Què és Google Forms
Google Forms és el servei de Google per crear i distribuir formularis, enquestes i qüestionaris des d’un navegador. Es fa servir amb comptes de Google i dins de Google Workspace. Permet preparar preguntes, rebre enviaments i consultar resultats sense programar una aplicació de recollida de dades. La integració amb Drive i Sheets facilita treballar amb documents i respostes en el mateix entorn.
Cal separar tres objectes: el formulari que defineix les preguntes, cada resposta enviada i el full que en pot rebre una còpia tabular. No són intercanviables. Canviar el text d’una pregunta modifica allò que veuran les persones que responguin després; editar una cel·la d’anàlisi no corregeix retrospectivament allò que va entendre qui havia respost abans.
Forms està pensat per a entrades estructurades i consultes. Un procés amb aprovacions, estats, assignacions i seguiment necessita dissenyar aquests passos a més del formulari. La simplicitat de l’entrada és útil si l’equip sap quina decisió prendrà amb la informació.
Documentació de referència: Google Help — Use Forms · Google Help — Question types · Google Help — Publishing and sharing.
Història i evolució del servei
El 6 de febrer de 2008, Google va anunciar formularis interactius que enviaven les respostes a un full de càlcul. Aquest origen explica la relació estreta entre Forms i Sheets: separar la pantalla d’entrada permetia recollir informació sense donar a cada participant accés d’edició al full complet.
Els complements van arribar l’octubre de 2014 i van permetre ampliacions de desenvolupadors externs. El juliol de 2017, Google va introduir suggeriments de validació segons el tipus de pregunta i millores de recollida i organització de respostes. Aquestes ajudes automatitzen part de la preparació, però les regles suggerides encara necessiten revisió.
El juny de 2025 es va anunciar la capacitat de resumir respostes amb Gemini. L’evolució actual combina creació assistida, lectura de comentaris i controls de publicació més explícits. Les funcions d’IA depenen del pla i del desplegament; cal descriure’n la tasca concreta, sense suposar que qualsevol formulari disposa d’un analista automàtic sense condicions.
Documentació de referència: Google — Forms introduced in spreadsheets · Google Developers — Forms add-ons · Google — Smarter Forms, July 2017 · Google — Gemini response summaries launch.
Formularis connectats a un registre de respostes
Google Forms permet recollir informació amb preguntes i organitzar recorreguts per seccions. Les respostes es poden revisar al formulari i vincular a Google Sheets per tractar-les. Convé distingir definició de preguntes, respostes originals i anàlisi posterior: canviar una fórmula al full no modifica allò que es va preguntar.
La lògica per seccions pot reduir preguntes irrellevants, però s’ha de provar des del punt de vista del participant. El formulari ha d’explicar per a què s’utilitza, quina informació necessita i què passarà després d’enviar-lo. La confirmació ha de descriure recepció, no prometre que algú ja ha revisat o resolt la petició.
Documentació de referència: Google Docs Editors Help — View and manage form responses · Google Workspace Learning Center — Tips to customize your forms.
Tipus de pregunta i validació
L’editor ofereix respostes breus i paràgrafs, selecció única, caselles, desplegables, escales, valoracions, quadrícules, dates, hores i càrrega de fitxers. Les quadrícules mostren una mateixa escala per a diversos enunciats, però poden ser exigents en pantalles petites. El format ha de facilitar respondre bé, no comprimir el màxim nombre de preguntes.
La validació comprova intervals numèrics, longitud, format o patrons amb expressions regulars. Comprovar que una adreça té format de correu no demostra que existeixi ni que sigui de qui respon. Una regla massa estreta pot rebutjar una resposta legítima. Es proven valors normals, límits i excepcions previstes.
Els fitxers exigeixen accedir amb un compte de Google i es desen al Drive del propietari. La funció té restriccions, per exemple amb formularis en unitats compartides o determinades polítiques de prevenció de pèrdua de dades. Per això cal comprovar una recollida externa amb adjunts abans de distribuir l’enllaç.
Documentació de referència: Google Help — Question types · Google Help — Response rules.
Recorreguts, presentació i continuïtat de resposta
La navegació condicional dirigeix a seccions a partir de preguntes de selecció única o desplegable. No és un motor general de regles per a qualsevol combinació de preguntes. Es dibuixa el recorregut abans de configurar-lo i es revisa la sortida de cada secció, inclosa l’opció d’acabar el formulari.
