Microsoft Excel

Què és Microsoft Excel i quin tipus d’eina és

Microsoft Excel és una aplicació de full de càlcul desenvolupada per Microsoft. Combina una graella de dades, un motor de càlcul, eines de visualització i mecanismes d’importació i automatització. S’utilitza per elaborar pressupostos, conciliar informació, planificar i analitzar dades en treballs que requereixen relacionar informació amb regles explícites. Forma part de l’ecosistema de Microsoft 365 i també es distribueix en edicions d’Office de compra única.

La unitat de treball és el llibre, que conté fulls. Una cel·la pot emmagatzemar text, un nombre o una fórmula; el format en controla la presentació. Aquesta diferència és essencial: mostrar un valor amb dos decimals no implica necessàriament haver arrodonit la dada utilitzada en el càlcul. Tampoc convertir un interval en una taula transforma automàticament el fitxer en una base de dades amb controls d’integritat.

En seguretat i salut en el treball (SST), Excel és un instrument general de suport. Permet organitzar registres i desenvolupar anàlisis entenedores, però no aporta automàticament el criteri preventiu, la qualitat de les observacions ni l’aprovació d’una decisió.

Documentació de referència: Microsoft: Microsoft Excel · Microsoft Support: Overview of formulas in Excel · Microsoft Support: Difference between Microsoft 365 and Office 2024.

Origen, desenvolupament i etapes principals

Microsoft va comercialitzar Excel per a Macintosh el setembre de 1985. La versió per a Windows va arribar el 1987; el 1989 també hi havia una edició per a OS/2. Per tant, no va néixer com una aplicació exclusiva de Windows. La seva evolució aplega canvis d’interfície, capacitat, programació i connexió amb altres fonts.

• 1993: VBA. Microsoft situa en aquell any la incorporació de Visual Basic per a Aplicacions a Excel. L’automatització va passar a disposar d’un llenguatge per desenvolupar procediments i solucions sobre l’aplicació, diferent de les macros XLM de generacions anteriors.
• Excel 2007: interfície, formats i escala. La cinta d’opcions va reorganitzar les ordres. La graella va passar de les 65.536 files i 256 columnes d’Excel 97–2003 a 1.048.576 files i 16.384 columnes. Els formats moderns XLSX i XLSM van separar els llibres sense codi VBA dels habilitats per a macros. Desar en un format antic podia fer perdre dades o funcions.
• Excel 2010: més anàlisi. Microsoft va documentar el 2010 els minigràfics que caben dins d’una cel·la i PowerPivot, associat a la generació SQL Server 2008 R2. Aquesta etapa va ampliar les possibilitats de representar sèries i treballar amb models analítics més enllà d’una taula plana.
• 2015: Power Query integrat a Excel 2016. L’anunci de setembre de 2015 va explicar el pas del complement per a Excel 2010/2013 a la funció nativa Obtenir i transformar. Importar i preparar dades es va integrar en l’experiència de la pestanya Dades.
• 2018: anunci de matrius dinàmiques. Microsoft va anunciar al setembre la nova manera de retornar diversos valors des d’una fórmula. El canvi també va introduir qüestions de compatibilitat amb fórmules i llibres creats abans d’aquesta capacitat.
• 2023: IA i Python. Microsoft va anunciar Microsoft 365 Copilot, incloent-hi Excel, al març, inicialment amb proves limitades. A l’agost va presentar la versió preliminar pública de Python en Excel. Són fites de presentació, no dates de disponibilitat universal per a tots els comptes.
• Excel 2024 i Microsoft 365. Excel 2024 aplega funcions de text i matrius, LAMBDA i millores d’imatges, gràfics i accessibilitat. L’edició de compra única conviu amb Microsoft 365, que rep evolució funcional mitjançant subscripció.

La comparació de versions ha d’atendre la capacitat que necessita el llibre. El nom del producte, el número intern de versió i el canal d’actualització no són equivalents. Tampoc s’ha de suposar que Windows, Mac, web i mòbil incorporen cada novetat al mateix temps.

