Qué son los datos maestros y qué los diferencia de otros registros
Un puesto, una persona y una máquina conservan su identidad mientras acumulan actividad. Sus datos maestros describen esa identidad: código, denominación, ubicación, estado y relaciones. Una inspección de la máquina o la asistencia de una persona a un curso son registros de actividad asociados.
La calidad de datos valora si la información sirve para decidir. La gestión de maestros concreta quién define y mantiene las entidades compartidas. No requiere necesariamente una aplicación específica: comienza por acordar identificadores y responsabilidades que todos los sistemas respeten.
Qué entidades conviene definir
El modelo debe responder al trabajo real, sin convertir cada dato en un catálogo independiente. Como punto de partida, conviene distinguir:
- Personas: identificador interno, vinculación organizativa y fechas de actividad.
- Puestos y tareas: denominación común, actividades y relación con riesgos y necesidades preventivas.
- Empresas y centros: estructura, ubicaciones y responsables.
- Equipos: identificación individual, tipo, emplazamiento y estado.
Una persona puede trabajar en varios centros y desempeñar distintas tareas. Esas relaciones necesitan fechas; una única casilla de «puesto actual» no reconstruye por sí sola una exposición pasada.
Quién mantiene cada dato y cómo resolver discrepancias
Para cada entidad se designa una fuente de referencia y una persona o función responsable. RR. HH. puede mantener altas y bajas; prevención valida la correspondencia entre tareas y riesgos; mantenimiento identifica los equipos. Es una decisión organizativa, no una regla universal.
Antes de integrar aplicaciones, documenta qué sistema puede crear o modificar cada campo y qué ocurre cuando discrepan. No sincronices automáticamente dos valores contradictorios. Registra la incidencia, decide cuál es correcto y conserva el origen y la fecha de la corrección. Una sincronización rápida también puede distribuir un error rápidamente.
Cómo implantar un catálogo común
- Inventaría las fuentes actuales y los usos de cada dato.
- Define un código estable, una denominación y los campos necesarios para cada entidad.
- Detecta duplicados y construye equivalencias entre códigos antiguos y nuevos.
- Valida las relaciones con responsables que conozcan los centros.
- Prueba altas, bajas, cambios de puesto y traslados antes de la carga general.
- Controla errores de integración y establece quién los resuelve.
Medir duplicados, registros sin centro o cambios pendientes resulta más útil que contar campos cumplimentados sin saber para qué sirven. Revisa especialmente las excepciones: personal temporal, contratas, equipos compartidos y personas con varias funciones.
Privacidad, historial y obligaciones documentales
El RGPD exige, entre otros principios, exactitud, minimización, seguridad y conservación limitada de datos personales. Un catálogo común no significa que todas las personas puedan acceder a todo. Define permisos según función y evita copiar diagnósticos al maestro general de trabajadores.
En España, los artículos 16 y 23 de la LPRL relacionan evaluación, planificación y documentación preventiva; no imponen un producto concreto de gestión de maestros. El artículo 22 protege la información médica personal. Conserva el historial necesario para reconstruir actuaciones, aplicando los plazos y la base jurídica correspondientes a cada registro.
Ejemplo hipotético: un cambio de puesto que no llega a prevención
Una empresa tiene «operario de almacén», «mozo» y «auxiliar logístico» en distintas aplicaciones. Una persona cambia a preparación de pedidos, pero el sistema preventivo mantiene su asignación anterior. El problema no se resuelve creando otro nombre: hay que identificar la tarea real y su relación con la evaluación y la formación.
El equipo acuerda un código de puesto, conserva las equivalencias y registra la fecha del cambio. Después comprueba que la asignación formativa y la información de riesgos se revisan correctamente. Para aceptar la integración, prueba también una baja, un traslado y un trabajador que combina tareas. El resultado se verifica sobre esos casos, no solo porque la importación termine sin errores.
