Matriu legal

Què és la matriu legal

El Decret 1072 de 2015, Decret Únic Reglamentari del Sector Treball de Colòmbia, defineix la matriu legal en el numeral 24 de l’article 2.2.4.6.2 com la compilació dels requisits normatius exigibles a l’empresa d’acord amb les activitats pròpies i inherents de la seva activitat productiva, que donen els directrius normatius i tècnics per a desenvolupar el Sistema de Gestió de la Seguretat i Salut en el Treball, i que haurà d’actualitzar-se en la mesura en què siguin emeses noves disposicions aplicables.

No es tracta, per tant, d’un llistat general de legislació. És un document específic de cada organització: recull el que li resulta exigible per la seva activitat, els seus processos, les seves instal·lacions i la seva plantilla, i serveix de referència per a construir i mantenir el sistema de gestió.

La seva lògica és la del compliment normatiu en SST: saber què obliga, comprovar si es compleix i conservar la prova d’aquest compliment.

Què exigeix el Decret 1072 de 2015

• Definició. L’article 2.2.4.6.2, numeral 24, fixa el concepte i l’obligació d’actualització.
• Obligació de l’ocupador. El paràgraf de l’article 2.2.4.6.8, sobre obligacions dels ocupadors, estableix que l’ocupador ha d’identificar la normativitat nacional aplicable del Sistema General de Riscos Laborals, que ha de quedar plasmada en una matriu legal, actualitzada a mesura que s’emetin noves disposicions aplicables a l’empresa.
• Documentació. L’article 2.2.4.6.12, sobre documentació del sistema, inclou entre els documents que han de mantenir-se disponibles i actualitzats la matriu legal que contempli les normes del Sistema General de Riscos Laborals aplicables a l’empresa.
• Estàndards mínims. La Resolució 0312 de 2019 del Ministeri del Treball desenvolupa els estàndards mínims del sistema de gestió de manera gradual segons la grandària i el nivell de risc de l’empresa.

Què ha de distingir una matriu legal útil

1. Identificació de requisits aplicables. Quina norma, de quin rang, quin article concret i per què resulta exigible a aquesta empresa i no a qualsevol.
2. Avaluació del compliment. Si el requisit es compleix, es compleix parcialment o no es compleix, amb la data de la valoració.
3. Evidències. El document, registre o actuació que demostra el compliment, amb la seva ubicació.
4. Responsables. Qui respon de cada requisit dins de l’organització.
5. Actualització normativa. Amb quina periodicitat i per quin mitjà es vigila l’aparició de noves disposicions, i qui la realitza.

Confondre aquests cinc plànols és l’error més freqüent: una matriu que només enumera normes no acredita compliment, i una que només assenyala responsables no permet auditar.

Equivalents funcionals en altres ordenaments

La identificació i el seguiment dels requisits legals aplicables és una pràctica comuna en els sistemes de gestió, encara que el terme matriu legal no aparegui en la norma. A Espanya, la Llei 31/1995 i el Reial decret 39/1997 no exigeixen un document amb aquest nom, però sí que el pla de prevenció, l’avaluació de riscos i la planificació de l’activitat preventiva s’elaborin i conservin a la disposició de l’autoritat laboral, la qual cosa en la pràctica exigeix conèixer i controlar la normativa aplicable.

En els sistemes de gestió certificables, la determinació dels requisits legals i d’un altre tipus aplicables i el seu seguiment forma part dels propis requisits de la norma. Ara bé, aquests instruments no són intercanviables: cada ordenament defineix el seu propi abast, els seus documents obligatoris i el seu règim sancionador, per la qual cosa traslladar sense més una matriu legal colombiana a un altre país no acredita compliment allí.

Com s’elabora i es manté

1. Delimitar l’abast: activitat econòmica, processos, centres, tipus de contractació i riscos presents.
2. Identificar la normativa aplicable per nivells, des de la llei i el reglament fins a la norma tècnica i la disposició sectorial.
3. Descompondre cada norma en requisits concrets i verificables, no en referències genèriques.
4. Assignar responsable, evidència i estat de compliment a cada requisit.
5. Definir la vigilància normativa: font oficial consultada, periodicitat i registre dels canvis detectats.
6. Revisar la matriu quan canviï la normativa, l’activitat o l’organització, i deixar constància de la revisió.

Límits i errors freqüents

1. Afirmar que tota empresa, en qualsevol país, està obligada a disposar d’un document denominat matriu legal. L’exigència amb aquest nom és pròpia de la normativa colombiana.
2. Copiar matrius d’altres empreses: el requisit aplicable depèn de l’activitat concreta.
3. Confondre la identificació de requisits amb l’avaluació del seu compliment.
4. Mantenir-la com un llistat estàtic, sense vigilància normativa ni dates de revisió.
5. Incloure només normes de seguretat i salut i ometre les connexes que també obliguen, per exemple en matèria d’instal·lacions o de substàncies químiques.
6. Usar-la com a substitut de la avaluació de riscos, que respon a una finalitat distinta.

Marc normatiu

• Decret 1072 de 2015, articles 2.2.4.6.2, 2.2.4.6.8 i 2.2.4.6.12. Definició, obligació de l’ocupador i documentació del sistema de gestió.
• Resolució 0312 de 2019. Estàndards mínims del sistema de gestió, graduats per grandària i nivell de risc.
• Llei 31/1995, articles 16 i 23. A Espanya, obligació d’avaluar i d’elaborar i conservar la documentació preventiva.
• Reial decret 39/1997. Contingut del pla de prevenció i de la planificació de l’activitat preventiva.

Fora de Colòmbia, el terme s’empra amb freqüència en l’àmbit professional, però convé indicar sempre l’ordenament al qual es refereixen els requisits recollits.