Què és Microsoft Word
Microsoft Word és un processador de textos de Microsoft per crear, revisar i presentar documents. La unitat de treball és un fitxer estructurat en paràgrafs, estils, taules, imatges i referències. Forma part de Microsoft 365 i també s’ofereix en edicions d’Office de compra única.
L’avantatge d’un processador de textos apareix quan el document ha d’evolucionar: corregir una condició, reorganitzar capítols, incorporar revisions o produir una còpia de distribució. El contingut editable conserva possibilitats que una imatge de la pàgina no ofereix.
En SST és útil per a procediments, informes i guies. La funció és documental: l’aparença professional, una signatura inserida o un fitxer compartit no substitueixen validació tècnica ni control de vigència. La qualitat depèn d’estructura, fonts i revisió.
Documentació de referència: Microsoft Word: product and editions.
Origen i expansió del processador de textos
La primera versió de Word es va publicar el 25 d’octubre de 1983; Word per a Windows va arribar el 1989. Els orígens estan vinculats a Charles Simonyi, procedent de Xerox PARC, i Richard Brodie. El projecte va traslladar a l’ordinador personal idees d’edició visual i ús del ratolí.
El recorregut va incloure DOS, Macintosh i altres plataformes; Microsoft Write va ser una adaptació comercialitzada per a Atari ST. En l’etapa de Word 6.0, la cerca d’una base comuna entre Windows i Mac va generar dificultats que el desenvolupador Rick Schaut va explicar posteriorment, inclosa la cancel·lació del projecte de reescriptura Pyramid.
Word es va convertir en referència de l’intercanvi documental durant l’expansió d’Office. El 2014 el Computer History Museum va publicar, amb permís de Microsoft, codi històric de Word per a Windows 1.1a per a ús no comercial. Aquesta obertura històrica no converteix les versions actuals en programari de codi obert.
L’evolució posterior combina documents locals, col·laboració al núvol i assistència d’IA. Per interpretar una funció antiga, identificar edició i plataforma: la història del producte no equival a un catàleg de funcions disponibles avui.
Documentació de referència: Microsoft Word history and timeline · Computer History Museum: Word for Windows source code and origins · Rick Schaut: Mac Word 6.0, archived developer account · Contemporary review of Microsoft Write for Atari ST.
DOC, DOCX i formats de plantilla
DOC és el format binari històric. DOCX és el format XML habitual; DOCM admet macros. DOTX identifica plantilles i DOTM plantilles amb macros. Les extensions descriuen diferències funcionals, no només noms alternatius del mateix fitxer.
Un DOCX és un paquet basat en ZIP que reuneix parts relacionades, com contingut, estils i recursos. L’especificació Office Open XML diferencia perfils i regles de compatibilitat. Entendre l’estructura explica per què text, imatges i comentaris poden persistir com a components diferents.
Per a un procediment, conservar l’original editable i definir una còpia de distribució. No canviar una extensió manualment com a substitut de convertir el format. Verificar obertura, elements gràfics i camps després de qualsevol conversió.
Documentació de referència: File format reference for Office · Library of Congress: DOCX structure and preservation.
Compatibilitat, ODT i còpia de distribució
Word pot intercanviar documents ODT, però Microsoft documenta funcions plenament compatibles, parcialment compatibles i no compatibles. En convertir poden canviar format, comentaris, controls o protecció. Obrir un fitxer amb èxit no garanteix conservar totes les propietats.
Separar tres objectius: continuar editant, preservar una presentació concreta i arxivar evidència. La còpia adequada pot variar segons l’objectiu. En un document amb taules, signatures o referències, comprovar el resultat a l’aplicació que utilitzarà la persona receptora.
Una revisió visual hauria de recórrer portada, capçaleres, peus, taules llargues i última pàgina. Comprovar també cerca de text, enllaços i ordre de lectura. Si una còpia es lliura com a referència vigent, ha de conservar un identificador que la relacioni amb l’original aprovat.
Documentació de referència: Differences between ODT and DOCX.
Estils i estructura de documents llargs
Els estils agrupen decisions de format que es poden modificar conjuntament. Els encapçalaments estructurals organitzen el document i permeten generar un índex automàtic. La numeració multinivell es pot associar als encapçalaments per mantenir una jerarquia coherent.
Un procediment extens hauria de permetre trobar una resposta sense llegir-lo sencer. Reservar un nivell per a capítols i un altre per als apartats; evitar salts arbitraris. Separar passos, explicacions i notes amb funcions clares, no amb canvis decoratius difícils d’interpretar.
