Què és Microsoft Forms
Microsoft Forms és un servei web de Microsoft per crear enquestes, formularis de registre, sondejos i qüestionaris. Forma part de l’entorn Microsoft 365 i també admet comptes personals, amb diferències de funcions i capacitat. L’autor dissenya preguntes i regles; la persona participant respon des d’un enllaç; l’equip consulta les respostes i, si cal, les incorpora a una anàlisi o un flux posterior.
La unitat bàsica és el formulari, no un expedient complet. Rebre una petició no assigna automàticament un responsable, no comprova la veracitat del que s’ha declarat i no documenta una resolució. Aquesta distinció permet fer-lo servir com a entrada d’informació i definir explícitament els passos següents. Com que és un servei web, es pot respondre des de dispositius diferents sense instal·lar un programa d’escriptori específic.
Documentació de referència: Microsoft — Forms launch for Education · Microsoft Support — Create a form · Microsoft Support — Send a form.
Història i productes que cal distingir
Microsoft va anunciar Forms per a Office 365 Education el 20 de juny de 2016. L’origen educatiu explica el pes dels qüestionaris, la correcció i el retorn ràpid d’informació. El 2017 es va ampliar la vista prèvia als clients comercials d’Office 365 i el 2018 se’n va obrir una per a usuaris particulars.
Forms Pro va seguir un altre camí: el 2020 va evolucionar a Dynamics 365 Customer Voice, orientat a experiència i relació amb clients. No és correcte prendre qualsevol documentació antiga de Forms Pro com una llista de funcions del Forms ordinari. Tampoc s’ha de pressuposar equivalència automàtica amb les solucions de formularis complexos d’InfoPath.
L’evolució posterior va incorporar presentació de resultats en directe i creació assistida amb Copilot. Aquests canvis amplien com es prepara i s’utilitza una consulta; no eliminen la necessitat de fer preguntes adequades i definir qui revisa les respostes.
Documentació de referència: Microsoft — Forms launch for Education · Microsoft — Commercial preview · Microsoft — Consumer preview · Microsoft Learn — Forms Pro transition · Microsoft — Live presentation · Microsoft Support — Copilot in Forms.
Recollir respostes amb un recorregut definit
Microsoft Forms permet crear formularis i qüestionaris. La ramificació dirigeix el participant a preguntes pertinents segons les respostes, de manera que no tothom ha de recórrer el mateix contingut. La lògica ha de reflectir una decisió entenedora: quina resposta canvia el recorregut i quina informació continua sent necessària.
La configuració també determina qui pot respondre. En determinats entorns organitzatius es pot registrar el nom i limitar a una resposta per persona. Abans d’utilitzar-ho, decideix si cal identificar el participant o només conèixer una resposta agregada. La configuració tècnica i l’explicació a l’usuari han de coincidir.
Documentació de referència: Microsoft Support — Use branching logic in Microsoft Forms · Microsoft Support — Choose who can fill out a form or quiz.
Preguntes, seccions i idiomes
Les preguntes recullen opcions, text, valoracions o dates; altres tipus permeten ordenar alternatives, emprar escales Likert, demanar fitxers o plantejar una pregunta NPS. El tipus ha de correspondre a allò que es vol saber: ordenar preferències és diferent de puntuar cada opció, i una escala de satisfacció no mesura exposició a un perill.
Les seccions divideixen el recorregut. La ramificació avança a preguntes posteriors o al final, però no s’ha de dissenyar com un bucle que torna enrere. Un mapa de rutes ajuda a detectar preguntes obligatòries que serien irrellevants per a algunes persones.
El suport multilingüe reuneix versions d’un mateix formulari i registra l’idioma de resposta. L’autor ha d’aportar i revisar les traduccions de preguntes i opcions. En castellà, català i anglès es mantenen la intenció i l’escala: si una etiqueta traduïda canvia d’intensitat, es creen diferències que podrien confondre’s amb diferències entre grups.
Documentació de referència: Microsoft Support — Create a form · Microsoft Support — Multilingual forms · Microsoft Support — Use branching logic in Microsoft Forms.
