Información a los trabajadores

Contenido y alcance del deber de información

El artículo 18.1 de la Ley 31/1995 determina tres contenidos mínimos: los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo, tanto los generales de la empresa como los específicos de cada puesto o función; las medidas y actividades de protección y prevención aplicables a esos riesgos; y las medidas de emergencia adoptadas conforme al artículo 20 (primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación). La información sobre los riesgos del puesto deriva de la evaluación de riesgos y debe actualizarse cuando esta se revise. Además, otras normas específicas añaden deberes de información concretos: las fichas de datos de seguridad de los productos químicos, las instrucciones de los equipos de trabajo, la señalización, los resultados de las mediciones de exposición (ruido, vibraciones, agentes químicos) o la información sobre la vigilancia de la salud.

La información debe ser comprensible: adaptada al nivel formativo, al idioma y a las capacidades de las personas destinatarias, con especial atención a las personas de nueva incorporación, a las procedentes de empresas de trabajo temporal (artículo 28), a las personas con discapacidad y a quienes tienen barreras idiomáticas. Debe facilitarse en el momento oportuno, antes de que la persona se exponga al riesgo, y repetirse cuando cambien las condiciones. Aunque la ley no impone una forma concreta, la constancia documental (entrega con acuse de recibo, registro en el sistema de gestión) es necesaria para acreditar el cumplimiento y para la trazabilidad del sistema preventivo.

El artículo 18.2 añade el deber de consulta y participación, que complementa la información: informar no equivale a consultar, y ambas obligaciones son exigibles de forma independiente. En los sistemas de gestión conforme a la ISO 45001, la comunicación interna y la información son requisitos del apartado de apoyo, con procesos definidos sobre qué comunicar, cuándo, a quién y cómo.

Situaciones que exigen información específica

• Incorporación. Información inicial sobre los riesgos generales y del puesto, las medidas preventivas, las normas internas y las emergencias, antes de iniciar el trabajo.
• Cambio de puesto o funciones. Información actualizada sobre los riesgos y medidas del nuevo puesto.
• Nuevos equipos, productos o tecnologías. Instrucciones de uso, fichas de datos de seguridad y medidas de protección.
• Revisión de la evaluación de riesgos. Comunicación de los cambios en los riesgos y en las medidas.
• Resultados de mediciones y vigilancia de la salud. Información individual y colectiva sobre exposiciones y sobre las conclusiones de la vigilancia en relación con la aptitud.
• Riesgo grave e inminente. Información inmediata sobre la situación y las medidas a adoptar (artículo 21).
• Concurrencia de empresas. Intercambio de información entre empresas concurrentes y traslado a los trabajadores (Real Decreto 171/2004).
• Empresas de trabajo temporal. Información previa a la cesión y a la incorporación (artículo 28 y Real Decreto 216/1999).

Medios y buenas prácticas

• Documento de información por puesto. Ficha con los riesgos, medidas, equipos de protección y emergencias del puesto, entregada con acuse de recibo.
• Acogida. Sesión de acogida con visita a las instalaciones, entrega del manual de prevención y presentación de las personas de referencia.
• Señalización y carteles. Refuerzo visual de la información en los lugares de trabajo.
• Charlas de seguridad. Sesiones breves para actualizar la información ante cambios y tareas concretas.
• Canales digitales. Intranet, aplicaciones y plataformas que permiten acceder a la información y registrar su recepción.
• Representantes. Información a los delegados de prevención y al comité de seguridad y salud sobre los riesgos, las medidas, los daños y la actividad preventiva.
• Registro. Constancia de qué información se ha entregado, a quién, cuándo y en qué versión.

Aplicación organizativa: cómo garantizar la información a los trabajadores

1. Definir un procedimiento de información que establezca contenidos, momentos (incorporación, cambios, revisiones), responsables, medios y forma de registro.
2. Elaborar, a partir de la evaluación de riesgos, la ficha de información de cada puesto con riesgos, medidas, equipos de protección y emergencias, en lenguaje comprensible y, si procede, en varios idiomas.
3. Entregar la información antes de la incorporación y ante cualquier cambio, con acuse de recibo, e integrarla en el proceso de acogida.
4. Actualizar la información cuando se revise la evaluación, se introduzcan equipos o productos o cambien los procedimientos, y comunicar los cambios.
5. Informar a los delegados de prevención y al comité de seguridad y salud, y garantizar el intercambio de información en la coordinación de actividades empresariales y con las empresas de trabajo temporal.
6. Reforzar la información con señalización, charlas de seguridad y canales digitales, y verificar su comprensión.
7. Registrar toda la información facilitada con fecha, versión y destinatario, y auditar periódicamente la cobertura.

Un software de gestión preventiva permite generar las fichas de información por puesto a partir de la evaluación de riesgos, distribuirlas y registrar su recepción, gestionar las versiones y actualizaciones y mantener la trazabilidad de la información facilitada a cada persona, incluidas contratas y personal temporal.

Límites y errores frecuentes

1. Confundir información con formación y considerar cumplido el artículo 19 con la entrega de un documento.
2. Entregar información genérica sin los riesgos y medidas específicos del puesto.
3. No actualizar la información tras revisar la evaluación de riesgos o introducir cambios.
4. Facilitar la información en un idioma o formato no comprensible para la persona.
5. No documentar la entrega, lo que impide acreditar el cumplimiento.
6. Omitir la información a contratas, personal de empresas de trabajo temporal y nuevas incorporaciones.

El régimen jurídico detallado se recoge en la Ley 31/1995 y en su normativa de desarrollo; esta ficha tiene carácter divulgativo.

Marco normativo y de referencia

• Ley 31/1995, de 8 de noviembre. Ley de Prevención de Riesgos Laborales; información, consulta y participación (artículo 18), emergencias (artículo 20), riesgo grave e inminente (artículo 21) y relaciones de trabajo temporales (artículo 28).
• Directiva 89/391/CEE. Directiva marco; información de los trabajadores (artículo 10).
• Real Decreto 39/1997, de 17 de enero. Reglamento de los Servicios de Prevención; evaluación de riesgos como base de la información.
• Real Decreto 171/2004, de 30 de enero. Coordinación de actividades empresariales; deberes de información entre empresas concurrentes y a los trabajadores.
• Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto. Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social; infracciones en materia de información.
• INSST. Listado de NTP sobre consulta, formación e información. Notas técnicas de prevención sobre información a los trabajadores.

Las normas específicas sobre agentes químicos, ruido, vibraciones, equipos de trabajo, señalización y equipos de protección individual establecen deberes de información complementarios.