PESV y SG-SST: qué procesos conectar y cómo gestionarlos con software
Por Pablo Rodríguez
Una organización puede tener un plan de seguridad vial y un sistema de SST bien documentados, pero gestionar dos veces la formación, los incidentes o las acciones de mejora. El problema aparece cuando cada equipo utiliza datos diferentes sobre los mismos conductores, vehículos o desplazamientos. Articular el PESV y el SG-SST requiere un modelo común de trabajo con controles específicos para cada proceso.
La conexión resulta especialmente útil cuando transporte, operaciones, recursos humanos y prevención intervienen sobre una misma actividad. El software debe ayudar a reconocer esas relaciones y mantener la responsabilidad de cada área, evitando que una actualización quede aislada en un documento.
Confirmar alcance y metodología antes de configurar
El Decreto 1252 de 2021 recoge la obligación del PESV para organizaciones con más de diez vehículos, automotores o no, o que contraten o administren conductores, y su articulación con el SG-SST. La aplicabilidad debe revisarse considerando la operación concreta, incluidos los criterios oficiales sobre la flota y los conductores.
La metodología adoptada en 2022 está compilada en la Resolución 20223040045295, capítulo 7.2 y anexo 63. Determina primero el nivel y los requisitos aplicables. La ficha de seguridad vial laboral ofrece un punto de partida conceptual, pero no sustituye ese análisis colombiano.
Definir qué información se comparte
Construye un inventario de personas, vehículos, centros, actividades y desplazamientos laborales. Cada dato necesita un responsable de mantenimiento. Recursos humanos puede gestionar la relación laboral; operaciones, la asignación de servicios; y el área técnica competente, las comprobaciones que correspondan a los vehículos.
Compartir una identificación no significa compartir todo el expediente. Un responsable de flota puede necesitar saber si existe una condición que afecta a la asignación del servicio, sin acceder a información clínica. Establece qué dato necesita cada función y cuál es su fuente autorizada antes de diseñar las pantallas.
Conectar procesos conservando sus diferencias
La planificación, la formación, la investigación de eventos y el seguimiento de medidas ofrecen puntos de conexión. Una actividad puede contribuir a ambos sistemas y conservar una sola evidencia, siempre que se identifique qué requisito o necesidad atiende en cada uno. Los controles específicos de conducción, mantenimiento o gestión de trayectos requieren su propio detalle.
- Formación: relacionar la competencia requerida con la actividad y comprobar su aplicación.
- Inspecciones: asociar la observación con el vehículo o la condición vial examinada.
- Eventos: identificar si existen obligaciones de reporte adicionales según el caso.
- Acciones: asignar responsable, fecha y comprobación de eficacia.
- Cambios: revisar nuevos recorridos, servicios y formas de contratación.
La gestión del cambio en SST permite incorporar esas modificaciones antes de que se conviertan en una exposición no prevista.
Ejemplo: una nueva ruta de distribución
Imaginemos que una empresa incorpora una ruta con horarios distintos y zonas de acceso más complejas. El equipo comercial confirma el servicio, operaciones prepara el recorrido y SST revisa las condiciones de trabajo. El análisis debe llegar a quienes asignan vehículos, organizan descansos y comunican instrucciones a los conductores.
En el expediente digital se relacionan la evaluación del cambio, las medidas, la información entregada y la revisión posterior de la operación. Si aparecen dificultades, el equipo recupera la decisión inicial y ajusta el plan. Este ejemplo es ilustrativo y no propone un diseño de ruta ni un régimen de descansos universal.
Elegir indicadores con denominadores coherentes
Combinar datos no exige convertir todos los indicadores en una cifra única. Los eventos por kilómetros recorridos describen una exposición diferente de las tasas calculadas por trabajadores u horas. Conserva fórmula, periodo, fuente y alcance para que la dirección entienda qué se está comparando.
Una variación puede proceder de un cambio en la actividad o de una mejora del registro. Relaciona el análisis con el plan anual del SG-SST y con el flujo de reporte e investigación de accidentes, manteniendo las obligaciones propias de cada proceso.
Evaluar la conexión con una prueba concreta
Pide al proveedor recorrer una nueva ruta, una inspección con hallazgo y una acción compartida. Comprueba si una actualización llega a los responsables adecuados y si se conserva el historial. Verifica también exportaciones, permisos y disponibilidad de evidencias para revisión.
Al estudiar Sabentis para gestionar SST, contrasta estos requisitos con las funciones demostradas. La evaluación debe centrarse en los procesos que se necesitan conectar; la existencia de un módulo específico de PESV debe confirmarse expresamente antes de incluirlo en una decisión de compra.
Comprobaciones de una conexión PESV–SG-SST
Utilice una actividad compartida como prueba: por ejemplo, una medida asociada a un desplazamiento laboral. La conexión funciona cuando cada responsable puede recuperar el mismo hecho y, a la vez, reconocer qué comprobaciones pertenecen a cada proceso.
- Compruebe que las altas y bajas de conductores llegan a quienes mantienen la información preventiva y operativa pertinente.
- Revise un vehículo sustituido temporalmente y confirme cómo queda identificado en inspecciones, asignaciones y registros posteriores.
- Pruebe un cambio de recorrido con medidas pendientes y compruebe que las decisiones previas siguen siendo recuperables.
- Compare el kilometraje utilizado en un indicador con su fuente y explique periodos o trayectos que quedan excluidos.
- Revise una evidencia compartida para comprobar que identifica los requisitos que atiende sin duplicar artificialmente la actividad realizada.
Preguntas frecuentes
¿Una empresa sin vehículos propios puede necesitar un PESV?
La propiedad de vehículos no es el único criterio. El marco colombiano también contempla organizaciones que contraten o administren conductores. Revise la forma real de operar y las condiciones aplicables antes de concluir que no existe obligación por carecer de flota propia.
¿Una formación puede aportar evidencia a PESV y SG-SST?
Puede relacionarse con ambos cuando su contenido y alcance respondan a las necesidades identificadas en cada proceso. Registre qué actividad se realizó, a quién se dirigió y qué se comprobó. Compartir una evidencia no convierte automáticamente en equivalentes todos los requisitos de los dos sistemas.
¿Conviene sumar siniestros viales y accidentes laborales en un único indicador?
Antes de sumar, defina qué población, eventos y exposición representa cada dato. Conserve las clasificaciones necesarias para los respectivos análisis. Un cuadro conjunto puede facilitar decisiones, pero perder el origen de los datos impediría interpretar diferencias o reproducir los indicadores de cada proceso.
¿Qué ocurre cuando transporte y SST dan estados diferentes a una misma medida?
Compruebe si están valorando hitos distintos, como compra, instalación o eficacia. Acordar una definición común del estado permite resolver la discrepancia. Si cada área necesita una comprobación específica, manténgala visible y evite que un cierre parcial aparezca como cierre completo.
Normativa y fuentes consultadas
- Decreto 1079 de 2015, disposiciones del PESV: Colombia: artículos 2.3.2.3.1 y 2.3.2.3.2, modificados por el Decreto 1252 de 2021; alcance y articulación del PESV.
- Resolución 20223040045295 de 2022, capítulo 7.2: Colombia: capítulo 7.2 y anexo 63, metodología para diseñar, implementar y verificar el PESV.
Fuentes consultadas el 6 de octubre de 2026. La lista práctica propone comprobaciones de gestión; su aplicación debe ajustarse al alcance de cada organización.
