Qué es Sabentis
Sabentis es una plataforma de software para la seguridad y salud en el trabajo (SST) y la prevención de riesgos laborales (PRL). Reúne procesos, documentación y datos preventivos en un entorno compartido para que empresas y profesionales puedan organizar su actividad, conocer el estado de las actuaciones y conservar las evidencias de su gestión.
La plataforma combina módulos especializados, herramientas de comunicación, análisis de información y agentes de inteligencia artificial. Su finalidad es conectar el trabajo de dirección, responsables de prevención, mandos y personas trabajadoras. Así, la información sobre un centro, un puesto o una actividad puede relacionarse con los riesgos identificados, las medidas previstas, las personas responsables y su seguimiento.
La ficha sobre agentes de inteligencia artificial en SST explica su aplicación preventiva y recoge las funciones documentadas de Magnus y Ethos. También desarrolla la importancia de la trazabilidad, los permisos y la supervisión humana.
Para qué sirve en la gestión preventiva
Sabentis permite digitalizar actividades que forman parte de la gestión preventiva: organizar empresas y centros, trabajar con evaluaciones, planificar actuaciones, gestionar inspecciones, registrar formación y mantener documentación. El alcance concreto se configura según las necesidades de la organización y los módulos implantados.
El valor de reunir estos procesos está en la continuidad de la información. Un hallazgo de una inspección necesita convertirse en una actuación, tener un responsable y un plazo, y dejar constancia de su cierre. La trazabilidad en SST permite reconstruir esa secuencia y distinguir entre una tarea pendiente, una medida ejecutada y una actuación cuya eficacia ya se ha comprobado.
El software facilita el registro y la coordinación de ese trabajo. La calidad de la prevención depende también de la observación de las condiciones reales, la participación de las personas y el criterio de los profesionales que interpretan la información.
Módulos y procesos que conecta
La estructura funcional publicada por Sabentis se organiza en cuatro áreas complementarias:
- Sabentis Core. Proporciona funciones transversales como usuarios y perfiles, repositorio documental, notificaciones, plantillas de informes, importación y exportación de información e integraciones.
- Gestión organizativa y planificación. Permite estructurar la organización y coordinar la actividad preventiva en empresas y centros.
- Seguridad, salud y bienestar laboral. Agrupa procesos relacionados con riesgos, seguridad, salud de las personas y seguimiento preventivo.
- Comunicación, capacitación y cumplimiento. Conecta la información que recibe la plantilla, su formación y las actuaciones necesarias para mantener una gestión documentada.
Estas áreas se relacionan con conceptos como la evaluación de riesgos, la planificación de la actividad preventiva y la formación en SST. La selección de módulos debe responder al proceso que se quiere gestionar y a las personas que van a utilizarlo.
Magnus y Ethos: agentes de IA de Sabentis
Sabentis dispone de dos agentes de inteligencia artificial, Magnus y Ethos. Su presentación oficial diferencia el trabajo con los datos de la organización del trabajo con su documentación preventiva.
Magnus se orienta a consultar y relacionar datos de la plataforma en el contexto de cada empresa y centro. Entre los ejemplos publicados por Sabentis figuran la consulta de vigencias de formación, la obtención de indicadores y la asistencia a inspecciones mediante imágenes.
Ethos trabaja sobre documentación preventiva, como procedimientos, evaluaciones, normativa y registros. La documentación pública describe funciones de redacción, resumen y respuesta apoyadas en las fuentes disponibles, así como preparación de información para inspecciones e informes.
La inteligencia artificial aplicada a SST requiere datos adecuados, fuentes identificables y revisión humana. Sabentis presenta los resultados de sus agentes como información trazable que debe revisarse antes de distribuirse o utilizarse para orientar una actuación.
Quién utiliza Sabentis
La plataforma está dirigida a organizaciones que necesitan coordinar su seguridad y salud laboral, así como a profesionales y servicios que gestionan prevención. Su estructura permite distribuir funciones entre distintos perfiles: dirección, personal técnico de PRL, responsables de centros, mandos y personas trabajadoras.
En una organización con varios centros, cada perfil necesita información diferente. La dirección puede requerir una visión del conjunto; el personal técnico, el detalle de evaluaciones y medidas; y un responsable de centro, las actuaciones que debe ejecutar. Los permisos y perfiles ayudan a ajustar el acceso a esas necesidades, especialmente cuando se maneja documentación o información de salud que exige una protección específica.
Ejemplo práctico
Una empresa con tres centros quiere coordinar sus inspecciones y el seguimiento de las medidas preventivas. Como ejemplo ilustrativo, organiza los centros y responsables en Sabentis, establece los procesos que va a utilizar e incorpora la información necesaria para registrar las inspecciones y consultar el estado de las actuaciones.
Durante una revisión se detecta una zona de paso ocupada por materiales. El hallazgo se documenta y se asigna una medida con responsable y plazo. Después de retirar los materiales y revisar la organización del almacenamiento, se incorpora la evidencia de ejecución. El personal competente comprueba si la solución evita que el problema se repita y decide si es necesario actualizar otros documentos o instrucciones.
Este ejemplo muestra cómo conectar observación, actuación y seguimiento. No representa el resultado medido de un cliente ni implica que una herramienta informática, por sí sola, elimine el riesgo.
Integración, datos y trazabilidad
La integración del software de SST con ERP y RRHH ayuda a mantener relacionados datos que ya existen en otros sistemas de la empresa. Sabentis publica capacidades de integración y de intercambio de información, además de funciones de acceso mediante proveedores de identidad.
Para que estas conexiones sean útiles, la implantación debe definir qué sistema mantiene cada dato, quién puede consultarlo y cómo se gestionan los cambios. Compartir información requiere conservar su significado: un trabajador, un centro, una acción o una vigencia deben identificarse de forma coherente. La analítica de datos en SST depende de esa calidad y de una interpretación adecuada de los indicadores.
Implantación y alcance
La implantación comienza por concretar los procesos que se quieren mejorar, los centros y perfiles implicados y la información que debe incorporarse. A continuación se configuran los módulos, los permisos y las formas de trabajo, y se prepara a las personas que utilizarán la plataforma. La puesta en marcha debe acompañarse de revisión de datos y de seguimiento del uso real.
Conviene acordar qué se considerará una mejora: conocer las medidas pendientes, reducir tareas administrativas repetidas, recuperar evidencias con facilidad o disponer de una visión consistente entre centros. Estos objetivos permiten evaluar la implantación con criterios propios de la organización.
Sabentis es una herramienta de apoyo al sistema de gestión de SST. La utilización de un software no acredita por sí misma el cumplimiento de toda la normativa ni sustituye las funciones del personal técnico o sanitario. El alcance contratado y configurado, las condiciones reales de trabajo y los requisitos aplicables a cada país determinan cómo debe utilizarse.