Documentació de referència: Microsoft Learn: The History of Microsoft, 1985 · Microsoft Learn: The History of Microsoft, 1987 · Microsoft Learn: The History of Microsoft, 1989 · Microsoft Source (1996): Availability of Visual Basic, Applications Edition · Microsoft Support: Working with Excel 4.0 macros · Microsoft Support: Worksheet compatibility issues · Microsoft MSDN Magazine (2007): Using RibbonX from Visual Basic · Microsoft Support: File formats that are supported in Excel · Microsoft Source: Excel 2010 product archive · Microsoft Blog (2015): Integrating Power Query technology in Excel 2016 · Microsoft Support: Excel functions that return ranges or arrays · Microsoft Source (2023): Introducing Microsoft 365 Copilot · Microsoft 365 Blog (2023): Introducing Python in Excel · Microsoft Support: What is new in Excel 2024 for Windows and Mac · Microsoft Support: Difference between Microsoft 365 and Office 2024.

Com funciona: dades, fórmules i estructura del llibre

Una fórmula combina referències, operadors, constants i funcions. La referència relativa es desplaça quan es copia; una referència absoluta, com ara $B$1, manté la posició. Abans d’estendre un càlcul a centenars de files, convé comprovar quines parts han de variar. La sintaxi visible, els noms de les funcions i els separadors poden dependre de l’idioma i de la configuració regional: cal provar la fórmula a l’entorn on s’utilitzarà.

Les taules d’Excel aporten capçaleres, filtres i referències estructurades. Un disseny útil separa entrades originals, transformacions, paràmetres i resultats. Per exemple, una taula d’accions conté una fila per acció i un identificador estable; la data de tall de l’informe es desa com a paràmetre visible. Això permet entendre què representa cada fila i reconstruir el càlcul.

Recalcular fórmules i actualitzar dades externes són processos diferents. El primer avalua dependències dins del llibre; el segon torna a consultar una font. Un resultat es pot haver recalculat correctament a partir de dades antigues. Per evitar aquesta ambigüitat, l’informe hauria de mostrar la data de les dades, la data d’actualització i el període analitzat.

Documentació de referència: Microsoft Support: Overview of formulas in Excel · Microsoft Support: Overview of Excel tables · Microsoft Support: Change formula recalculation, iteration, or precision in Excel · Microsoft Support: About Power Query in Excel.

Funcions, taules dinàmiques, gràfics i models de dades

Les funcions permeten sumar, comptar, cercar, transformar text i operar amb dates. Les matrius dinàmiques poden retornar diversos resultats a partir d’una sola fórmula i ocupar cel·les contigües. Si aquest espai està bloquejat, el resultat no s’expandeix. Les fórmules amb desbordament es col·loquen fora de les taules, encara que en poden utilitzar les columnes com a entrada. LAMBDA permet definir funcions reutilitzables dins del llibre en versions compatibles.

Una taula dinàmica agrupa registres i calcula resums sense modificar la font. Triar suma, recompte o mitjana canvia la pregunta que es respon. Si una columna numèrica conté text, el resum pot acabar comptant registres quan s’esperava sumar imports. Cal actualitzar la taula dinàmica quan canvia l’entrada i comprovar el detall que explica cada total.

El model de dades relaciona taules; Power Pivot afegeix eines per treballar amb aquest model i els seus càlculs. És diferent de copiar totes les columnes en un únic full. Per exemple, una taula d’accions es pot relacionar amb un catàleg de centres, sempre que els identificadors siguin coherents. Un gràfic converteix els resultats en una representació visual; l’escala, els filtres i les unitats continuen sent decisions de l’autor. Un eix truncat o una suma de percentatges pot generar una lectura enganyosa encara que el gràfic es dibuixi sense errors.

Per explorar supòsits hi ha escenaris, taules de dades i Cerca d’objectiu. Solver planteja una altra pregunta: quins valors d’unes variables optimitzen una cel·la objectiu respectant restriccions. Les eines d’anàlisi afegeixen procediments estadístics. Aquestes funcions no trien per si soles un model vàlid: una restricció omesa pot fer que una solució matemàtica no sigui realitzable. En planificació preventiva, un estalvi estimat no justifica eliminar una mesura necessària.

La tria del gràfic depèn de la pregunta: columnes per comparar categories, línies per a una evolució i dispersió per relacionar dues variables numèriques. Un histograma mostra la distribució per intervals. Abans d’interpretar-lo, cal saber què representa cada punt, com s’han tractat els valors absents i si les unitats són comparables.

