Necessites programari PRL si ja tens un servei de prevenció aliè?

Per Pablo Rodríguez

Tenir un servei de prevenció aliè resol una part essencial de l’organització preventiva. L’empresa rep assessorament i activitats tècniques segons el concert, però després ha de portar les decisions a la seva operació. Aquí apareix la pregunta sobre el programari: com coordinar mesures, responsables, terminis i evidències entre el servei i els equips interns.

No totes les empreses necessiten afegir una altra eina. La decisió depèn del que ja permeti el portal del servei, la complexitat de l’organització i els problemes de seguiment existents. Convé començar revisant el treball pendent, abans de comparar aplicacions.

Quines responsabilitats segueixen en l’empresa

L’article 14.4 de la Llei de Prevenció de Riscos Laborals estableix que recórrer a entitats especialitzades no eximeix a l’empresari del seu deure de protecció. El Reglament dels Serveis de Prevenció regula el concert i l’abast de les actuacions assumides pel servei, que també té les seves responsabilitats professionals.

Per tant, el punt de partida és revisar el contracte real: especialitats, centres, actuacions, seguiment i exclusions. La fitxa de servei de prevenció ajuda a entendre aquest marc. Evita assignar al proveïdor tasques que no s’han concertat o donar per resolta l’execució interna perquè existeix un informe.

De l’informe tècnic a una mesura executada

Imagina, com a exemple il·lustratiu, que una avaluació proposa millorar la separació entre vianants i vehicles en un magatzem. El servei analitza el risc i proposa actuacions dins del seu abast. L’empresa ha d’organitzar la decisió, els recursos i l’execució amb les persones competents.

Per a seguir aquest treball, cada mesura necessita identificar l’informe d’origen, responsable, prioritat, termini i evidència. El tancament requereix una comprovació adequada, que pot implicar el servei quan correspongui. Una fotografia d’una obra acabada pot ser part de l’evidència, però no respon per si sola a totes les qüestions tècniques.

La fitxa de planificació de l’activitat preventiva desenvolupa la relació entre risc, actuació i seguiment. El programari pot ser l’espai on l’empresa organitza aquest recorregut, si la solució contractada cobreix les necessitats definides.

Quan pot aportar una eina pròpia

El valor augmenta quan diversos departaments participen, existeixen centres amb responsables distints o es reben documents de diferents especialistes. També quan una actuació afecta a manteniment, compres, formació i comandaments, i ningú disposa d’una visió conjunta del pendent.

Abans de comprar, comprova si l’eina actual permet assignar tasques, seguir canvis, limitar accessos i recuperar informació útil. Si ja resol aquests processos amb un ús sostenible, incorporar un altre sistema pot afegir duplicació. Si falta coordinació interna, defineix aquest problema com a abast de compra.

Acorda una forma de col·laboració

• Font documental: determina on es conserva la versió tècnica vigent i com s’identifica.
• Responsables: distingeix qui recomana, aprova recursos, executa i verifica.
• Canvis: defineix com comunicar noves tasques, equips, incidents o modificacions de centres.
• Accés: limita la informació compartida al necessari per a cada intervenció.
• Seguiment: fixa un moment per a revisar mesures pendents i consultes tècniques.

No pressuposis que existeix una integració entre aplicacions. Si es proposa intercanvi de dades, ha de concretar-se format, freqüència i responsabilitat d’actualització. Si el procediment és manual, documenta qui realitza la càrrega i com evita que apareguin versions contradictòries.

La fitxa de evidència digital en PRL ajuda a definir què conservar del procés. L’historial de decisions i execució hauria de permetre entendre l’ocorregut fins i tot quan canvia la persona responsable o es modifica el proveïdor del servei.

Una demostració centrada en el teu model preventiu

Porta a la demo un cas fictici amb una recomanació tècnica i dos departaments implicats. Demana recórrer l’assignació, el canvi de termini, l’aportació d’evidència i la consulta de l’estat. Revisa què veurà el servei extern i quina informació es reserva a l’empresa.

Relaciona aquesta decisió amb el cost total de l’eina i el pla d’implantació. En explorar el programari PRL de Sabentis, explica la teva modalitat preventiva i l’abast del servei contractat. La proposta serà més útil si mostra com facilitar la coordinació i l’execució que la teva organització necessita gestionar.

Llista pràctica per a coordinar empresa i servei de prevenció

Abans d’incorporar una altra eina, revisa com es resoldran els punts de lliurament entre el servei extern i l’empresa. Aquesta comprovació ajuda a prevenir tasques sense propietari i versions contradictòries.

• Tria una recomanació recent i comprova que algú dins de l’empresa ha acceptat gestionar la seva execució.
• Identifica quines modificacions del treball han de comunicar-se al servei i qui pot sol·licitar una revisió tècnica.
• Aclareix com es corregeix una interpretació dubtosa de l’informe sense alterar unilateralment el document emès per l’especialista.
• Comprova que una substitució temporal del tècnic o del comandament permet continuar el seguiment amb accés als antecedents necessaris.
• Revisa quina informació i tasques hauran de transferir-se si canvia el servei de prevenció, incloent-hi les mesures que encara estiguin obertes.

Preguntes freqüents sobre programari i servei de prevenció aliè

Contractar el servei extern permet delegar tota la prevenció?

No. L’article 14.4 de la Llei de Prevenció manté el deure empresarial de protecció encara que es recorri a entitats especialitzades. El servei té les seves pròpies obligacions dins del concert. El programari ha de reflectir aquesta distribució, sense donar per executades les mesures simplement perquè es va rebre assessorament.

És obligatori utilitzar el programa del servei de prevenció?

L’existència d’un concert no determina per si sola una aplicació única per a tota la gestió interna. Revisa les condicions acordades i la forma d’intercanvi. Pots valorar una eina pròpia si millora la coordinació, evitant que dos sistemes mantinguin versions distintes de la mateixa mesura.

Qui pot tancar una mesura procedent d’un informe tècnic?

Ha d’estar definit en el procediment segons la naturalesa de la mesura i les competències necessàries per a comprovar-la. Un responsable operatiu pot aportar evidències, però alguns tancaments requereixen valoració tècnica. La configuració del programari hauria de respectar aquesta distribució i conservar qui va realitzar cada comprovació.

Què convé conservar quan es canvia de proveïdor preventiu?

Els informes i registres necessaris, el seu context i les actuacions pendents, respectant les obligacions de conservació i accés. Prepara un inventari i un responsable de transferència. La informació sanitària requereix tractament específic; no ha d’incorporar-se indiscriminadament a l’arxiu accessible per a comandaments o personal administratiu.

Normativa i fonts consultades

• Llei 31/1995 de Prevenció de Riscos Laborals: Espanya, articles 14, 22 i 23: deure empresarial, confidencialitat en la vigilància de la salut i documentació preventiva.
• Reial decret 39/1997: Reglament dels Serveis de Prevenció: Espanya, article 20: contingut del concert amb el servei de prevenció aliè i delimitació d’actuacions assumides.

Fonts consultades el 6 d’octubre de 2026. Les llistes i exemples són propostes pràctiques d’aplicació.