Després de reorganitzar contingut, actualitzar l’índex i comprovar referències. Escriure manualment números de pàgina o títols repetits crea punts de manteniment. Una estructura estable facilita revisió, traducció i actualització perquè cada apartat té una identitat reconeixible.
Documentació de referència: Customize or create new styles · Insert a table of contents · Number your headings.
Plantilles, formularis i consistència editorial
Una plantilla crea documents nous a partir d’una estructura predefinida. Pot incloure estils, seccions, text comú i controls de contingut, com camps de text, llistes o dates. El document resultant es desa separat de la plantilla de base.
En SST, una plantilla d’informe pot exigir objectiu, abast, evidència, conclusions i responsable. Això ajuda a detectar omissions, però un camp emplenat no demostra que l’observació sigui correcta. Les instruccions han de distingir contingut obligatori d’exemples que cal eliminar.
Assignar versió a la plantilla i responsable de manteniment. Quan canviï una secció comuna, decidir si afecta informes anteriors o només documents nous. Reutilitzar una còpia antiga pot arrossegar noms, dates o condicions aliens al cas actual.
Documentació de referència: Save a Word document as a template.
Taules, equacions i referències bibliogràfiques
Word disposa de taules i un editor d’equacions. També permet registrar fonts, inserir citacions i generar bibliografia. L’eina organitza referències, però no comprova que una font sostingui l’afirmació ni que l’edició sigui vigent.
Per a un informe tècnic, definir cada variable, unitat i criteri abans de presentar una fórmula. Diferenciar mesurament, càlcul i interpretació. Una taula hauria de tenir capçaleres clares i relacionar cada resultat amb origen, data i mètode.
La bibliografia ha de facilitar comprovació: autor o organisme, títol, data i localització pertinent. Si se cita una norma o guia, identificar la versió consultada. Abans d’emetre el document, revisar que les referències del cos coincideixin amb les entrades finals i no quedin marcadors provisionals.
Documentació de referència: Write an equation or formula · Create a bibliography, citations and references.
Imatges, WordArt i estabilitat de la pàgina
Les imatges es poden situar en relació amb el text amb opcions d’ajust. WordArt aplica efectes gràfics al text. Aquestes funcions enriqueixen el document, però requereixen revisar què passa quan canvia l’extensió d’un paràgraf o una taula.
Una fotografia de camp hauria d’incloure peu, context i, quan pertoqui, referència a l’observació. Evitar imatges amb text essencial il·legible en reduir-se. L’explicació ha de continuar sent entenedora amb ampliació o impressió en escala de grisos.
En documents llargs, comprovar que títols i paràgrafs relacionats es mantinguin junts i que les taules conservin capçaleres en continuar. Els salts manuals improvisats poden funcionar en una còpia i desajustar-se després de traduir. Revisar la versió final, no només la pantalla d’edició.
Documentació de referència: Wrap text around a picture in Word · Insert WordArt.
Coautoria, comentaris i control de canvis
La coautoria permet treballar conjuntament sobre un document compartit; el comportament en temps real depèn de versió i subscripció. El control de canvis registra modificacions per acceptar-les o rebutjar-les. Els comentaris serveixen per discutir propostes i són un mecanisme diferent de les revisions.
Acordar un protocol: qui redacta, qui valida el contingut tècnic i qui prepara la còpia final. Els comentaris haurien d’expressar dubte i conseqüència, per exemple si una instrucció és ambigua per a un torn concret. Resoldre una conversa no equival a aprovar tot el document.
Quan revisen diverses persones, assignar apartats o criteris per evitar decisions contradictòries. Conservar una còpia interna amb el procés de revisió i una versió de distribució identificada. L’edició simultània facilita col·laboració, però necessita regles de tancament.
Documentació de referència: Collaborate with real-time co-authoring · Track changes in Word.
Correcció, llenguatge i lectura assistida
Microsoft Editor proposa correccions ortogràfiques, gramaticals i d’estil. Word també incorpora dictat i lectura immersiva en les edicions compatibles. Cal comprovar disponibilitat i comportament per a l’idioma i el compte utilitzats.
La correcció lingüística no substitueix precisió tècnica. Un terme acceptat pel diccionari pot ser inadequat en prevenció, i una frase més curta pot ometre una condició essencial. Un glossari compartit ajuda a alinear termes entre castellà, català i anglès.
En instruccions, preferir accions concretes i responsables identificables. Comprovar que la traducció conservi condicions, excepcions, unitats i seqüència. Llegir en veu alta pot revelar frases difícils, però la revisió final ha de considerar la tasca real i els destinataris.
Documentació de referència: Check grammar, spelling and more · Current Word web versus desktop feature comparison.