LAMBDA també permet expressar funcions recursives. Microsoft Research descriu el llenguatge de fórmules ampliat com a complet en el sentit de Turing: una propietat teòrica del que pot expressar, no una promesa de recursos infinits, rapidesa o correcció de qualsevol llibre.

Documentació de referència: Microsoft Support: Dynamic array formulas and spilled array behavior · Microsoft Support: What is new in Excel 2024 for Windows and Mac · Microsoft Support: Create a PivotTable to analyze worksheet data · Microsoft Support: Create a Data Model in Excel · Microsoft Support: Introduction to What-If Analysis · Microsoft Support: Use the Analysis ToolPak · Microsoft Support: Define and solve a problem by using Solver · Microsoft Support: Available chart types in Office · Microsoft Research: LAMBDA, the ultimate Excel worksheet function.

Power Query, fonts externes i intercanvi de dades

Power Query organitza la importació i preparació d’informació com una seqüència de passos que es pot tornar a executar. Permet treballar amb fitxers i altres orígens, transformar columnes i combinar conjunts. Els connectors i les seves possibilitats varien segons l’edició i la plataforma; un llibre preparat en un equip s’ha de comprovar a l’entorn que l’haurà d’actualitzar.

L’entrada d’una consulta hauria de conservar la procedència. Si es combinen fitxers mensuals, convé incloure el nom del fitxer, el període i una clau de registre. Abans de combinar dues taules s’ha de definir la relació esperada: una coincidència múltiple pot multiplicar files i augmentar un total sense que hi hagi operacions reals noves. La validació consisteix a conciliar registres, claus i quantitats abans i després de cada transformació rellevant.

Una connexió no garanteix accés permanent, actualització automàtica ni estabilitat de l’esquema. Un canvi de nom de columna, de credencials o de tipus de dada pot alterar el procés. Per això és útil generar també una taula d’excepcions: dades rebutjades, identificadors desconeguts o dates que no s’han pogut interpretar.

Documentació de referència: Microsoft Support: About Power Query in Excel · Microsoft Support: Create a Data Model in Excel · Microsoft Learn: What is Power Query?.

Formats de fitxer, exportació i conservació

• XLSX: format modern basat en XML que no emmagatzema codi VBA.
• XLSM: llibre habilitat per a macros; el contingut executable necessita una revisió específica.
• XLSB: format binari de llibre, diferent de l’antic XLS.
• XLS, XML Spreadsheet i formats de plantilla o complement: corresponen a generacions i usos diferents; les extensions no són intercanviables.
• CSV i ODS: permeten intercanviar informació, amb possibles pèrdues o diferències respecte del llibre original.

Un CSV representa dades delimitades, no un llibre complet amb tots els fulls, fórmules, permisos i presentació. Cal acordar amb el sistema receptor el separador, la codificació i el tractament de les dates. Exportar el resultat visible no equival a lliurar un model reproduïble. Per conservar una anàlisi convé desar el llibre, una còpia identificada de les entrades i una explicació dels paràmetres utilitzats.

La prova d’interoperabilitat consisteix a tornar a obrir el fitxer exportat al programa de destinació i contrastar una mostra d’identificadors, dates, decimals i totals. També s’han de revisar les rutes dels fitxers vinculats i els noms que utilitzen les automatitzacions. Un canvi de carpeta pot deixar un llibre aparentment correcte connectat a un origen que ja no s’actualitza.

Els límits de desament també importen: Microsoft documenta problemes quan la ruta completa i el nom superen 218 caràcters en els casos descrits d’Excel. No es tracta només de la longitud del nom visible. En distribuir un llibre, cal comprovar-ne l’obertura i el desament a la ubicació de destinació.

Documentació de referència: Microsoft Support: File formats that are supported in Excel · Microsoft Learn: Troubleshoot errors when saving Excel workbooks.

