Gestió del canvi en SST

Què és la gestió del canvi en seguretat i salut

En prevenció de riscos laborals, un canvi és qualsevol modificació de les condicions de treball que pot alterar els perills presents, l’exposició de les persones o l’eficàcia de les mesures de control. La gestió del canvi és el procés organitzatiu que detecta aquestes modificacions amb antelació, exigeix la seva anàlisi preventiva abans d’executar-les i comprova després que les mesures previstes funcionen. No és una disciplina nova ni un procediment amb nom propi en la normativa espanyola: és l’aplicació ordenada d’obligacions ja existents, especialment la de revisar l’avaluació de riscos quan canvien les condicions de treball.

L’origen del concepte està en la seguretat de processos industrials, on una modificació no analitzada d’una vàlvula, un cabal o una seqüència d’operació pot desencadenar accidents greus. Amb el temps s’ha estès a qualsevol organització a través de les directrius de l’OIT sobre sistemes de gestió de la seguretat i la salut en el treball i de les normes de gestió, que inclouen la gestió del canvi entre els elements d’un sistema preventiu.

A Espanya la base jurídica és doble. La Llei 31/1995 obliga al fet que l’avaluació inicial de riscos es repeteixi en ocasió de l’elecció d’equips de treball, substàncies o preparats químics, la introducció de noves tecnologies i la modificació del condicionament dels llocs de treball, i a actualitzar-la quan canviïn les condicions de treball. El Reial decret 39/1997 concreta que l’avaluació ha d’estendre’s a aquests supòsits i revisar-se quan es detectin danys o quan els controls mostrin que les mesures són inadequades. Gestionar el canvi és organitzar l’empresa perquè aquestes revisions ocorrin abans, i no després, d’implantar la modificació.

Les modificacions poden requerir un AMFE o un anàlisi What-if per a revisar com canvien funcions i escenaris. Les mesures resultants han de comprovar-se abans de donar el canvi per tancat.

Els canvis han de revisar el seu efecte sobre la seguretat de processos i les barreres crítiques. Una modificació de subministraments, sensors o procediments pot invalidar suposats d’independència utilitzats en una anàlisi prèvia.

La incorporació d’intel·ligència artificial requereix avaluar els riscos del seu ús en el treball. L’anàlisi ha de considerar canvis en les tasques, errors possibles, dades utilitzades i capacitat real de supervisió.

Tipus de canvi que han de gestionar-se

No tots els canvis tenen la mateixa naturalesa ni exigeixen la mateixa anàlisi. Una classificació pràctica distingeix quatre famílies, que sovint es combinen:

• Canvis tècnics. Noves màquines, modificació d’equips existents, substitució de substàncies o mescles, nous materials, reformes d’instal·lacions elèctriques, de ventilació o de protecció contra incendis, i automatització de tasques.
• Canvis organitzatius. Torns i horaris, ritmes de producció, reassignació de funcions, externalització o internalització d’activitats, noves contractistes, teletreball, fusions i reestructuracions.
• Canvis en les persones. Incorporacions, substitucions, promocions a llocs amb noves responsabilitats, treballadors temporals, persones especialment sensibles o amb adaptació del lloc, i sortida de personal amb coneixement crític d’un procés.
• Canvis normatius o de requisits. Nova legislació, modificació de valors límit, requisits de clients o de certificació que obliguen a revisar procediments i controls.

A més de la seva naturalesa, importa la seva durada. Un canvi permanent s’integra en l’avaluació i en la documentació del sistema. Un canvi temporal, com un desviament provisional d’una línia o una màquina de substitució durant una avaria, exigeix una anàlisi ràpida, un termini definit i una data de retorn a la situació original. Un canvi d’emergència, adoptat sense temps de planificació per a evitar un mal major, ha de registrar-se i avaluar-se quan la situació ho permeti, perquè els canvis improvisats són una font coneguda d’accidents.

Com s’aplica la gestió del canvi

El procediment ha de ser proporcionat a l’organització: una pime pot resoldre-ho amb una llista de comprovació i una reunió; una planta química necessitarà un circuit formal amb aprovacions. En tots els casos, les etapes són les mateixes.

1. Detectar el canvi: definir què es considera canvi, qui ha de comunicar-ho i per quin canal, de manera que compres, manteniment, producció, recursos humans i contractació sàpiguen que una modificació activa el procediment.
2. Descriure el canvi i el seu abast: què es modifica, on, des de quan, durant quant temps i a quines persones afecta, incloses contractistes i visitants.
3. Identificar els perills i avaluar els riscos nous o modificats, revisant també si el canvi anul·la o afebleix mesures existents, com a resguards, extraccions, senyalització o procediments.
4. Definir les mesures preventives seguint els principis de l’acció preventiva, assignar responsables i terminis i incorporar-les a la planificació preventiva.
5. Informar i formar a les persones afectades abans de la posada en marxa, i consultar als representants dels treballadors quan el canvi afecti l’organització del treball o a la introducció de noves tecnologies.
6. Autoritzar la implantació sol quan les mesures prèvies estiguin executades; verificar després d’un període definit que el risc residual és el previst i actualitzar l’avaluació, els procediments i la formació.