Accessibilitat i comprensió del document
El comprovador d’accessibilitat ajuda a identificar problemes durant l’elaboració. Encapçalaments, text alternatiu i estructura de lectura coherent formen part de la preparació accessible. Cal revisió humana: superar un comprovador no garanteix entendre una instrucció.
En una guia d’acollida, explicar el propòsit d’una imatge en lloc de repetir-ne el nom de fitxer. Utilitzar enllaços que indiquin destinació i evitar dependre només del color. Una taula s’ha de poder entendre recorrent les cel·les en ordre.
Provar amb ampliació i teclat, i demanar a algú aliè a la redacció que localitzi una resposta concreta. L’accessibilitat també implica vocabulari clar, exemples pertinents i absència d’informació contradictòria entre text, imatge i annex.
Documentació de referència: Make Word documents accessible.
Combinació de correspondència i reutilització
La combinació de correspondència uneix un document base amb una font de dades per produir còpies personalitzades. Spike permet reunir diversos fragments retallats i enganxar-los conjuntament. Són mecanismes diferents: un substitueix camps i l’altre reuneix contingut seleccionat.
En una campanya, el document base pot mantenir el missatge comú i variar centre, contacte o sessió. Abans de generar totes les còpies, comprovar un registre normal, un amb camps buits i un amb un nom llarg. Validar que ningú rebi dades d’una altra persona.
Reutilitzar contingut exigeix revisar vigència i context. Un paràgraf correcte en una instal·lació pot contenir condicions que no es compleixen en una altra. La plantilla estalvia repetició; comprovar aplicabilitat continua sent una tasca editorial.
Documentació de referència: Use mail merge to personalise letters · Use the Spike to cut and paste multiple items.
Macros i automatització documental
Les macros VBA automatitzen operacions dins de documents compatibles. Microsoft bloqueja per defecte determinades macros procedents d’Internet a Office per a Windows. Un fitxer amb codi requereix una decisió de confiança diferent d’un document només de text.
Una automatització útil podria aplicar una estructura aprovada o comprovar camps obligatoris. Ha de tenir propietari, versió i exemples de prova. Comprovar el resultat generat, especialment si modifica taules, enllaços o textos repetits.
Per distribuir un procediment ordinari, valorar si necessita codi executable. Una dependència innecessària complica manteniment i revisió. Quan calgui una macro, documentar entrades, canvis previstos i forma de recuperar una còpia anterior.
Documentació de referència: Internet macros blocked by default in Office for Windows.
Metadades, text ocult i protecció
L’Inspector de document permet cercar informació oculta i dades personals, com propietats o contingut de revisió. Word també ofereix protecció amb contrasenya. Restringir l’edició i controlar qui pot obrir un fitxer resolen necessitats diferents.
Abans de distribuir, treballar sobre una còpia i decidir quina informació s’ha de conservar. Un informe pot necessitar autor i data, però no comentaris interns o noms heretats d’una plantilla. Preservar l’historial de treball al repositori quan calgui.
La confidencialitat depèn del cicle complet: ubicació de l’original, permisos, enviament, còpies i conservació. Una contrasenya no evita que un destinatari autoritzat reprodueixi el que pot llegir. Definir audiència i minimitzar dades facilita una distribució coherent amb el propòsit.
Documentació de referència: Inspect hidden data and personal information · Protect a Word document with a password.
Copilot i edició assistida per IA
Copilot pot preparar esborranys, ampliar contingut i reformular text amb referències. La disponibilitat depèn de llicència, configuració i plataforma. Edit with Copilot, abans Agent Mode, incorpora canvis dins del document i es desplega gradualment; no tots els comptes tenen les mateixes funcions.
La documentació actual indica límits: l’edició assistida no pot acceptar o rebutjar revisions ni modificar comentaris. Per això, el circuit de revisió ha de continuar explícit. Una proposta fluida pot contenir xifres, citacions o condicions incorrectes.
En SST, aportar material aprovat i demanar una transformació delimitada, com aclarir una explicació conservant-ne les condicions. Comparar resultat i original, revisar referències i registrar canvis rellevants. No utilitzar una instrucció generada com a procediment operatiu sense validació.
Documentació de referència: Draft and add content with Copilot in Word · Edit with Copilot in Word: rollout and limitations.
Escriptori, navegador i cicle de suport
Word d’escriptori i Word per al web comparteixen edició, comentaris i col·laboració, però difereixen en eines avançades. La comparació actual de Microsoft reserva a l’escriptori funcions com combinació de correspondència i creació de bibliografia. Veure una funció conservada en un fitxer no significa poder-la editar a totes les plataformes.
El suport d’Office 2021 va acabar el 13 d’octubre de 2026. Que una instal·lació continuï obrint fitxers no significa que rebi correccions. En triar edició, considerar sistema operatiu, treball local, col·laboració i manteniment.