Automatització: VBA, Office Scripts, Python i Copilot

VBA automatitza tasques a l’Excel d’escriptori i permet treballar amb el model d’objectes de l’aplicació. Office Scripts s’orienta a automatitzacions en entorns compatibles i es pot integrar amb Power Automate. Els permisos, l’execució i la cobertura de funcions són diferents: pujar un fitxer al núvol no fa que una macro d’escriptori passi a funcionar al navegador. Els complements amplien Excel, però els complements web i els components d’escriptori tampoc tenen el mateix abast.

Python en Excel executa el codi en un contenidor aïllat de Microsoft Cloud i pot retornar resultats al llibre. No equival a executar un entorn Python local amb accés lliure a l’ordinador o a la xarxa. Aquesta arquitectura importa quan es decideix quines dades s’envien, quines biblioteques calen i quines dependències tindrà l’anàlisi.

Copilot incorpora assistència d’IA per a tasques de creació i anàlisi segons l’accés disponible. Una fórmula suggerida o un resum generat s’han de tractar com a resultats que cal comprovar. El criteri d’acceptació pot ser concret: comparar amb exemples coneguts, comprovar les files excloses i explicar les regles abans d’aplicar-les a dades reals. L’automatització redueix repeticions; no determina per si mateixa quina decisió preventiva és correcta.

Els fitxers heretats també poden contenir macros Excel 4.0 o XLM; Microsoft recomana migrar-les a VBA. L’automatització d’escriptori es pot relacionar amb altres aplicacions mitjançant tecnologies com COM i OLE. Convé inventariar aquestes dependències abans de traslladar un llibre a Mac o al navegador, perquè no n’hi ha prou amb conservar l’extensió.

L’enregistrador de macros converteix una seqüència d’accions en codi que es pot revisar a l’editor de Visual Basic. És un punt de partida per automatitzar el format o la preparació de dades; no interpreta la intenció de qui treballa. Abans de repetir-lo, cal comprovar intervals, referències i efectes en una còpia de prova. Una funció personalitzada i un procediment que modifica cel·les tenen papers diferents.

Documentació de referència: Microsoft Learn: Differences between Office Scripts and VBA macros · Microsoft Support: Data security and Python in Excel · Microsoft: Microsoft Excel · Microsoft Support: Working with Excel 4.0 macros · Microsoft Support: Get started with Copilot in Excel · Microsoft Support: Automate tasks with the Macro Recorder.

Edicions, plataformes, llicència i col·laboració

Excel s’ofereix per a Windows, macOS, navegador i aplicacions per a iOS i Android. Microsoft 365 funciona amb subscripció; Office 2024 ofereix compra única i no incorpora automàticament les noves funcions de les edicions següents. L’edició web permet usos gratuïts amb un compte Microsoft, mentre que les funcions avançades i empresarials depenen del producte contractat. Excel és programari comercial de Microsoft, no un projecte de codi obert.

L’aplicació d’escriptori pot treballar amb fitxers locals sense connexió permanent, tot i que l’activació, les actualitzacions, les fonts externes i els serveis connectats requereixen les condicions corresponents. L’antic Excel Viewer està retirat. Per revisar un fitxer convé utilitzar una aplicació vigent, amb capacitat suficient per a les seves funcions.

La col·laboració en un llibre compartit pot evitar múltiples còpies per correu, però necessita regles d’edició i accés. Abans d’adoptar un flux entre Windows, Mac, web i mòbil, cal provar el llibre real: fórmules, consultes, macros, complements, gràfics i permisos. Que un fitxer s’obri no demostra que es pugui actualitzar o executar de la mateixa manera en totes les plataformes.

Documentació de referència: Microsoft Support: Difference between Microsoft 365 and Office 2024 · Microsoft: Microsoft Excel · Microsoft Support: Supported versions of the Office viewers · Microsoft Learn: Differences between Office Scripts and VBA macros · Microsoft Support: Collaborate on Excel workbooks at the same time · Microsoft Support: Differences between using a workbook in the browser and in Excel.

Límits de mida, precisió i fiabilitat estadística

La graella actual admet 1.048.576 files i 16.384 columnes per full; una cel·la pot contenir fins a 32.767 caràcters. La capacitat pràctica també depèn de la memòria, les fórmules, les connexions i la complexitat. Aquests màxims no són una recomanació de disseny. Un llibre que triga massa a actualitzar-se o que només entén el seu creador pot ser inadequat molt abans d’arribar al límit físic.

