Documentación preventiva obligatoria

Qué es la documentación preventiva obligatoria

La Ley 31/1995 convierte la prevención en una obligación de resultado verificable y, para ello, exige que las actuaciones preventivas queden documentadas. El artículo 23 enumera los documentos mínimos y establece tres deberes asociados: elaborarlos y conservarlos, ponerlos a disposición de la autoridad laboral, y remitirlos a la autoridad laboral en caso de cese de actividad. La documentación es, en la práctica, la evidencia de que el sistema preventivo existe y funciona; por eso es lo primero que examinan la Inspección de Trabajo, los auditores y los servicios de prevención.

El Real Decreto 39/1997 concreta parte de ese contenido: el plan de prevención (artículo 2), la evaluación de riesgos y su revisión (artículos 3 a 7), la planificación (artículos 8 y 9), la memoria y la programación anual del servicio de prevención (artículo 15), la formación de los recursos preventivos y el informe de auditoría (artículos 30 y 31). A ello se añade la documentación específica exigida por reglamentos sectoriales o por agente de riesgo.

La documentación no es un fin: la ley advierte de que el plan de prevención debe ser un instrumento real de integración y no una mera formalidad. El artículo 2.4 del Real Decreto 39/1997 permite incluso que las empresas de hasta 50 trabajadores que no desarrollen actividades del anexo I reflejen el plan, la evaluación y la planificación en un único documento simplificado.

Documentos exigidos por el artículo 23 de la Ley 31/1995

• Plan de prevención de riesgos laborales. Estructura organizativa, responsabilidades, funciones, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para la acción preventiva, aprobado por la dirección y conocido por la plantilla.
• Evaluación de riesgos. Identificación del puesto, riesgos existentes y trabajadores afectados, resultado de la evaluación y medidas preventivas procedentes, con referencia a criterios y métodos utilizados; debe revisarse ante cambios, daños o cuando lo establezca la normativa.
• Planificación de la actividad preventiva. Medidas de prevención y protección, plazos, responsables y recursos humanos y materiales, incluidas medidas de emergencia y vigilancia de la salud.
• Controles del estado de salud. Práctica de la vigilancia de la salud y conclusiones en términos de aptitud, con las garantías de confidencialidad del artículo 22.
• Relación de accidentes y enfermedades profesionales. Con incapacidad superior a un día de trabajo, notificados por escrito o por medios electrónicos a la autoridad laboral mediante los modelos de la Orden TAS/2926/2002 y el sistema Delt@.

Otra documentación preventiva habitual

• Organización preventiva. Acta de designación de trabajadores designados, concierto con el servicio de prevención ajeno, memoria y programación anual, acta de constitución del comité de seguridad y salud y de designación de delegados de prevención.
• Información, formación y consulta. Registros de la información entregada, de la formación recibida por cada persona y de las consultas realizadas a los representantes.
• Coordinación de actividades empresariales. Intercambio de información, medios de coordinación y designación de recursos preventivos.
• Equipos, instalaciones y agentes. Registros de entrega de EPI, revisiones de equipos de trabajo, mediciones higiénicas, fichas de datos de seguridad y listas de trabajadores expuestos a agentes químicos, cancerígenos o biológicos, con plazos de conservación específicos que pueden alcanzar los cuarenta años.
• Emergencias. Medidas de emergencia del artículo 20 y, cuando proceda, plan de autoprotección.
• Auditoría. Informe de auditoría del sistema en las empresas obligadas a ella.

Aplicación organizativa: cómo gestionarla

1. Elaborar un inventario de la documentación exigida a la empresa según su actividad, tamaño y agentes de riesgo, con responsable y periodicidad de revisión para cada documento.
2. Vincular cada documento al proceso que lo genera (evaluación, planificación, formación, vigilancia de la salud, coordinación) para que se actualice cuando el proceso cambia.
3. Definir los plazos de conservación aplicables, incluidos los de larga duración de los registros de exposición a agentes peligrosos.
4. Garantizar la confidencialidad de los datos de salud y limitar el acceso a las conclusiones de aptitud.
5. Mantener la documentación accesible para la autoridad laboral, los delegados de prevención y los auditores, con control de versiones.
6. Registrar la entrega y la recepción de información y formación con identificación de la persona, el contenido y la fecha.
7. Prever la remisión de la documentación a la autoridad laboral en caso de cese de actividad.

Un software de gestión preventiva permite generar la documentación desde los propios registros del sistema, controlar versiones y plazos de conservación y ofrecer un audit trail que demuestra cuándo se elaboró, revisó y comunicó cada documento.

Límites y errores frecuentes

1. Confundir tener documentos con tener un sistema preventivo: la documentación debe reflejar actuaciones reales y actualizadas.
2. Mantener evaluaciones y planificaciones sin fecha de revisión ni referencia a los cambios producidos.
3. No documentar la entrega de información y formación, lo que dificulta acreditar el cumplimiento de los artículos 18 y 19 de la ley.
4. Almacenar datos de salud sin las garantías de confidencialidad exigidas.
5. Desconocer los plazos de conservación prolongados de determinados registros de exposición.
6. Duplicar documentos entre el servicio de prevención ajeno y la empresa sin definir cuál es la versión vigente.

No registrar y archivar los datos obtenidos en evaluaciones, controles, reconocimientos, investigaciones o informes es infracción grave conforme al artículo 12.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Marco normativo en España

• Ley 31/1995, artículo 23. Documentación que el empresario debe elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral.
• Real Decreto 39/1997, artículos 2, 7, 9, 15 y 31. Contenido del plan de prevención, de la evaluación, de la planificación, de la memoria anual y del informe de auditoría.
• Orden TAS/2926/2002, de 19 de noviembre. Modelos de notificación de accidentes de trabajo y transmisión electrónica a través del sistema Delt@.
• Real Decreto Legislativo 5/2000, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, artículo 12. Infracciones graves por incumplimientos documentales y de registro.

La Directiva 89/391/CEE, artículo 9, exige al empresario disponer de una evaluación de los riesgos y de una lista y los partes de accidentes de trabajo. En Colombia el Decreto 1072 de 2015 fija en sus artículos 2.2.4.6.12 y 2.2.4.6.13 la documentación del SG-SST y los plazos de conservación.