Els temes, les imatges i la presentació ajuden a reconèixer el context. L’ordre aleatori de preguntes o opcions pot ser útil, però no si trenca una seqüència que necessita instruccions prèvies. Cada pregunta ha de continuar sent comprensible quan canvia de posició. Les imatges amb informació essencial necessiten una explicació textual equivalent.
Amb un compte de Google, el progrés es pot desar com a esborrany durant 30 dies. Aquest desament no funciona sense connexió i no equival a un enviament rebut. En llocs amb connectivitat irregular s’acorda com es confirmarà l’enviament i quina alternativa tindrà qui no pugui completar-lo. L’estat del navegador no és una prova suficient de recepció.
Documentació de referència: Google Workspace Learning Center — Tips to customize your forms · Google Help — Branching · Google Help — Autosave.
Qüestionaris i avaluació de respostes
El mode qüestionari permet definir una clau, assignar punts i afegir comentaris. Les notes es poden publicar després de l’enviament o d’una revisió, segons la configuració. Una pràctica amb retorn immediat i una comprovació que necessita revisió individual no requereixen el mateix recorregut.
Abans d’utilitzar una puntuació es comprova que cada pregunta respon a un objectiu i que la clau admet les respostes previstes. Una opció ambigua pot penalitzar qui entén el contingut però interpreta diferent l’enunciat. Les preguntes obertes necessiten un criteri de revisió explícit.
En formació preventiva, una resposta correcta aporta informació sobre aquell ítem. No demostra, per si sola, que la persona executi una tasca amb seguretat, reconegui una situació real o mantingui l’aprenentatge. Es conserva el context de l’activitat i es decideix quina observació o comprovació addicional cal.
Documentació de referència: Google Help — Quizzes.
Publicació, accés i separació de permisos
Crear un formulari i publicar-lo per als participants són accions diferents. Publicar habilita l’accés segons els destinataris i les regles escollides; l’enllaç d’un formulari no publicat no és suficient. També es distingeix qui respon de qui pot editar preguntes i consultar dades.
La configuració pot limitar respostes, recollir adreces i permetre edició posterior. Una adreça escrita per la persona no equival a una identitat verificada. Si s’activa el resum de resultats, qui té accés a respondre pot veure gràfics i textos de respostes; no s’activa per comoditat sense revisar-ne el contingut.
Un enllaç amb respostes preemplenades estalvia escriptura, però els valors no acrediten identitat ni són necessàriament confirmats. No s’hi inclou informació sensible que pugui circular en reenviaments. En tancar la consulta es revisen accés, nous enviaments, full vinculat i còpies exportades com a parts separades del procés.
Documentació de referència: Google Help — Publishing and sharing · Google Docs Editors Help — View and manage form responses.
Sheets, complements, Apps Script i API
L’anàlisi es pot fer a Forms, en un full nou o existent de Sheets o amb una descàrrega CSV. Un full vinculat facilita neteja, taules i gràfics, però convé conservar les respostes originals i separar els càlculs. Eliminar una fila d’anàlisi no implica necessàriament un esborrament equivalent en tots els recursos.
Els complements afegeixen funcions d’altres desenvolupadors i poden demanar accés a dades. Apps Script automatitza operacions amb formularis; l’API de Forms ofereix creació i modificació, consulta de respostes i notificacions de canvis. Són vies d’ampliació diferents de les opcions de l’editor habitual.
Una integració ha d’identificar l’enviament de manera estable, evitar repeticions i registrar errors. Si genera un document o una tasca, es comprova que cada resposta produeixi el resultat previst una sola vegada. Els permisos del script i del propietari necessiten manteniment quan canvia l’equip. Automatitzar una consulta no crea automàticament un procés vàlid per a qualsevol altra.
Documentació de referència: Google Developers — Forms add-ons · Google Developers — Forms API · Google Developers — Apps Script Forms service · Google Docs Editors Help — View and manage form responses.
Gemini: creació, resums i anàlisi assistida
Amb un pla elegible de Google Workspace o Google AI, Gemini ajuda a crear un formulari a partir d’una descripció. Té límits propis: la documentació diferencia generar un formulari d’editar-ne un d’existent i assenyala restriccions en seccions i ajustos de qüestionari. Cal revisar l’esborrany abans de publicar-lo, especialment si modifica una pregunta ja utilitzada.
Gemini també resumeix respostes obertes i agrupa temes. Actionable Insights amplia l’anàlisi amb condicions específiques: almenys 12 respostes i tres preguntes, sense mode qüestionari. Un mínim tècnic no és un criteri de representativitat estadística.