Excel treballa amb una precisió numèrica de 15 dígits significatius. Els identificadors llargs s’han de conservar com a text si els dígits tenen significat, perquè no són quantitats que calgui calcular. El mode de càlcul manual pot deixar resultats pendents. L’opció de precisió segons el que es mostra modifica els valors desats i no s’ha de confondre amb aplicar un format de pantalla.

La recerca de McCullough i Heiser publicada el 2008 va detectar problemes d’exactitud en procediments estadístics d’Excel 2007. És evidència sobre aquella versió i aquells assajos, no una avaluació de l’Excel actual. En una anàlisi sensible, cal verificar el procediment amb conjunts de referència, supòsits explícits i resultats independents. Veure molts decimals no acredita exactitud, adequació del mètode ni qualitat de la mostra.

Un cas històric diferent va ser l’error de presentació d’Excel 2007: determinats càlculs propers a 65.535 podien mostrar-se com 100.000. L’anàlisi original de Chris Lomont i la correcció KB 943075 d’octubre de 2007 permeten distingir visualització i càlcul. Es documenta com una incidència històrica corregida, no com un defecte atribuït a la versió actual.

També hi ha límits específics de cada funció. Microsoft documenta problemes de VLOOKUP amb valors de cerca de més de 255 caràcters. Una nota antiga sobre MOD descrivia errors amb determinats quocients grans; no en prova la vigència en totes les versions actuals. Convé provar el rang real d’entrades, a més d’exemples petits que donen resultats correctes.

Documentació de referència: Microsoft Support: Excel specifications and limits · Microsoft Support: Change formula recalculation, iteration, or precision in Excel · McCullough y Heiser (2008): On the accuracy of statistical procedures in Microsoft Excel 2007 · Chris Lomont: Original analysis of the Excel 2007 formatting bug · Microsoft KB 943075, conserved in the unofficial PKI Solutions archive · Microsoft KB 119083, conserved in the unofficial PKI Solutions archive · Microsoft Support: Correct a VALUE error in VLOOKUP.

Dates, conversions automàtiques i identificadors

Excel utilitza sistemes de dates basats en 1900 o 1904; entre tots dos hi ha una diferència de 1.462 dies. Quan es reutilitzen llibres històrics, s’ha de comprovar el sistema d’origen i el de destinació. A més, per compatibilitat històrica, el sistema de 1900 conserva un dia de traspàs inexistent al febrer d’aquell any. Aquest detall afecta determinats càlculs històrics i no significa que tots els anys de traspàs es calculin incorrectament.

Un altre risc és que un identificador es converteixi en data, nombre o notació científica. Microsoft documenta opcions per controlar diverses conversions automàtiques, però cal comprovar-ne l’efecte en el procés concret d’importació. L’estudi de Ziemann, Eren i El-Osta de 2016 va mostrar errors de conversió de noms de gens en material científic. Aquesta troballa il·lustra un mecanisme d’error; no mesura la qualitat de tots els fitxers d’Excel.

En SST, el mateix principi de control és útil per a codis de centre, equips o referències documentals: definir-los com a text, conservar els zeros inicials i comparar una mostra amb l’origen. Per a les dates, cal especificar el format i la zona temporal quan correspongui; una cadena com 03/04 es pot interpretar de manera diferent segons la configuració regional.

Les dates anteriors a l’inici del sistema admès requereixen una representació i un mètode explícits; escriure una data antiga com a text no la converteix en una data nativa apta per restar dies. Això importa quan es reconstrueixen sèries històriques o s’importen fitxers d’altres sistemes.

Documentació de referència: Microsoft Support: Date systems in Excel · Microsoft Learn: Excel incorrectly assumes that 1900 is a leap year · Microsoft Support: Data import and analysis options in Excel · Ziemann, Eren y El-Osta (2016): Gene name errors are widespread in the scientific literature · Microsoft Support: Excel specifications and limits.

Protecció, privacitat i control de canvis

Microsoft distingeix la protecció d’un full de la seguretat del fitxer: bloquejar cel·les evita determinades modificacions, però no substitueix el control d’accés. Una contrasenya de full, una autorització de lectura i el xifratge d’un fitxer resolen problemes diferents. Les macros i els complements requereixen una atenció especial perquè poden executar accions amb un abast diferent del d’una fórmula.

