Tres documentos con funciones distintas
El plan de prevención establece cómo se integra la prevención en la gestión. La planificación concreta medidas derivadas de la evaluación, prioridades, plazos y recursos. Memoria y programación ordenan, respectivamente, el balance y las actuaciones del periodo.
No deben funcionar como archivos independientes que repiten datos incompatibles. Si una medida importante queda pendiente, la memoria debe explicarlo y la programación siguiente debe recoger su tratamiento, sin borrar el compromiso inicial o cambiar retrospectivamente su plazo.
Marco legal según el servicio de prevención
El artículo 15.5 del RD 39/1997 exige elaborar anualmente y mantener a disposición de las autoridades competentes y del comité la memoria y programación del servicio de prevención propio. El artículo 20 regula las actuaciones de los servicios ajenos y la entrega de memoria y programación a las empresas atendidas.
El artículo 39.2.d de la LPRL reconoce al Comité de Seguridad y Salud la facultad de conocer e informar estos documentos. No debe trasladarse sin matices un mismo formato o circuito a todas las modalidades organizativas.
Qué conviene explicar en la memoria
- Alcance: periodo, centros, actividades y especialidades incluidas.
- Actuaciones: evaluaciones, revisiones, formación y otras actividades efectuadas.
- Seguimiento: medidas implantadas, pendientes y eficacia comprobada.
- Cambios relevantes: procesos, equipos, organización o daños que motivaron nuevas actuaciones.
- Participación: consultas y cuestiones tratadas con la representación preventiva.
- Conclusiones: dificultades, necesidades y prioridades que se trasladan al siguiente periodo.
Los resultados de salud deben respetar la confidencialidad. El balance de gestión no es un lugar para incorporar diagnósticos personales ni historias clínicas.
Cómo construir una programación ejecutable
La programación debe conectar cada actuación con una necesidad concreta y definir responsable, plazo y recursos. Los artículos 8 y 9 del RSP relacionan planificación, magnitud de riesgos, personas expuestas y seguimiento; si la actividad se planifica para más de un año, debe existir un programa anual.
No basta con repetir «visitas, formación y revisiones». Debe quedar claro qué se revisará y qué resultado se espera. La empresa debe coordinar las actuaciones concertadas con las que realiza con medios propios para evitar vacíos o duplicidades.
No confundir memoria de empresa y memoria del servicio
La Orden TIN/2504/2010 distingue, para entidades acreditadas como servicios ajenos, datos globales de la entidad y actuaciones concretas en cada empresa y centro. Son niveles diferentes de información.
Su artículo 6 establece para esa memoria de la entidad la puesta a disposición de la autoridad laboral antes del 1 de abril siguiente. No debe presentarse esa fecha como un plazo universal para cualquier documento preventivo anual de cualquier empresa.
Revisión, participación y utilidad
El balance debe permitir adoptar decisiones: si los recursos fueron suficientes, si se cerraron prioridades y si los cambios previstos necesitan una intervención adicional. La revisión del comité y de la dirección debe centrarse en resultados y asuntos pendientes, no solo en dar por recibido un documento.
Es útil mantener definiciones estables de indicadores y justificar variaciones de alcance. Comparar dos años sin advertir que se han incorporado nuevos centros puede producir conclusiones erróneas sobre actividad o resultados.
Ejemplo hipotético: mediciones pendientes
La memoria de una empresa recoge que una evaluación identificó la necesidad de determinadas mediciones, pero estas no se realizaron por un cambio de proceso. En vez de marcarlas como cerradas, explica la situación y las medidas provisionales adoptadas.
La nueva programación fija la revisión de la evaluación, el responsable y el plazo para decidir y ejecutar las mediciones pertinentes. El comité conoce el seguimiento y la empresa puede comprobar si el asunto se resuelve, sin confundir una visita realizada con el control del riesgo.