Qüestionaris, resultats i presentació en directe
Un qüestionari afegeix respostes correctes, puntuació i opcions de revisió. Pot facilitar una comprovació breu de conceptes després d’una explicació. Cal revisar la clau de correcció abans de distribuir-lo: una resposta marcada erròniament propagarà una puntuació incorrecta de manera consistent. Les preguntes obertes poden necessitar valoració de l’autor i comentaris individuals.
Forms ofereix resums per pregunta i consulta de respostes individuals. El mode de presentació mostra els canvis a mesura que arriben respostes i facilita l’accés amb un QR o enllaç. És útil en sessions, però mostrar resultats mentre es respon pot influir en qui encara no ha acabat.
Excel permet examinar el detall i ampliar l’anàlisi. Es conserven la versió del qüestionari, les respostes originals i el criteri per excloure proves. Si una pregunta admet diverses opcions, els percentatges poden sumar més de cent; cada gràfic ha d’explicar si compta persones, enviaments o opcions escollides.
Documentació de referència: Microsoft Support — Quiz results · Microsoft Support — Form results · Microsoft — Live presentation.
Identitat, col·laboració i fitxers
Hi ha tres accessos diferents: respondre, col·laborar en l’edició i consultar resultats. L’enllaç de col·laboració no ha de circular com si fos el de participació, perquè un coautor pot treballar amb preguntes i dades de resposta. Un enllaç de resum també necessita revisió abans de compartir-lo.
Les opcions organitzatives restringeixen qui respon i, segons la configuració, registren la identitat o limiten enviaments. La càrrega de fitxers utilitza el OneDrive del propietari o el SharePoint del grup; l’emmagatzematge i els permisos formen part del procés. Un canvi de propietari o una restricció de SharePoint pot afectar la recepció d’adjunts.
Si una consulta s’ha de mantenir durant mesos, es documenten responsable, suplència, destí dels fitxers i retirada d’accés. La continuïtat no hauria de dependre de conservar indefinidament un compte personal o recordar on es va compartir cada enllaç.
Documentació de referència: Microsoft Support — Choose who can fill out a form or quiz · Microsoft Support — Coauthoring · Microsoft Support — Send a form · Microsoft Learn — File upload storage.
Integracions, llicències i Copilot
El connector de Forms a Power Automate inicia un flux quan s’envia una resposta i en recupera els detalls. Després es pot construir un procés autoritzat de registre o avís. L’identificador de resposta ajuda a evitar duplicats; cal comprovar què passa si falla una acció posterior i el flux s’executa de nou.
La capacitat varia entre comptes personals, educatius, empresarials i entorns específics. Els límits de formularis, preguntes, respostes i caràcters no són intercanviables. Un compte personal gratuït no té necessàriament la capacitat d’un compte de treball. També es revisa si les integracions posteriors requereixen altres llicències.
Copilot ajuda a redactar formularis i qüestionaris a partir d’una descripció, amb el compte i la llicència corresponents. Cal revisar les preguntes generades, les opcions, la correcció i el llenguatge. Demanar a la IA una enquesta no acredita que mesuri vàlidament el fenomen que interessa.
Documentació de referència: Microsoft Learn — Forms connector · Microsoft Support — Forms limits · Microsoft Support — Copilot in Forms.
Abús per a phishing i confiança de qui respon
La recerca de seguretat ha documentat enquestes allotjades en serveis legítims de Microsoft utilitzades per enganyar persones i recollir credencials. El problema és el contingut i la finalitat: un domini d’un proveïdor conegut no demostra que la petició sigui autèntica.
Microsoft aplica revisió automàtica per detectar recollida maliciosa de dades sensibles i bloquejar formularis sospitosos; els administradors poden revisar els casos assenyalats. Això no converteix cada formulari accessible en una comunicació verificada. Una consulta preventiva ha d’identificar el responsable i no demanar mai contrasenyes ni codis d’accés. Davant d’una petició inesperada, la persona ha de poder confirmar-ne l’origen per un canal conegut.
Documentació de referència: Microsoft Learn — Phishing review · OpenText security research — Abuse of surveys.
Usos de consulta i preparació preventiva
- Necessitats formatives: preguntar per activitats i dificultats per preparar una revisió amb responsables, sense convertir l’autopercepció en diagnòstic automàtic de competència.
- Comprensió de materials: recollir respostes sobre una comunicació revisada i detectar preguntes que necessiten més explicació.
