Per a què serveix el llibre
El llibre de subcontractació permet identificar i seguir les contractacions successives compreses en una obra i en l’àmbit de l’encàrrec d’un contractista. Està previst en la Llei 32/2006 i desenvolupat pel Reial decret 1109/2007. La seva informació ajuda a conèixer qui executa els treballs, per a qui i en quina posició de la cadena.
No és un registre voluntari de proveïdors ni una llista d’accessos al recinte. La persona que entra en l’obra pot pertànyer a una empresa la intervenció de la qual ha de quedar documentada prèviament. La finalitat del llibre exigeix connectar la dada administrativa amb l’activitat que realment s’executarà.
Qui ha de disposar d’ell
El contractista al qual resulti exigible ha d’obtenir el llibre habilitat per l’autoritat laboral corresponent al territori de l’obra, conforme al procediment aplicable. L’obligació no es trasllada sense més al coordinador de seguretat i salut ni queda satisfeta perquè una altra empresa de l’obra tingui el seu propi llibre.
En una obra amb diversos contractistes poden existir llibres corresponents als seus respectius encàrrecs. Ha d’identificar-se correctament quina cadena documenta cadascun. La subcontracta comunica la informació necessària i compleix les seves obligacions, però això no elimina el paper que la normativa atribueix al contractista en la gestió del llibre.
Què ha d’anotar-se
Les subcontractacions es reflecteixen per ordre cronològic i amb anterioritat al començament dels treballs corresponents. La normativa estableix dades sobre empresa o autònom, comitent, nivell de subcontractació, objecte del contracte i responsables d’organització i direcció, a més d’una altra informació preventiva prevista en el model.
També es documenten aspectes com el lliurament de la part del pla de seguretat i salut que correspongui, instruccions de coordinació i aprovacions d’ampliacions excepcionals quan procedeixin. Ha de constar la persona responsable de la coordinació de seguretat i salut en execució i els seus canvis. Les dades es completen conforme al model reglamentari, no mitjançant una selecció informal.
Relació amb els límits de subcontractació
El llibre ajuda a comprovar la posició de cada intervinent i el compliment del règim de subcontractació. La normativa estableix limitacions i supòsits particulars que han d’analitzar-se abans d’autoritzar una nova baula. Anotar una empresa no converteix en lícita una subcontractació que incompleixi els requisits aplicables.
Les ampliacions excepcionals exigeixen les condicions i actuacions previstes legalment. No han d’utilitzar-se com a mecanisme rutinari per a resoldre una planificació insuficient. Quan escaigui una aprovació i comunicació específica, es conserva la seva justificació i es realitza en termini. La traçabilitat permet que la cadena real i la documentada no evolucionin per separat.
Accés, comunicacions i conservació
El llibre ha de romandre en l’obra durant l’execució de l’encàrrec en els termes establerts. La normativa reconeix accés als subjectes competents i preveu comunicacions de cada subcontractació al coordinador de seguretat i salut i als representants de les persones treballadores afectats segons el cas.
El contractista ha de conservar-lo durant els cinc anys posteriors a la finalització de la seva participació en l’obra. En obres d’edificació subjectes al règim indicat pel reglament, es lliura al director d’obra una còpia emplenada per a la seva incorporació al llibre de l’edifici, conservant el contractista l’original. El tancament ha de preveure aquestes obligacions.
Diferències enfront d’altres instruments
El REA acredita determinats requisits de l’empresa; el llibre documenta la cadena d’una obra. El pla de seguretat i salut desenvolupa la planificació preventiva del contractista. El llibre d’incidències té una finalitat de control i seguiment del pla, amb regles pròpies d’anotació i comunicació.
Una plataforma pot ajudar a relacionar aquesta informació, però no ha de confondre’s un registre intern amb l’instrument reglamentari exigit. La forma d’habilitació i utilització ha d’ajustar-se al procediment de l’autoritat competent. Digitalitzar una còpia no modifica per si mateix les obligacions ni els subjectes responsables.
Exemple pràctic
Un contractista incorpora una empresa per a una fase d’instal·lacions. Abans d’iniciar, comprova la subcontractació prevista, obté la informació necessària, realitza l’anotació i les comunicacions corresponents i organitza la coordinació. L’empresa proposa després incorporar una altra entitat per a una part del treball.
La proposta s’analitza abans que aquesta entitat comenci: es revisen la seva posició i els límits aplicables, es comproven requisits i s’actualitza el llibre quan procedeix. No s’espera al final de mes per a reconstruir el succeït. Així, el document ajuda a controlar decisions reals i no es limita a descriure una cadena ja executada.
Errors freqüents
Els errors més comuns són anotar després de l’inici, confondre el llibre amb una relació de personal i assumir que l’existència d’un coordinador desplaça les obligacions del contractista. També ho és oblidar canvis d’empreses, representants o coordinació que hagin de reflectir-se.
La gestió eficaç assigna una persona responsable de mantenir la informació al dia i estableix com rep les propostes de noves subcontractacions. La revisió ha de contrastar l’escrit amb els qui estan treballant realment. La utilitat preventiva i de traçabilitat del llibre depèn d’aquesta correspondència i que es respectin les seves comunicacions i terminis.
