Com migrar a un nou programari PRL/SST sense perdre històrics ni evidències
Per Pablo Rodríguez
Migrar un programari PRL/SST significa traslladar informació que ha de continuar sent comprensible després del canvi. No n’hi ha prou amb carregar files: una mesura pot dependre d’una avaluació, un document de la seva versió i un expedient de l’entitat o centre al qual pertanyia quan es va generar.
El projecte necessita un criteri d’acceptació abans de començar. La fitxa de evidència digital en PRL explica per què el context d’un registre importa. L’objectiu de la migració és conservar la informació necessària, les seves relacions i les condicions de consulta acordades.
Fes un inventari del que existeix
Localitza bases de dades, fulls de càlcul, carpetes compartides, documents adjunts i arxius de sistemes anteriors. Per a cada origen, registra propietari, format, volum, període i sensibilitat. Afegeix si conté dades vigents, històrics o duplicats, i qui pot validar el seu significat.
Decideix què s’incorpora al sistema operatiu i què roman en un arxiu consultable. Aquesta decisió ha de respectar les obligacions de conservació aplicables i l’ús previst, sense copiar indiscriminadament tot. La fitxa de documentació preventiva ajuda a ordenar les categories que requereixen revisió.
Defineix correspondències i regles de transformació
Construeix una taula que relacioni cada camp d’origen amb la seva destinació. Inclou el significat, format, regla de transformació i tractament de valors buits. Un codi de centre ha de conservar una relació estable; canviar el seu nom no hauria de fer desaparèixer la ubicació històrica d’una actuació.
Distingeix estats semblants que no signifiquen el mateix. «Realitzada», «validada» i «tancada» poden representar moments diferents. Si el sistema de destí usa un altre model, documenta l’equivalència i conserva la dada original quan sigui necessari per a interpretar l’expedient.
Les dates també requereixen atenció: creació, execució, aprovació i venciment no són intercanviables. Comprova zona horària quan hi hagi registres amb hora i operacions internacionals. Tota transformació ha de poder explicar-se a l’equip responsable, no quedar amagada en una importació.
Prova relacions i documents, a més de quantitats
Selecciona un conjunt representatiu amb registres antics, recents, incomplets i complexos. Inclou canvis de centre, documents amb diverses versions i mesures relacionades amb més d’una actuació. Utilitza un entorn de prova amb permisos adequats i comprova el recorregut complet.
- Conciliació: compara quantitats per entitat, centre, tipus i període, explicant diferències.
- Integritat: verifica identificadors, referències i associacions entre registres.
- Documents: obre adjunts i comprova que corresponen a l’expedient i versió correctes.
- Accés: prova perfils autoritzats i restriccions que han de mantenir-se.
- Utilitat: demana a un usuari localitzar un cas i entendre la seva seqüència de decisions.
Un total coincident no prova que tot estigui bé. Dos documents intercanviats poden mantenir el nombre d’arxius i, així i tot, alterar l’evidència disponible.
Prepara la transició de treball
Acorda quan es realitza l’extracció final, quins canvis poden produir-se mentre s’importa i com s’incorporaran. Defineix un punt de control per a decidir si l’equip comença a treballar en el nou sistema. El responsable d’acceptació ha de disposar de resultats de prova i d’una llista d’incidències pendents.
Un pla de reversió explica com continuar si la posada en marxa falla. Ha d’identificar la informació creada durant la transició, el sistema que serà referència i les persones que comunicaran la decisió. Mantenir tots dos sistemes editables sense regles clares afavoreix versions contradictòries.
Un exemple de validació útil
Imagina una avaluació històrica vinculada a una mesura que es va tancar després d’un trasllat de centre. La prova ha de permetre recuperar l’avaluació, comprovar el centre original, consultar el canvi i obrir l’evidència de tancament. És un exemple il·lustratiu que obliga a revisar relacions, no sols columnes.
La informació de salut necessita permisos i tractament específics. Revisa la fitxa de protecció de dades de salut en SST per a separar necessitats operatives d’informació clínica i delimitar qui intervé en la migració.
Integra aquestes tasques en el pla d’implantació i en el pressupost total del programari. En estudiar el programari PRL de Sabentis, sol·licita que la proposta de migració especifiqui abast, responsabilitats, exclusions i evidències d’acceptació.
Llista pràctica per a l’acta d’acceptació de la migració
Prepara una acta breu que expliqui quina informació es va rebre, què es va comprovar i què va quedar fora. Així podràs defensar l’acceptació sense dependre del record de l’equip implantador.
- Conserva un inventari datat dels arxius d’origen i del lliurament rebut, amb un responsable de la seva custòdia.
- Inclou una relació de registres rebutjats i decideix la seva correcció, arxiu o exclusió justificada abans del tancament.
- Prova cerques amb noms antics, caràcters accentuats i documents que hagin canviat d’ubicació durant el projecte.
- Confirma que els permisos temporals de l’equip migrador tenen data de retirada i que les còpies de treball estan controlades.
- Documenta com es localitzarà l’històric que roman fora del nou sistema i qui mantindrà aquest accés.
Preguntes freqüents sobre migració d’històrics preventius
És millor migrar tot l’històric al nou programari?
No necessàriament. Primer distingeix la informació necessària per a operar de la que ha de conservar-se com a arxiu consultable. La decisió depèn de l’ús i de les obligacions aplicables a cada categoria. Un arxiu separat pot ser vàlid si conserva integritat, context i accés per a les persones autoritzades.
N’hi ha prou amb comparar el nombre de registres importats?
No. Les quantitats ajuden a conciliar, però no detecten per si soles documents intercanviats, dates mal interpretades o vincles trencats. Combina la comparació global amb proves d’expedients complets i casos excepcionals, conservant una explicació de les diferències i de les incidències acceptades.
Es pot usar una còpia real per a provar la migració?
Només amb una necessitat justificada i les condicions de protecció corresponents. Valora primer dades fictícies o adequadament anonimitzats. Si fan falta dades personals reals, delimita qui accedeix, on s’allotgen, per a què s’utilitzen i quan s’eliminen les còpies de prova.
Quan ha de cancel·lar-se l’accés al sistema anterior?
Després de comprovar la informació migrada i resoldre com es consultarà el que romangui en arxiu. Acorda la transició i les condicions contractuals abans de cancel·lar. Evita prolongar accessos innecessaris, però no perdis l’única via de recuperar evidències encara no validades o transferides.
Normativa i fonts consultades
- Unió Europea: Reglament General de Protecció de Dades: articles 5, 28 i 32: principis del tractament, encàrrec i seguretat quan s’aplica el marc europeu.
- Colòmbia: Llei 1581 de 2012 sobre protecció de dades: article 4: qualitat, accés restringit, seguretat i confidencialitat de dades personals a Colòmbia. Els terminis de conservació requereixen revisar a més la normativa específica.
Fonts consultades el 6 d’octubre de 2026. Les llistes i exemples són propostes pràctiques d’aplicació.