Per a un equip multilingüe, provar el document més exigent abans d’estandarditzar: taules, equacions, imatges i revisions. Acordar versió de lliurament i aplicació de comprovació redueix diferències entre el que s’aprova i el que consulta el lector.
Documentació de referència: Current Word web versus desktop feature comparison · Office 2021 support ended in October 2026.
Funcions històriques i lectura de documentació antiga
Alguns manuals esmenten AutoSummary, una funció retirada que no s’ha de confondre amb els resums actuals de Copilot. Microsoft Equation 3.0 també es va retirar el gener de 2018 i es va substituir per l’editor d’equacions modern.
Aquests canvis expliquen per què un document antic pot conservar objectes que necessiten tractament específic. Abans d’actualitzar una biblioteca, inventariar formats, macros i elements especials. Convertir un fitxer de prova i revisar contingut permet detectar pèrdues abans de processar el conjunt.
La conservació hauria d’atendre el valor documental: text editable per manteniment, còpia estable per consulta i evidència de l’estat aprovat. Una migració correcta preserva significat i traçabilitat, a més d’aconseguir que el fitxer s’obri.
Documentació de referència: Removed features and Office compatibility issues · Removal of Microsoft Equation 3.0 in January 2018.
Aplicacions concretes en SST
En seguretat i salut en el treball pot servir per elaborar procediments, informes i documents de consulta amb una estructura uniforme. L’aplicació potencial és facilitar la revisió del text i mantenir identificades les versions, mentre que la validesa tècnica i l’aprovació continuen corresponent a les persones responsables.
Altres usos proposats són redactar un informe de visita i mantenir una guia d’acollida amb seccions comunes entre centres. A l’informe interessa distingir observació, interpretació i acció acordada. A la guia, una plantilla ajuda a detectar apartats absents, però no demostra que una instrucció s’apliqui al lloc. Una taula de responsabilitats ha d’identificar una funció concreta, evitant fórmules vagues com «es procedirà».
Cas pràctic i comprovació del resultat
En el procediment de comunicació, parteix d’una còpia identificada com a esborrany. Estructura objectiu, abast, canal, informació mínima i seguiment amb estils d’encapçalament. Demana a cada revisor que expliqui en comentaris per què proposa canviar una condició, un responsable o un termini; així es pot avaluar l’efecte operatiu de la decisió.
Resol cada modificació amb la persona competent i prepara una còpia de distribució. Comprova que els dubtes no hagin quedat al text definitiu i que noms, enllaços i referències coincideixin. Fes una prova de consulta: algú que no hi hagi participat ha de trobar què fer i a qui adreçar-se. Finalment, obre el fitxer que realment rebrà, revisa salts, taules i enllaços i registra la versió aprovada al repositori definit.
Límits i condicions d’ús
Un fitxer ben presentat no acredita que estigui aprovat ni vigent. Defineix responsables i versions, revisa el document exportat i evita distribuir còpies desactualitzades. El control de canvis pot contenir informació interna: comprova quins comentaris i metadades acompanyen la còpia destinada a altres lectors.
Microsoft adverteix que la vista «Sense marques» només amaga les revisions: per retirar-les cal acceptar-les o rebutjar-les. Deixar de registrar canvis nous tampoc no les elimina. Abans de distribuir, revisa comentaris i propietats en una còpia, preservant l’historial intern necessari.
Documentació de referència: Accept or reject tracked changes.
Quan escollir-la i amb què complementar-la
Word encaixa quan importen documents extensos, revisió detallada i una maquetació controlada. Google Docs permet comparar un flux centrat en un document compartit en línia. PowerPoint serveix per explicar oralment un procediment, sense convertir les diapositives en la versió documental oficial.
Valora qui editarà, quin format necessita la persona receptora, com es conserva l’aprovació i qui actualitza les còpies. Prova un document amb taula i imatge reals abans de decidir el format de lliurament.
Preguntes freqüents
Amagar les marques elimina els canvis?
No. Les revisions continuen al fitxer fins que s’accepten o es rebutgen. Torna a obrir la còpia destinada a distribució i comprova’n l’estat.
Un títol gran equival a un encapçalament estructural?
No necessàriament. Els estils d’encapçalament fan que la jerarquia sigui recognoscible per a la navegació i les tecnologies de suport; la mida visual sola no aporta aquesta estructura.
Un document compartit és automàticament vigent?
No. La vigència requereix una decisió i un sistema de distribució. Identifica versió, responsable i ubicació de consulta perquè el lector pugui diferenciar l’esborrany del text aprovat.
