Auditoria de seguretat i salut en el treball

Què és l’auditoria de seguretat i salut en el treball

L’article 30.6 de la Llei 31/1995 estableix que l’empresari que no hagués concertat el servei de prevenció amb una entitat especialitzada haurà de sotmetre el seu sistema de prevenció al control d’una auditoria o avaluació externa. El Reial decret 39/1997 la defineix com un instrument de gestió que persegueix reflectir la imatge fidel del sistema de prevenció, valorant la seva eficàcia i detectant les deficiències que puguin donar lloc a incompliments, a fi de permetre l’adopció de decisions dirigides al seu perfeccionament i millora.

L’auditoria reglamentària comprova com s’ha realitzat l’avaluació de riscos, si el tipus i planificació de les activitats preventives s’ajusten a la normativa i a l’avaluació, si els recursos propis o concertats són adequats i suficients, i si la prevenció està integrada en el sistema general de gestió de l’empresa. Ha de realitzar-la una persona o entitat autoritzada per l’autoritat laboral, amb la metodologia, la independència i el contingut d’informe que fixa el Reglament.

Fora de l’obligació legal, moltes organitzacions realitzen auditories internes del seu sistema de gestió i auditories de tercera part per a obtenir o mantenir certificacions. Aquestes auditories són voluntàries, no substitueixen la reglamentària i el seu resultat no té efectes davant l’autoritat laboral, encara que ajuden a mantenir el sistema viu entre auditories obligatòries.

La auditoria interna de SST desenvolupa la revisió realitzada per a la pròpia organització: programa, independència, obtenció d’evidències i seguiment de troballes. Ha de distingir-se de les auditories reglamentàries o de certificació que puguin resultar aplicables.

Diferències entre auditoria reglamentària, auditoria interna i certificació

El terme auditoria s’aplica a tres processos amb regles distintes.

• Auditoria reglamentària de prevenció. Obligatòria a Espanya per a empreses amb servei de prevenció propi o amb treballadors designats que no concerten tota l’activitat amb un servei aliè. La realitza una entitat autoritzada, segueix el contingut del Reglament i el seu informe ha de conservar-se a la disposició de l’autoritat laboral i dels representants dels treballadors.
• Auditoria interna. Revisió que la pròpia organització fa del seu sistema amb criteris propis o d’una norma de referència. És voluntària, serveix per a la millora contínua i no acredita el compliment legal.
• Auditoria de certificació. Avaluació per una entitat de certificació acreditada enfront d’una norma com ISO 45001. És voluntària, verifica la conformitat amb la norma i no eximeix de l’auditoria reglamentària quan aquesta és obligatòria.

Regla pràctica: si l’empresa té recursos preventius propis, necessita l’auditoria reglamentària encara que estigui certificada; si concerta tota la prevenció amb un servei aliè, no està obligada, però pot auditar-se voluntàriament. Un certificat ISO 45001 no substitueix l’informe d’auditoria reglamentària.

Com es realitza l’auditoria reglamentària

El Reglament dels Serveis de Prevenció fixa l’abast, la periodicitat i el contingut de l’informe. La primera auditoria ha de realitzar-se dins dels dotze mesos següents al moment en què es disposi de la planificació de l’activitat preventiva, i repetir-se cada quatre anys, o cada dos si l’empresa desenvolupa activitats de l’annex I; a més, ha de repetir-se quan el requereixi l’autoritat laboral a la vista de la sinistralitat o altres circumstàncies.

El procés habitual inclou:

1. Planificació: definició de l’abast (centres, activitats, modalitat preventiva), de l’equip auditor i del calendari, amb consulta als representants dels treballadors.
2. Anàlisi documental: pla de prevenció, avaluació de riscos, planificació, concerts, memòria del servei de prevenció, formació, vigilància de la salut, coordinació d’activitats i investigació d’accidents.
3. Verificació en el centre: entrevistes amb direcció, comandaments, persones treballadores i els seus representants, observació de llocs i comprovació que les mesures planificades estan implantades.
4. Avaluació de la integració: comprovació que les funcions preventives s’exerceixen en tots els nivells i que els procediments de l’empresa incorporen la prevenció.
5. Informe: descripció del sistema, metodologia, resultats, deficiències detectades i conclusions sobre l’eficàcia, signat per l’auditor i amb les formalitats del Reglament.
6. Seguiment: l’empresa ha d’incorporar les deficiències a la planificació, corregir-les i conservar l’informe per a la següent auditoria i per a l’autoritat laboral.