En un registre preventiu convé separar el detall personal de l’informe agregat. Abans de compartir-lo, cal revisar fulls ocults, comentaris, connexions i dades conservades dins del llibre; ocultar una columna no equival a eliminar-la. El destinatari ha de rebre només el nivell de detall que necessita per treballar.

La validació de dades pot limitar entrades directes, però copiar o emplenar cel·les pot eludir determinats avisos. Per això, una llista desplegable s’ha d’acompanyar de comprovacions del conjunt rebut. També convé identificar el responsable del model, la versió aprovada, l’origen de les dades i els canvis rellevants. Aquests controls proposats ajuden a revisar el treball; no converteixen el fitxer en una garantia de compliment.

Documentació de referència: Microsoft Support: Protect a worksheet · Microsoft Learn: Differences between Office Scripts and VBA macros · Microsoft Support: More on data validation.

Usos generals, comunitat i lectura crítica

Excel és adequat per elaborar pressupostos, conciliar operacions, comparar escenaris i explorar dades perquè reuneix entrada, càlcul i presentació en un mateix entorn. Aquesta proximitat permet iterar ràpidament; també facilita que una decisió implícita quedi amagada dins d’una fórmula. Un bon full explica els supòsits amb la mateixa cura amb què presenta els resultats.

La comunitat també l’utilitza per a competicions, jocs, art i altres creacions. Microsoft documenta el campionat mundial d’Excel a la seva retrospectiva de 2025. Aquests usos mostren la flexibilitat del producte, encara que una història corporativa no constitueix una avaluació independent de la seva exactitud, seguretat o superioritat.

Les investigacions sobre conversions de dades i exactitud estadística aporten una perspectiva diferent: una eina estesa també necessita verificació. Cal distingir els defectes d’una versió concreta, els límits inherents al format i els errors del model construït per l’usuari. Cadascun requereix una resposta diferent.

Documentació de referència: Microsoft Signal: Microsoft Excel celebrates 40 years · Ziemann, Eren y El-Osta (2016): Gene name errors are widespread in the scientific literature · McCullough y Heiser (2008): On the accuracy of statistical procedures in Microsoft Excel 2007.

Aplicacions raonades en seguretat i salut en el treball

Els usos següents són propostes de treball de Sabentis, no funcions preventives automàtiques ni plantilles certificades. La seva utilitat depèn de la definició dels registres, dels criteris d’interpretació i de la revisió professional.

• Seguiment d’accions: reunir identificador, centre, responsable, termini, estat i evidència permet detectar retards. El tancament ha de dependre d’una comprovació acordada; canviar el color d’una cel·la no demostra que la mesura estigui implantada o sigui eficaç.
• Anàlisi d’observacions: classificar troballes per activitat i context ajuda a formular preguntes. Un augment pot reflectir una campanya de participació, un canvi de classificació o més exposició, no necessàriament un empitjorament.
• Planificació formativa: contrastar necessitats per tasca amb registres de formació permet localitzar diferències. L’assistència registrada no demostra per si sola competència ni autorització per fer una feina.
• Preparació d’indicadors: ordenar numeradors, denominadors, períodes i fonts facilita una comparació reproduïble. Cal distingir persones, hores, tasques i esdeveniments; sumar-los sense una definició comuna produeix xifres ambigües.

Un exemple senzill mostra per què importa el denominador: si dos centres registren quatre esdeveniments, el recompte és igual, però la interpretació canvia si un acumula el doble d’hores d’activitat. Una taxa ajustada tampoc explica per si sola la gravetat, el context o la infranotificació. L’informe hauria de presentar la dada, els seus límits i les preguntes que requereixen investigació.

Per facilitar el traspàs del treball, el llibre pot incloure un diccionari de camps, un full de paràmetres i una llista d’excepcions. Així una altra persona podrà distingir un zero confirmat d’una dada absent i saber quins registres han quedat fora de l’anàlisi.

Cas desenvolupat: accions pendents de tres centres

Exemple hipotètic, sense dades de clients ni resultats mesurats. Tres centres envien fitxers amb accions preventives. Es vol obtenir un informe de pendents en una data de tall, amb un detall que permeti comprovar els totals.

