Qué es y para qué se utiliza
El artículo 13 del Real Decreto 1627/1997 prevé un libro de incidencias para el control y seguimiento del plan de seguridad y salud. Su finalidad se vincula a la prevención durante la ejecución. No es un diario general de producción ni un registro de cualquier cuestión comercial de la obra.
Las anotaciones deben relacionarse con esa finalidad y permitir comprender la situación observada. Su utilidad depende de que conecten hechos, medidas e información a quienes deben actuar. Escribir en el libro no elimina por sí solo el riesgo ni sustituye la comprobación de que la medida correctora se ha implantado.
Suministro y custodia
El real decreto establece quién facilita el libro: el colegio profesional al que pertenece el técnico que haya aprobado el plan o la oficina de supervisión de proyectos u órgano equivalente en obras de las administraciones públicas, según corresponda. Debe seguirse el procedimiento aplicable al caso.
El libro debe mantenerse siempre en la obra y estar en poder del coordinador de seguridad y salud durante la ejecución o, cuando no sea necesaria su designación, de la dirección facultativa. Su disponibilidad es importante para que los sujetos facultados puedan ejercer sus funciones; no debe quedar inaccesible en una oficina ajena a la actividad.
Quién puede acceder y anotar
La norma reconoce acceso a la dirección facultativa, contratistas, subcontratistas y trabajadores autónomos, así como a personas u órganos con responsabilidades preventivas de las empresas intervinientes. También incluye a representantes de los trabajadores y técnicos de órganos especializados de las administraciones competentes, en los términos del artículo 13.
Las anotaciones deben guardar relación con el control y seguimiento del plan. El hecho de que distintas personas puedan intervenir exige claridad en la identificación del autor y del contenido. No debe confundirse la facultad de anotar con la titularidad de cualquier decisión de dirección o con una modificación automática del plan aprobado.
Cómo redactar una anotación útil
Una anotación debe describir hechos concretos: lugar, actividad, condición observada y relación con las medidas preventivas. Conviene evitar expresiones vagas que impidan identificar el problema o comprobar su corrección. La indicación de responsables y actuaciones debe ser coherente con las funciones de cada interviniente.
El real decreto exige especificar si se trata de una nueva observación o de una reiteración de una advertencia u observación anterior. Esa distinción tiene consecuencias para las comunicaciones. El seguimiento debe conservar la relación entre la anotación inicial, las actuaciones realizadas y la comprobación posterior de las condiciones de trabajo.
Notificaciones y remisión a la Inspección
Efectuada una anotación, el coordinador o, cuando corresponda, la dirección facultativa debe notificarla al contratista afectado y a sus representantes de los trabajadores. La norma no establece que cualquier primera observación se remita automáticamente a la Inspección por el solo hecho de anotarse.
La copia debe remitirse a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en veinticuatro horas cuando la anotación se refiera al incumplimiento de advertencias u observaciones previamente anotadas, y en el supuesto de paralización regulado en el artículo 14. Deben verificarse el supuesto concreto y el canal de comunicación aplicable, conservando evidencia de lo realizado.
Relación con la paralización de trabajos
Ante circunstancias de riesgo grave e inminente, el coordinador durante la ejecución o una persona integrada en la dirección facultativa puede disponer la paralización del tajo o de la totalidad de la obra conforme al artículo 14. La actuación protectora no debe demorarse hasta completar una formalidad documental.
La paralización tiene comunicaciones específicas a la Inspección, contratistas y, en su caso, subcontratistas afectados y representantes de los trabajadores. Debe distinguirse esta facultad de otros derechos y potestades de paralización previstos en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. La reanudación requiere resolver las condiciones que motivaron la actuación conforme a las responsabilidades aplicables.
Ejemplo práctico
Durante una visita se observa una condición contraria al plan y se anota con identificación del lugar y de las medidas requeridas. Se notifica a los destinatarios previstos y se comprueba posteriormente si la corrección se ha ejecutado. La visita siguiente detecta el incumplimiento de la advertencia ya documentada.
La nueva anotación identifica expresamente la reiteración y activa la remisión de copia a la Inspección en el plazo reglamentario, además de las actuaciones preventivas necesarias. Si la situación constituye riesgo grave e inminente, se actúa también conforme al régimen de paralización. El ejemplo muestra que seguimiento y comunicaciones dependen de los hechos, no de una rutina administrativa única.
Diferencias y errores frecuentes
El libro de subcontratación documenta la cadena de empresas; el libro de incidencias se vincula al seguimiento del plan. Un informe de visita o un registro digital interno puede aportar evidencia complementaria, pero no debe asumirse que sustituye el instrumento reglamentario y sus comunicaciones.
Los errores habituales son redactar observaciones imprecisas, no notificar, olvidar la distinción entre nueva observación y reiteración y dar por cerrado el riesgo con la anotación. La gestión correcta mantiene el libro accesible, realiza las comunicaciones exigibles y comprueba la eficacia de las medidas en la obra real.