La revisió compara cada tema amb comentaris concrets, cerca excepcions i conserva matisos. Si una minoria assenyala un problema important, un resum centrat en la freqüència pot donar-li poca visibilitat. En SST serveix per preparar la lectura, no per convertir freqüència de comentaris en gravetat de risc. Es distingeixen dades rebudes, interpretació generada i decisió adoptada.
Documentació de referència: Google — Gemini response summaries launch · Google Help — Create with Gemini · Google Help — Summaries and analysis with Gemini.
Recollir informació útil sense convertir-la en diagnòstic
- Valoració d’una sessió: preguntar què s’ha entès i què necessita aclariment, separant satisfacció i aprenentatge.
- Preparació d’activitats: recollir necessitats d’accés, disponibilitat o materials per organitzar una intervenció.
- Consulta sobre comunicacions: identificar termes confusos i formats poc accessibles abans de difondre una guia.
Aquests usos proposats per Sabentis ajuden a prendre decisions organitzatives. Una enquesta informal no s’ha de presentar com a avaluació validada de riscos psicosocials ni com a diagnòstic de salut. Mètode i interpretació necessiten una justificació independent de l’eina.
Cas desenvolupat: millorar una guia a partir de comentaris
Exemple hipotètic. Un equip prova una guia d’acollida amb un grup reduït abans d’estendre-la a altres centres.
- Identificar la versió de la guia i les decisions que es prendran: aclarir vocabulari, reorganitzar contingut o preparar suport addicional.
- Preguntar per aspectes concrets i permetre indicar que una secció no s’ha utilitzat. Evitar preguntes dobles, com valorar claredat i utilitat amb una sola resposta.
- Si hi ha recorreguts diferents, comprovar cada secció i sortida. Revisar el formulari des d’un mòbil i amb l’accés previst.
- Vincular respostes a un full només quan calgui i revisar separadament els permisos dels dos recursos. Etiquetar i excloure proves.
- Analitzar comentaris amb context, documentar canvis acceptats i conservar quina versió de la guia va generar cada conjunt de respostes.
El resultat acceptable és una llista raonada de millores i dubtes pendents. No extrapolis automàticament un grup petit a tota l’organització ni interpretis la manca de comentaris com a comprensió completa.
Comprovació numèrica: en un pilot amb 24 persones convidades arriben 18 respostes vàlides i dues de prova. La cobertura és 18/24, un 75 %, després d’excloure les proves. Si set participants demanen aclarir un terme i cinc volen una imatge, amb tres persones als dos grups, hi ha nou persones diferents amb alguna d’aquestes peticions, no dotze. La llista de canvis conserva les dues necessitats i el solapament; no suma mencions com si fossin participants únics.
Documentació de referència: Google Docs Editors Help — View and manage form responses · Google Workspace Learning Center — Tips to customize your forms.
Permisos del full, anonimat i canvis del qüestionari
Google adverteix que treure un col·laborador del formulari no necessàriament l’elimina del full vinculat: cal gestionar els dos accessos. Comprova també quins resultats es mostren als participants i quina informació s’exporta.
No prometis anonimat només perquè no es pregunta el nom. La configuració d’identificació i el contingut poden permetre reconèixer una persona. Si canvies preguntes durant la recollida, documenta la versió per no comparar condicions diferents. Els camps obligatoris tampoc no garanteixen sinceritat o respostes completes; un disseny innecessàriament exigent pot provocar abandonament o respostes de farciment.
Documentació de referència: Google Docs Editors Help — View and manage form responses.
Quan escollir Google Forms
Pot encaixar en consultes acotades i recollida d’informació a Google Workspace. Valora qui pot respondre, qui administra el formulari i què passarà si el propietari deixa l’equip.
Google Sheets pot ajudar a analitzar, i Typeform permet comparar un altre enfocament de presentació i recorreguts. Considera permisos, facilitat de resposta, exportació i manteniment, no només el nombre de tipus de pregunta.
Preguntes freqüents sobre Google Forms en SST
Rebre una resposta significa que la petició està atesa?
No. Recepció, revisió i resolució són estats diferents. El missatge final ho ha d’indicar clarament.
Una enquesta de satisfacció demostra aprenentatge?
Descriu la valoració del participant. Calen preguntes o activitats adequades per comprovar aprenentatge.
Què passa amb els permisos del full vinculat?
S’han de revisar independentment. Retirar accés al formulari no substitueix comprovar el full i les còpies exportades.
Documentació de referència: Google Docs Editors Help — View and manage form responses.
