Tres documents amb funcions distintes
El pla de prevenció estableix com s’integra la prevenció en la gestió. La planificació concreta mesures derivades de l’avaluació, prioritats, terminis i recursos. Memòria i programació ordenen, respectivament, el balanç i les actuacions del període.
No han de funcionar com a arxius independents que repeteixen dades incompatibles. Si una mesura important queda pendent, la memòria ha d’explicar-ho i la programació següent ha de recollir el seu tractament, sense esborrar el compromís inicial o canviar retrospectivament el seu termini.
Marc legal segons el servei de prevenció
L’article 15.5 del RD 39/1997 exigeix elaborar anualment i mantenir a la disposició de les autoritats competents i del comitè la memòria i programació del servei de prevenció propi. L’article 20 regula les actuacions dels serveis aliens i el lliurament de memòria i programació a les empreses ateses.
L’article 39.2.d de la LPRL reconeix al Comitè de Seguretat i Salut la facultat de conèixer i informar aquests documents. No ha de traslladar-se sense matisos un mateix format o circuit a totes les modalitats organitzatives.
Què convé explicar en la memòria
- Abast: període, centres, activitats i especialitats incloses.
- Actuacions: avaluacions, revisions, formació i altres activitats efectuades.
- Seguiment: mesures implantades, pendents i eficàcia comprovada.
- Canvis rellevants: processos, equips, organització o danys que van motivar noves actuacions.
- Participació: consultes i qüestions tractades amb la representació preventiva.
- Conclusions: dificultats, necessitats i prioritats que es traslladen al següent període.
Els resultats de salut han de respectar la confidencialitat. El balanç de gestió no és un lloc per a incorporar diagnòstics personals ni històries clíniques.
Com construir una programació executable
La programació ha de connectar cada actuació amb una necessitat concreta i definir responsable, termini i recursos. Els articles 8 i 9 del RSP relacionen planificació, magnitud de riscos, persones exposades i seguiment; si l’activitat es planifica per a més d’un any, ha d’existir un programa anual.
No n’hi ha prou amb repetir «visites, formació i revisions». Ha de quedar clar què es revisarà i quin resultat s’espera. L’empresa ha de coordinar les actuacions concertades amb les quals realitza amb mitjans propis per a evitar buits o duplicitats.
No confondre memòria d’empresa i memòria del servei
La Ordre TIN/2504/2010 distingeix, per a entitats acreditades com a serveis aliens, dades globals de l’entitat i actuacions concretes en cada empresa i centre. Són nivells diferents d’informació.
El seu article 6 estableix per a aquesta memòria de l’entitat la posada a la disposició de l’autoritat laboral abans del 1 d’abril següent. No ha de presentar-se aquesta data com un termini universal per a qualsevol document preventiu anual de qualsevol empresa.
Revisió, participació i utilitat
El balanç ha de permetre adoptar decisions: si els recursos van ser suficients, si es van tancar prioritats i si els canvis previstos necessiten una intervenció addicional. La revisió del comitè i de la direcció ha de centrar-se en resultats i assumptes pendents, no sols a donar per rebut un document.
És útil mantenir definicions estables d’indicadors i justificar variacions d’abast. Comparar dos anys sense advertir que s’han incorporat nous centres pot produir conclusions errònies sobre activitat o resultats.
Exemple hipotètic: mesuraments pendents
La memòria d’una empresa recull que una avaluació va identificar la necessitat de determinats mesuraments, però aquestes no es van realitzar per un canvi de procés. En comptes de marcar-les com a tancades, explica la situació i les mesures provisionals adoptades.
La nova programació fixa la revisió de l’avaluació, el responsable i el termini per a decidir i executar els mesuraments pertinents. El comitè coneix el seguiment i l’empresa pot comprovar si l’assumpte es resol, sense confondre una visita realitzada amb el control del risc.