1. Definir l’entrada: una fila per acció, una clau única que inclogui el centre i un catàleg comú d’estats. Conservar els fitxers rebuts sense modificar-los. El responsable del procés acorda quina evidència permet considerar una acció tancada.
2. Preparar les dades: importar amb Power Query, conservar el fitxer de procedència i definir els tipus d’identificadors i dates. Separar registres sense responsable, sense termini o amb un estat desconegut. No completar aquestes absències amb suposicions.
3. Resoldre duplicats: si una acció apareix dues vegades, decidir amb una regla documentada quina és la versió vàlida. No esborrar files només perquè tinguin textos semblants. Comparar el nombre de registres abans i després de cada unió.
4. Calcular: una acció venç quan el termini és anterior a la data de tall i no compleix el criteri de tancament. Les files sense termini romanen a les excepcions. L’estat obert i el venciment són variables diferents.
5. Provar: comprovar manualment una acció passada, una de futura, una de tancada amb evidència, una sense data i una de duplicada. Verificar també què passa exactament el dia del venciment segons la regla acordada.
6. Lliurar: presentar la llista detallada, el resum per centre i les excepcions, amb data d’actualització i persona responsable de la revisió. Desar els paràmetres que permetin reproduir l’informe.

Com a prova d’acceptació, suposem 30 files rebudes i dos duplicats confirmats: han de quedar 28 accions úniques. Si 20 estan obertes i vuit tancades, els dos grups han de sumar 28. Si set de les obertes estan vençudes i tres no tenen data, no s’han de convertir aquestes tres en accions al dia. Són dades de prova de l’exemple, no un rendiment atribuït a Excel ni a Sabentis.

El resultat útil és una llista explicable per actuar i revisar, acompanyada de les excepcions. La validació acaba quan es pot rastrejar qualsevol fila fins a la font i justificar cada total.

Documentació de referència: Microsoft Support: About Power Query in Excel.

Quan triar Excel i quan complementar-lo

Excel encaixa en anàlisis acotades, conciliacions i models que necessiten flexibilitat i una persona responsable. La decisió hauria de considerar volum, freqüència d’actualització, sensibilitat de les dades i nombre d’editors. Un fitxer amb moltes còpies divergents o regles que ningú manté exigeix revisar el procés, encara que les fórmules continuïn funcionant.

Power BI pot complementar la distribució periòdica d’indicadors mitjançant un model comú. Google Sheets mereix comparació quan el treball gira al voltant de Google Workspace i l’edició compartida. Cal avaluar-ho amb un exemple representatiu, comprovant càlcul, col·laboració, permisos i intercanvi de fitxers.

Per als registres que requereixen relacions i controls persistents, pot convenir una base de dades o una aplicació de gestió, mantenint Excel com a eina d’anàlisi. La qüestió decisiva és qui controla la dada i com es comprova una modificació, a més de qui sap utilitzar la interfície.

Preguntes freqüents sobre Excel i SST

Un llibre d’Excel pot ser una avaluació de riscos?

Pot servir de suport. El mètode, les dades, l’observació del treball i el judici professional determinen la qualitat de l’avaluació; l’extensió del fitxer no la valida.

Actualitzar una consulta garanteix que l’informe sigui correcte?

No. Repeteix els passos configurats. Cal revisar canvis d’estructura, registres rebutjats i coherència amb la font, a més de comprovar que els resums s’hagin actualitzat.

N’hi ha prou amb protegir les cel·les de les fórmules?

Ajuda a evitar modificacions accidentals, però no substitueix els permisos del fitxer, la revisió dels accessos i la comprovació dels resultats.

Què ha d’acompanyar un indicador de SST?

Definició, període, numerador, denominador, font, data d’actualització, exclusions i límits d’interpretació. És la informació mínima per poder reproduir-lo i discutir-ne el significat.

Cal utilitzar macros o IA per fer una bona anàlisi?

No. Una taula clara i unes regles comprovades poden ser suficients. L’automatització té sentit quan resol una repetició concreta i se’n poden verificar les entrades, els canvis i els resultats.

Documentació de referència: Microsoft Support: Protect a worksheet.