Qué información conecta
El artículo 37.3 del Reglamento de los Servicios de Prevención contempla antecedentes, exploración y estudios vinculados a los riesgos. Añade descripción del puesto, permanencia, riesgos identificados y medidas adoptadas, así como puestos anteriores cuando se dispone de esa información.
Esa conexión permite interpretar un resultado dentro de su contexto laboral. Un listado de pruebas sin información del trabajo pierde parte de su utilidad. Conviene que las actualizaciones distingan lo conocido, lo referido por la persona y la información todavía pendiente.
Historia sanitaria y expediente de personal
La historia debe mantenerse diferenciada de documentos administrativos como contratos, vacaciones o asignación de equipos. También se distingue del informe de conclusiones que permite a la empresa adoptar medidas preventivas.
Una práctica organizativa útil es definir qué información aporta la empresa al personal sanitario y qué conclusiones recibe. No basta con crear una carpeta denominada confidencial si conserva permisos generales de recursos humanos. La separación debe existir en accesos, funciones y circuitos de comunicación.
Quién puede acceder
La AEPD recuerda que la condición de profesional sanitario no permite consultar cualquier historia: el acceso debe ser necesario para su trabajo. El personal administrativo solo puede acceder a los datos precisos para sus funciones.
Asigna permisos según necesidad y registra los accesos de forma adecuada. Gestiona altas, sustituciones y bajas de profesionales. Cuando un soporte tecnológico interviene, aclara responsabilidades y medidas de seguridad. Evita cuentas compartidas que impidan conocer quién consultó o modificó una anotación.
Conservación y continuidad
La Ley 41/2002 regula conservación, seguridad y documentación ordenada. Su mínimo general no debe convertirse en una regla automática de borrado: pueden existir períodos superiores por normas autonómicas, riesgos específicos u otras finalidades legítimas.
La finalización del contrato laboral tampoco determina por sí sola la eliminación. Define un calendario de conservación fundamentado. Ante un cambio de servicio sanitario, organiza la continuidad y el tratamiento de la documentación conforme a responsabilidades y bases jurídicas, sin entregarla indiscriminadamente a la empresa contratante.
Derecho de acceso y correcciones
La persona puede solicitar acceso y copia de su historia conforme al régimen sanitario y de protección de datos, con los límites legales relativos, entre otros aspectos, a terceros y anotaciones subjetivas. La AEPD identifica al responsable del tratamiento como destinatario de la solicitud.
Facilita un canal identificable y seguro. Si se detecta un dato incorrecto, la gestión debe conservar integridad y trazabilidad; corregir no significa reescribir silenciosamente el pasado. Las solicitudes necesitan valoración conforme a su naturaleza y a la normativa aplicable.
Ejemplo hipotético: cambio de puesto
Una persona pasa de una tarea administrativa a otra con exposición diferente. La empresa comunica funciones y evaluación actualizada al servicio sanitario. Este incorpora la nueva información y determina las actuaciones que corresponden.
Recursos humanos recibe las conclusiones preventivas necesarias, sin incorporar resultados clínicos a su expediente. Si cambia después el proveedor sanitario, se prepara el circuito de continuidad. El historial de exposición sigue siendo comprensible sin ampliar indebidamente el acceso a información médica.
