Proyecto de real decreto de registro horario digital: requisitos previstos, tramitación y sanciones vigentes

Por Pablo Rodríguez

Última actualización: 22 de agosto de 2026. Estado: proyecto de real decreto sometido a audiencia e información pública del 10 al 20 de octubre de 2025; a 22 de agosto de 2026 no consta publicado en el BOE y no está en vigor.

El registro de jornada es obligatorio en España desde 2019, cuando el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores impuso a todas las empresas registrar diariamente la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora y conservar los registros durante cuatro años. Lo que cambiaría con el proyecto de real decreto es el cómo: el registro horario pasaría a ser digital, con acceso remoto de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y con datos tratables, legibles y compatibles con formatos de uso generalizado, lo que dejaría fuera las hojas de papel y las tablas editables sin trazabilidad.

Este artículo resume qué prevé el proyecto, a quién afectaría, en qué fase está, qué sanciones están vigentes hoy y por qué el registro de jornada es también una cuestión de prevención de riesgos laborales.

Qué prevé el proyecto de real decreto de registro horario digital

• Registro de jornada en soporte digital para todas las empresas, con independencia de su tamaño y sector, incluidas las pymes y el teletrabajo.
• Registro de cada jornada con hora de inicio, hora de fin, pausas y horas extraordinarias, sin posibilidad de modificación posterior sin dejar rastro.
• Acceso remoto de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social a los datos del registro, sin necesidad de visita presencial.
• Conservación de los registros durante cuatro años, obligación que ya está vigente conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
• Acceso de cada persona trabajadora a su registro, con posibilidad de obtener copia en cualquier momento en el centro de trabajo, y entrega con la nómina de una copia del resumen correspondiente al periodo de liquidación.
• Datos tratables, legibles y compatibles con formatos y sistemas de uso generalizado; los requisitos técnicos adicionales quedan pendientes de desarrollo.
• Compatibilidad con el derecho a la desconexión digital y con la regulación del trabajo a distancia.

A quién afectaría y en qué fase está

Afectaría a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena. El proyecto de octubre de 2025 no prevé un periodo específico de adaptación para pymes ni para sistemas existentes. Su disposición final quinta propone la entrada en vigor a los veinte días de la publicación en el BOE, pero no existe una fecha oficial de publicación: el texto fue sometido a audiencia e información pública del 10 al 20 de octubre de 2025 y, a 22 de agosto de 2026, no consta publicado ni está en vigor.

Sanciones vigentes: qué hay en juego hoy

La ausencia o irregularidad del registro de jornada puede constituir infracción grave conforme al artículo 7.5 de la LISOS, sancionable actualmente con 751 a 7.500 euros según el grado. La propuesta de hasta 10.000 euros por persona trabajadora pertenecía al proyecto de ley 121/000058, rechazado por el Congreso el 11 de septiembre de 2025, y no figura en este proyecto de real decreto. El Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo 2025-2027 incluye entre sus prioridades garantizar los descansos y los límites del tiempo de trabajo.

Registro de jornada y prevención de riesgos laborales

El registro horario no es solo una obligación laboral. Los datos de jornada son una de las mejores fuentes para detectar fatiga acumulada, jornadas prolongadas, falta de descanso entre turnos y carga de trabajo irregular, factores que la evaluación de riesgos psicosociales debe tener en cuenta y que el anteproyecto de reforma de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales propone mencionar expresamente. Cruzar el registro de jornada con la planificación preventiva permite anticipar situaciones de riesgo antes de que se conviertan en accidentes o bajas. Sobre este punto puede leer nuestro artículo sobre fatiga digital y seguridad laboral.

Qué deben hacer las empresas ahora

1. Revisar el sistema de fichaje actual: si el proyecto se aprobara con su redacción actual, el papel y las hojas editables sin trazabilidad no cumplirían; hasta entonces, verificar el cumplimiento del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
2. Elegir un software de registro horario con trazabilidad de cambios, exportación estándar y conservación de cuatro años.
3. Definir un modelo de registro de jornada que recoja inicio, fin, pausas y horas extraordinarias, también en teletrabajo.
4. Negociar o informar a la representación legal de las personas trabajadoras sobre el sistema y el tratamiento de datos.
5. Preparar la copia del resumen por periodo de liquidación junto con la nómina y el acceso individual de cada persona a su registro.
6. Conectar los datos de jornada con la evaluación de riesgos psicosociales y con la vigilancia de la salud.

Cómo ayuda Sabentis

Sabentis no es un sistema de fichaje, sino la capa preventiva que lo aprovecha: integra los datos de jornada y turnos con la evaluación de riesgos, los estudios psicosociales y la vigilancia de la salud, para que la fatiga y la carga de trabajo aparezcan en el cuadro de mando preventivo y no solo en la nómina. Si quiere ver cómo se integra con su sistema de registro horario, solicite una demo.

Fuentes

• Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 (registro de jornada) y LISOS, artículo 7.5.
• Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
• Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2025-2027 (BOE).
• Ministerio de Trabajo y Economía Social: proyecto de real decreto de registro de jornada (audiencia pública, octubre de 2025).