La consulta prèvia no és un tràmit opcional. La Llei 31/1995 reconeix als treballadors i als seus representants el dret a ser consultats sobre la planificació i l’organització del treball i sobre la introducció de noves tecnologies, en el relacionat amb les conseqüències per a la seguretat i la salut. Integrar aquesta consulta en el circuit de canvi evita refer decisions ja preses.

Qui participa i quina informació necessita

La gestió del canvi falla quan es deixa únicament en mans del servei de prevenció. El canvi neix en altres departaments i ha de ser detectat allí:

• Direcció i comandaments. Decideixen el canvi, aproven la seva implantació i són responsables que es compleixin les mesures prèvies.
• Compres, enginyeria i manteniment. Especifiquen equips, substàncies i instal·lacions; han d’incorporar requisits preventius en les especificacions i comunicar les modificacions.
• Recursos humans. Comuniquen incorporacions, canvis de lloc, torns i contractacions temporals que exigeixen formació, informació o adaptació.
• Servei de prevenció. Assessora, avalua els riscos del canvi, proposa mesures i verifica la seva eficàcia.
• Persones treballadores i els seus representants. Aporten el coneixement del treball real i han de ser consultades i informades.

La informació mínima per a avaluar un canvi inclou la descripció tècnica (manuals, declaracions de conformitat, fitxes de dades de seguretat), el pla o la seqüència del procés afectat, l’avaluació de riscos vigent del lloc, les mesures existents que poden veure’s alterades i l’historial d’incidents relacionats. Sense aquesta informació, l’anàlisi es converteix en una signatura de conformitat sense contingut.

Evidències, revisió i errors freqüents

Un procés de gestió del canvi deixa evidències verificables: el registre del canvi amb el seu abast i termini, l’avaluació de riscos actualitzada, les mesures incorporades a la planificació preventiva, la constància d’informació, formació i consulta, l’autorització de posada en marxa i la verificació posterior. Aquestes evidències són les que examinen les auditories i les que permeten reconstruir per què es va prendre una decisió.

Els errors més habituals són aquests:

1. Considerar canvi només la compra d’una màquina i oblidar els canvis organitzatius, de plantilla o de contractistes, que són els més freqüents.
2. Avaluar després d’implantar, quan ja no és possible modificar el disseny sense cost.
3. No fixar data de fi als canvis temporals, que acaben sent permanents sense avaluació.
4. No revisar si el canvi anul·la mesures existents: un nou layout pot deixar sense sentit una extracció o una via d’evacuació.
5. Ometre la formació i informació de les persones afectades i de les contractistes.
6. No verificar després de la posada en marxa ni actualitzar la documentació, de manera que l’avaluació descriu una planta que ja no existeix.

La revisió del procediment ha de fer-se quan un incident revela un canvi no gestionat, quan l’organització creix o es transforma i, en tot cas, amb la periodicitat que l’empresa fixi en el seu pla de prevenció.

Marc normatiu a Espanya i referències internacionals

• Llei 31/1995, article 16. Exigeix repetir l’avaluació inicial en ocasió de l’elecció d’equips, substàncies o preparats químics, la introducció de noves tecnologies i la modificació del condicionament dels llocs de treball, i actualitzar-la quan canviïn les condicions de treball.
• Llei 31/1995, article 33. Dret de consulta dels treballadors sobre la planificació i organització del treball i la introducció de noves tecnologies, quant a les seves conseqüències per a la seguretat i la salut.
• Reial decret 39/1997, articles 4 i 6. Contingut general de l’avaluació, inclosa la seva extensió als canvis assenyalats per la Llei, i revisió de l’avaluació davant danys o controls inadequats i amb la periodicitat acordada.
• Directiva 89/391/CEE, article 6. Obligació de tenir en compte l’evolució de la tècnica i de consultar als treballadors en la planificació i introducció de noves tecnologies.

Les directrius ILO-OSH 2001 de l’OIT inclouen la gestió del canvi com a element del sistema de gestió i recomanen avaluar els riscos abans d’introduir canvis interns o externs. La norma ISO 45001 conté un requisit equivalent per a les organitzacions que l’adopten de manera voluntària; cap de les dues és normativa aplicable per si mateixa a Espanya.