- Organització d’activitats: confirmar disponibilitat o recursos necessaris sense demanar informació aliena a la finalitat.
Sabentis proposa aquests exemples com a recollida estructurada d’informació. Un formulari intern no es converteix per això en un instrument validat d’avaluació de riscos ni en prova suficient de capacitació.
Cas desenvolupat: identificar dubtes abans d’una formació
Exemple hipotètic. Un equip prepara sessions per a diversos llocs i vol saber quins aspectes del procediment necessiten aclariment.
- Definir finalitat i públic. Preguntar només pel context necessari per adaptar la sessió i explicar qui revisarà les respostes.
- Crear preguntes clares, amb una idea per pregunta i opcions per indicar que alguna cosa no s’aplica o no es coneix.
- Utilitzar ramificació per mostrar preguntes específiques segons l’activitat declarada. Preparar una matriu de recorreguts i comprovar que cap resposta rellevant queda sense sortida.
- Provar el formulari amb perfils i dispositius diferents. Verificar identificació, obligatorietat i missatge final, sense incorporar les proves a l’anàlisi real.
- Revisar resultats amb el responsable formatiu, contrastar dubtes recurrents i documentar els canvis introduïts a la sessió.
L’acceptació no és només rebre respostes: cada recorregut ha de ser entenedor i els resultats han de permetre una decisió concreta. Distingeix un dubte declarat d’una necessitat confirmada mitjançant revisió.
Control numèric proposat: es convida 60 persones i es reben 42 respostes vàlides. La cobertura és del 70 %. Només 18 recorren la secció d’una activitat i sis expressen un dubte: el resultat és 6/18, un 33,3 % de qui va rebre la pregunta, no 6/42 ni 6/60. Les 24 persones que no van veure la pregunta no es compten com a respostes negatives. Aquesta comprovació detecta errors de denominador abans de planificar la sessió.
Abans de recollir dades es prepara un diccionari breu: nom de cada pregunta, unitat, opcions admeses, recorregut i significat d’un valor buit. També es determina quins canvis obliguen a obrir una versió nova. Si es canvia una opció durant la recollida, conservar el text anterior evita interpretar dues respostes diferents com si procedissin de la mateixa pregunta. Aquesta documentació permet que una altra persona repeteixi l’anàlisi.
Documentació de referència: Microsoft Support — Use branching logic in Microsoft Forms · Microsoft Support — Choose who can fill out a form or quiz.
Anonimat, biaix i preguntes mal definides
No prometis anonimat sense comprovar configuració i camps recollits. Encara que no es demani nom, combinar centre, lloc i resposta oberta pot identificar algú. Evita recollir dades de salut innecessàries per al propòsit definit.
Una pregunta ambigua o que barreja dos assumptes produeix resultats difícils d’interpretar. La ramificació pot introduir biaixos si grups diferents reben preguntes que després es comparen com a equivalents. Documenta el recorregut i no tractis la manca de resposta a una pregunta no mostrada com una negativa. Revisa separadament l’accés al formulari i als resultats.
Documentació de referència: Microsoft Support — Use branching logic in Microsoft Forms · Microsoft Support — Choose who can fill out a form or quiz.
Quan escollir Microsoft Forms
Pot encaixar en organitzacions amb Microsoft 365 que necessiten una consulta o qüestionari acotat amb destinataris definits. Comprova funcions i restriccions del compte abans de dissenyar el procés.
Microsoft Teams pot ajudar a coordinar l’activitat, i Excel a analitzar resultats de manera autoritzada. En comparar amb Google Forms, considera identitat, permisos i manteniment, no només aparença.
Preguntes freqüents sobre Microsoft Forms en SST
Un qüestionari demostra que algú sap executar una tasca?
Pot aportar evidència sobre respostes concretes, però no substitueix la comprovació pràctica quan l’objectiu exigeix observar l’execució.
Una resposta per persona garanteix una mostra representativa?
No. Redueix certes repeticions segons la configuració, però no resol qui respon, qui falta o quins biaixos hi ha.
Com es comprova una ramificació?
Recorrent cada combinació rellevant, verificant preguntes, camps obligatoris i sortida final, i comparant-ho amb el disseny previst.
Documentació de referència: Microsoft Support — Use branching logic in Microsoft Forms · Microsoft Support — Choose who can fill out a form or quiz.
