Qué debe poder trasladarse
La salida de una plataforma preventiva requiere identificar qué información se necesita conservar y cómo se utilizará en el sistema de destino. Además de registros, puede haber documentos, versiones, firmas, vínculos y evidencias de actividad. Descargar una hoja con nombres y fechas no demuestra que se haya preservado el expediente ni su trazabilidad.
Dos significados de portabilidad
En un proyecto tecnológico, portabilidad puede referirse a capacidad contractual y técnica de exportar información. El derecho a la portabilidad del RGPD pertenece a las personas y tiene condiciones propias: tratamiento automatizado y determinadas bases jurídicas, entre otros requisitos. No constituye un derecho general de una empresa a recibir cualquier base de datos completa de un proveedor.
Acordar el formato y el alcance
Conviene concretar campos, identificadores, adjuntos, relaciones, codificaciones y documentación del formato. También se revisan costes, plazos y responsabilidades previstos en el contrato. Un archivo legible por máquinas no garantiza que su significado resulte claro. El destino necesita saber si una fecha representa apertura, aprobación o cierre, y cómo se relacionan trabajadores, centros y evaluaciones.
Probar antes de dar por terminada la salida
La migración se ensaya con un conjunto representativo y autorizado. Se comparan recuentos, valores, documentos y vínculos; después se prueban consultas reales. La calidad de los datos incluye detectar registros duplicados o relaciones perdidas. La transferencia requiere canales y permisos adecuados, especialmente cuando incorpora información de salud.
Ejemplo de aceptación
En un ejemplo hipotético, una evaluación exportada conserva su texto pero pierde la relación con medidas pendientes. El archivo existe, aunque el proceso ya no pueda seguirse correctamente. La aceptación debe comprobar esa relación y el historial necesario. También se define qué ocurre con cambios producidos entre la primera exportación y la puesta en marcha del nuevo sistema.
Conservación y cierre del servicio
Finalizar una migración no autoriza a borrar indiscriminadamente datos sujetos a conservación. Deben acordarse acceso al histórico, devolución o eliminación procedente y evidencia del cierre, conforme a obligaciones y contratos. Los derechos de las personas y la confidencialidad continúan aplicándose durante el cambio. La exportación debe evaluarse como un proceso completo, no solo como una función de menú.
