Provi que el responsable d’una acció pot consultar el context necessari sense accedir a entrevistes alienes.

Preguntes freqüents

Una llista de comprovació completada demostra que l’auditoria va ser eficaç?

Per si sola, no permet valorar la profunditat de l’examen. Revisi si les respostes es recolzen en evidències identificables i si la mostra reflecteix l’activitat auditada. Una casella positiva pot ocultar que només es va comprovar l’existència d’un procediment i no la seva aplicació.

Què fer quan dues seus presenten la mateixa troballa?

Analitzi si comparteixen una causa o si la semblança és només superficial. Pot existir una acció corporativa i verificacions locals, però cada seu necessita conservar la seva evidència. Eviti tancar tots dos casos perquè una sola ubicació hagi demostrat que la mesura funciona.

Pot qui executa una acció confirmar també la seva eficàcia?

Convé distingir la declaració d’execució de la comprovació posterior i assignar aquesta revisió segons competència, risc i procediment intern. Encara que el programari permeti canviar directament l’estat, la regla de tancament ha de descriure quina evidència s’examina i qui decideix que resulta suficient.

Com tractar una troballa discutida per l’àrea auditada?

Conservi el criteri, els fets i la resposta de l’àrea. Sol·liciti la informació que pugui aclarir la discrepància i documenti la conclusió. L’expedient ha de mostrar com es va valorar l’objecció, sense eliminar evidències perquè dificultin l’acord sobre l’informe.

Normativa i fonts consultades

• Decret 1072 de 2015: Colòmbia: articles 2.2.4.6.29 i 2.2.4.6.30, auditoria del SG-SST.
• OIT: matriu d’auditoria ILO-OSH 2001: Referència metodològica internacional per a examinar fortaleses, febleses i oportunitats de millora; no reemplaça requisits colombians.

Fonts consultades el 6 d’octubre de 2026. La llista pràctica proposa comprovacions de gestió; la seva aplicació ha d’ajustar-se a l’abast de cada organització.