Qué acredita un sello de tiempo
Un sello de tiempo electrónico vincula datos con un instante y aporta evidencia de su existencia temporal. Un servicio de confianza puede sellar una huella del documento, que después permite comprobar correspondencia e integridad. Es distinto de escribir una fecha dentro del archivo o confiar exclusivamente en la hora que muestra el equipo de quien lo creó.
Relación con documentos de SST
Puede formar parte de la evidencia asociada a una evaluación, una comunicación o un registro de formación. Su utilidad debe analizarse junto con autoría, versión y procedimiento de aprobación. La evidencia digital en PRL no se reduce a un atributo técnico: también necesita explicar qué actuación documenta y quién intervino.
Sello ordinario y cualificado
El marco europeo eIDAS distingue los sellos electrónicos de tiempo y los cualificados. Estos últimos tienen los requisitos y efectos específicos previstos en sus artículos 41 y 42, incluida una presunción sobre fecha, hora e integridad. No debe atribuirse esa condición a cualquier marca temporal. Se verifica el servicio concreto y su situación en las listas de confianza correspondientes.
Lo que no demuestra
Sellar un archivo no confirma que su contenido sea verdadero, que el firmante haya observado los hechos ni que el destinatario lo haya recibido. Tampoco equivale a acreditar aprendizaje o entrega efectiva de un equipo. Cada finalidad puede necesitar otras evidencias y controles. Una fecha fiable aplicada a un documento incorrecto conserva evidencia temporal del documento incorrecto.
Ejemplo de trazabilidad documental
En un ejemplo hipotético, se conserva una versión aprobada de un procedimiento y el sello asociado. Al recuperar el expediente, se comprueba que el archivo corresponde a esa evidencia y se relaciona con su aprobación. Si alguien edita después el documento, la nueva versión debe gestionarse como tal. Mantener el mismo nombre de archivo no preserva automáticamente su identidad.
Conservación y validación
Conviene conservar el documento, el sello y los elementos necesarios para validar la evidencia durante el periodo previsto. Los cambios tecnológicos y el servicio utilizado pueden exigir medidas de preservación adicionales. La elección se coordina con gestión documental y asesoramiento competente. El sello aporta una pieza de trazabilidad, sin sustituir obligaciones preventivas ni garantizar por sí solo el resultado de una controversia.