Les empreses de fins a 50 treballadors sense activitats de l’annex I poden quedar exemptes mitjançant la notificació a l’autoritat laboral prevista en l’annex II del Reglament, tret que l’autoritat decideixi el contrari per la perillositat de l’activitat o la sinistralitat.

Contingut de l’informe i elements que s’auditen

L’article 31 del Reglament fixa el contingut mínim de l’informe d’auditoria. En la pràctica, l’auditor examina:

• Integració de la prevenció. Pla de prevenció, funcions i responsabilitats, vies de comunicació i participació.
• Avaluació de riscos. Metodologia, abast, actualització, persones especialment sensibles i revisió davant danys o canvis.
• Planificació i seguiment. Mesures, terminis, responsables, recursos i evidències d’execució i verificació.
• Organització preventiva. Adequació i suficiència dels recursos propis i dels concerts, formació dels tècnics i activitat sanitària.
• Activitats transversals. Informació i formació, emergències, vigilància de la salut, coordinació d’activitats, control d’equips i EPI, investigació d’accidents.
• Registres i documentació. Documentació obligatòria de l’article 23 de la Llei 31/1995 i traçabilitat de les actuacions.

L’informe ha de descriure el sistema, la metodologia, els resultats i les conclusions, i identificar les deficiències detectades i les recomanacions per a la seva correcció, sense que l’auditor pugui mantenir vinculacions comercials o d’un altre tipus que comprometin la seva independència.

Errors freqüents i criteris de qualitat

Les deficiències més habituals entorn de l’auditoria reglamentària són:

1. No identificar l’obligació d’auditar-se en constituir un servei propi o designar treballadors per a part de l’activitat preventiva.
2. Superar els terminis legals entre auditories o no realitzar la primera dins dels dotze mesos següents a la planificació.
3. Confondre la certificació ISO 45001 amb l’auditoria reglamentària i prescindir d’aquesta última.
4. Rebre l’informe i no traslladar les deficiències a la planificació ni corregir-les.
5. Contractar auditories amb entitats no autoritzades o sense independència respecte del servei de prevenció aliè.
6. No informar ni consultar als representants dels treballadors, que han de conèixer l’informe.

Una auditoria útil es reconeix perquè produeix un informe concret, amb deficiències verificables i prioritzades, que l’empresa incorpora a la seva planificació i tanca abans de la següent auditoria.

Marc normatiu a Espanya

• Llei 31/1995, article 30.6. Obliga a sotmetre el sistema de prevenció a una auditoria o avaluació externa quan l’empresa no concerta l’activitat preventiva amb una entitat especialitzada.
• Reial decret 39/1997, capítol V (articles 29 a 33 bis). Regula l’obligació d’auditar, l’exempció per notificació, el concepte i objectius de l’auditoria, la periodicitat, el contingut de l’informe, els requisits dels auditors i les auditories voluntàries.
• Ordre TIN/2504/2010. Desenvolupa l’autorització de les persones i entitats que poden realitzar l’activitat d’auditoria del sistema de prevenció de les empreses.
• Llei 31/1995, articles 23 i 39. Documentació que ha d’estar a la disposició de l’autoritat laboral i competència del comitè de seguretat i salut per a conèixer l’informe d’auditoria.

Les auditories de sistemes de gestió de SST conforme a ISO 45001 són voluntàries i internacionals i es realitzen per entitats de certificació acreditades; a Iberoamèrica, alguns països exigeixen auditories o autoavaluacions periòdiques del sistema de gestió (per exemple, els estàndards mínims del SG-SST a Colòmbia), amb regles pròpies que no coincideixen amb l’auditoria reglamentària espanyola.