Quina informació connecta
L’article 37.3 del Reglament dels Serveis de Prevenció contempla antecedents, exploració i estudis vinculats als riscos. Afegeix descripció del lloc, permanència, riscos identificats i mesures adoptades, així com llocs anteriors quan es disposa d’aquesta informació.
Aquesta connexió permet interpretar un resultat dins del seu context laboral. Un llistat de proves sense informació del treball perd part de la seva utilitat. Convé que les actualitzacions distingeixin el conegut, el referit per la persona i la informació encara pendent.
Història sanitària i expedient de personal
La història ha de mantenir-se diferenciada de documents administratius com a contractes, vacances o assignació d’equips. També es distingeix de l’informe de conclusions que permet a l’empresa adoptar mesures preventives.
Una pràctica organitzativa útil és definir quina informació aporta l’empresa al personal sanitari i quines conclusions rep. No n’hi ha prou amb crear una carpeta denominada confidencial si conserva permisos generals de recursos humans. La separació ha d’existir en accessos, funcions i circuits de comunicació.
Qui pot accedir
L’AEPD recorda que la condició de professional sanitari no permet consultar qualsevol història: l’accés ha de ser necessari per al seu treball. El personal administratiu sol pot accedir a les dades precises per a les seves funcions.
Assigna permisos segons necessitat i registra els accessos de manera adequada. Gestiona altes, substitucions i baixes de professionals. Quan un suport tecnològic intervé, aclareix responsabilitats i mesures de seguretat. Evita comptes compartits que impedeixin conèixer qui va consultar o va modificar una anotació.
Conservació i continuïtat
La Llei 41/2002 regula conservació, seguretat i documentació ordenada. El seu mínim general no ha de convertir-se en una regla automàtica d’esborrament: poden existir períodes superiors per normes autonòmiques, riscos específics o altres finalitats legítimes.
La finalització del contracte laboral tampoc determina per si sola l’eliminació. Defineix un calendari de conservació fonamentat. Davant un canvi de servei sanitari, organitza la continuïtat i el tractament de la documentació conforme a responsabilitats i bases jurídiques, sense lliurar-la indiscriminadament a l’empresa contractant.
Dret d’accés i correccions
La persona pot sol·licitar accés i còpia de la seva història conforme al règim sanitari i de protecció de dades, amb els límits legals relatius, entre altres aspectes, a tercers i anotacions subjectives. L’AEPD identifica al responsable del tractament com a destinatari de la sol·licitud.
Facilita un canal identificable i segur. Si es detecta una dada incorrecta, la gestió ha de conservar integritat i traçabilitat; corregir no significa reescriure silenciosament el passat. Les sol·licituds necessiten valoració conforme a la seva naturalesa i a la normativa aplicable.
Exemple hipotètic: canvi de lloc
Una persona passa d’una tasca administrativa a una altra amb exposició diferent. L’empresa comunica funcions i avaluació actualitzada al servei sanitari. Aquest incorpora la nova informació i determina les actuacions que corresponen.
Recursos humans rep les conclusions preventives necessàries, sense incorporar resultats clínics al seu expedient. Si canvia després el proveïdor sanitari, es prepara el circuit de continuïtat. L’historial d’exposició continua sent comprensible sense ampliar indegudament l’accés a informació mèdica.
