Integración de la prevención

Qué es la integración de la prevención

La Ley 54/2003, que reformó la Ley 31/1995, situó la integración de la prevención en el centro del sistema preventivo español para combatir el cumplimiento meramente formal: la prevención no es un conjunto de documentos elaborados por un servicio externo, sino una forma de trabajar. El artículo 16.1 de la Ley 31/1995 exige que la prevención se integre en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos, mediante el plan de prevención. El Real Decreto 39/1997 precisa que la integración en una actividad o en un nivel jerárquico significa que su procedimiento de ejecución se ha fijado y se aplica respetando los requisitos preventivos exigibles, y que las personas que intervienen en su gestión o ejecución tienen atribuidas las funciones preventivas correspondientes.

La integración tiene dos dimensiones. La vertical, en la línea jerárquica: la dirección aprueba la política y asigna recursos, los mandos intermedios planifican y supervisan el trabajo con criterios preventivos y las personas trabajadoras aplican los procedimientos y comunican las deficiencias. La horizontal, en las actividades y procesos: adquisición de equipos y productos, contratación y subcontratación, diseño y modificación de instalaciones, incorporación de personal, mantenimiento, cambios organizativos y gestión de emergencias incorporan la prevención como requisito de calidad del proceso.

El servicio de prevención, propio o ajeno, no sustituye a la organización en esta tarea: asesora, apoya y evalúa, pero la responsabilidad y la ejecución de la prevención corresponden a la empresa y a su cadena de mando. La guía técnica del INSST para la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa desarrolla este planteamiento con criterios prácticos por tipo de actividad y nivel jerárquico.

Instrumentos de la integración

• Plan de prevención. Documento que describe la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción preventiva, aprobado por la dirección, asumido por toda la estructura y conocido por toda la plantilla (artículo 2 del Real Decreto 39/1997).
• Evaluación de riesgos y planificación. Instrumentos esenciales para la gestión y aplicación del plan; la planificación asigna responsables, plazos y recursos en las distintas áreas.
• Procedimientos con contenido preventivo. Procedimientos de compras, contratación, mantenimiento, permisos de trabajo, gestión del cambio, acogida de personal y coordinación con contratas que incluyen los requisitos de seguridad y salud.
• Asignación de funciones. Definición escrita de las funciones preventivas de cada puesto con mando y de la plantilla, con la formación necesaria para ejercerlas.
• Consulta y participación. Delegados de prevención y comité de seguridad y salud como cauce de integración de la visión de las personas trabajadoras.
• Indicadores y revisión. Seguimiento del grado de integración mediante auditorías internas y reglamentarias, indicadores de actividad y de resultado y revisión por la dirección.

Cómo se evalúa la integración

• Auditoría reglamentaria. El artículo 30 del Real Decreto 39/1997 exige a la auditoría valorar la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa, mediante la implantación y aplicación del plan de prevención.
• Criterios de la Inspección. La Inspección de Trabajo comprueba si las actividades de la empresa se realizan conforme a los requisitos preventivos y si los mandos asumen sus funciones, más allá de la existencia de documentos.
• Señales de integración real. Decisiones de compra y de diseño que consideran la seguridad, mandos que supervisan el cumplimiento de los procedimientos, comunicación de incidentes sin represalias, formación integrada en el desempeño y recursos asignados en el presupuesto.
• Señales de integración formal. Plan de prevención genérico, servicio de prevención ajeno que actúa sin interlocutores internos, mandos que desconocen sus funciones y medidas de la planificación sin ejecutar.

Aplicación organizativa: cómo integrar la prevención

1. Aprobar una política de prevención firmada por la dirección que declare la integración como principio y asigne recursos.
2. Definir por escrito las funciones preventivas de cada nivel (dirección, mandos, plantilla) y del servicio de prevención, e incorporarlas a las descripciones de puesto y a la evaluación del desempeño.
3. Revisar los procedimientos de las actividades críticas (compras, contratación, mantenimiento, diseño, acogida, gestión del cambio, emergencias) para incluir los requisitos preventivos y los responsables.
4. Formar a los mandos en sus funciones preventivas y en la supervisión del cumplimiento, y a la plantilla en los procedimientos de su puesto.
5. Establecer canales de comunicación de riesgos e incidentes y de consulta con los representantes, con respuesta documentada.
6. Medir la integración con indicadores (medidas ejecutadas en plazo, inspecciones realizadas por mandos, incidentes comunicados, formación cumplida) y auditar internamente.
7. Revisar el plan de prevención por la dirección y actualizarlo ante cambios organizativos.

Un software de gestión preventiva facilita la integración al distribuir tareas preventivas entre los mandos con plazos y evidencias, conectar la planificación con la operativa diaria y ofrecer a la dirección indicadores del grado de cumplimiento.

Límites y errores frecuentes

1. Confundir integración con documentación: disponer de plan, evaluación y planificación sin que cambien las prácticas.
2. Externalizar la prevención en el servicio de prevención ajeno sin interlocutores internos ni funciones asignadas a los mandos.
3. Definir funciones preventivas sin formación, tiempo ni autoridad para ejercerlas.
4. Dejar fuera actividades clave como las compras, la contratación de obras y servicios o los cambios de proceso.
5. Medir solo la siniestralidad y no el grado de aplicación de los procedimientos y de las medidas.
6. Aprobar planes de prevención genéricos no adaptados a la organización real de la empresa.

El grado de integración exigible se adapta al tamaño y a la actividad de la empresa; en las pymes puede lograrse con procedimientos sencillos y funciones claras.

Marco normativo en España

• Ley 31/1995, artículos 14, 16 y 31. Deber de protección, integración de la prevención mediante el plan y funciones de los servicios de prevención.
• Real Decreto 39/1997, artículos 1, 2 y 30. Integración de la actividad preventiva, plan de prevención y auditoría.
• Ley 54/2003, de 12 de diciembre. Reforma del marco normativo de la prevención de riesgos laborales para reforzar la integración y combatir el cumplimiento formal.
• Guía técnica del INSST para la integración de la prevención. Criterios prácticos de integración por actividades y niveles jerárquicos.
• ISO 45001. Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: liderazgo, participación e integración en los procesos de negocio.

En Colombia, el Decreto 1072 de 2015 exige que el SG-SST esté integrado en la gestión de la empresa con responsabilidades asignadas a todos los niveles; la norma ISO 45001 requiere que la alta dirección integre los requisitos del sistema en los procesos de negocio.